Document- en ict-dienstverlener Ricoh en de beheerder van het logistieke informatiesysteem in Nederlandse havens, Portbase, starten een proefproject voor elektronisch factureren in de Rotterdamse haven. Bij de pilot zijn vijf bedrijven betrokken die gevestigd zijn in de haven van de Maasstad. Ricoh richt een shared service center in waar de informatie uit het logistieke informatiesysteem wordt verwerkt tot e-facturen. In mei 2010 wordt de proef geëvalueerd.
Het digitaliseren van de facturen moet de verwerking versnellen en de accuratesse verbeteren. Daarnaast moet de elektronische facturatie besparen op mankracht, papier-, afdruk- en portokosten. Wanneer de resultaten van de test positief zijn, komt de e-facturatiedienst ook voor andere bedrijven in Nederlandse havens beschikbaar.
Voor het opstellen van de elektronische-facturen gebruikt de documentdienstverlener gegevens uit het Port Community Systeem van Portbase. De informatie van de deelnemende bedrijven en instellingen wordt elektronisch verwerkt in het shared service center. Daar worden de facturen omgezet naar het door het bedrijf gewenste bestandsformaat. Vervolgens stuurt Ricoh die elektronische facturen door naar de verschillende document- of erp-systemen van de betrokken partijen.
Rob Zwart, directeur business innovation bij Ricoh Nederland. 'Een belangrijk aspect van het e-facturatiesysteem is dat het internationaal toepasbaar is. Elk land heeft een eigen wetgeving rondom facturatie en dit brengt veel kosten met zich mee als bedrijven elektronisch willen gaan factureren. In het shared service center worden facturen automatisch, volgens de in dat land geldende regels, verwerkt. Dat is voor havens en logistieke dienstverleners natuurlijk een uitkomst.'
Portbase
Via het Port Community Systeem van Portbase wisselen bedrijven en overheden, maar ook bedrijven onderling efficiënt gegevens met elkaar uit. Ongeveer 1400 nationale en internationale bedrijven maken gebruik van het Port Community Systeem, waar per jaar meer dan 35 miljoen logistieke berichten gegenereerd worden. Portbase heeft geen winstoogmerk.
