ZyLAB, een ontwikkelaar van eDiscovery en Information Management oplossingen, heeft nu de nieuwe e-mail archiverings- en zoekoplossing beschikbaar, waarmee organisaties in staat zijn om ook rechtsreeks te integreren met Lotus Notes en Novell Groupwise.
ZyLAB’s e-mail archiveringsbundel biedt gebruikers de mogelijkheid om grote hoeveelheden e-mail te archiveren, beheren en ontsluiten wat helpt bij de ondersteuning van enterprise information management, het voorbereid zijn op juridische disputen en vragen van toezichthouders (litigation readiness), eDiscoveries en onderzoeken.
De flexibele en open e-mail- en zoekoplossing van ZyLAB zorgt ervoor dat gebruikers e-mail in een open standaard XML-formaat kunnen archiveren, terwijl de e-mail zelf opgeslagen is als een tekst-, HTML-, MSG- of RTF-bestand. Informatie uit e-mails, zoals de naam van de afzender, het onderwerp en de datum worden als metadata opgeslagen in XML. Eventuele bijlagen van de e-mail worden opgeslagen en bovendien wordt er een link gemaakt tussen de originele e-mail en de bijlagen. Niet doorzoekbare PDF-bestanden, bitmaps, ZIP en andere gecomprimeerde bestanden, "e-mails binnen e-mails" worden automatisch verwerkt met behulp van ZyLAB’s Information Management Platform en Analytics Bundle om te garanderen dat alle informatie full-text doorzoekbaar is. Naast archiveren, past ZyLAB ook tekstanalyse toe op de ongestructureerde mail. Er worden dan aan de hand van de inhoud tags toegevoegd aan het document, zodat deze automatisch worden gestructureerd.
De nieuwe e-mail archiveringsbundel biedt organisaties een betaalbare aanpak om e-mail te beheren, waarbij gebruikers niet gedwongen worden om monolithische, dure "sla alles maar op" oplossingen aan te schaffen. Gebruikers kunnen zelf beslissen of ze e-mails bewaren of verwijderen en dit wordt niet bepaald op basis van de ruimte die beschikbaar is in de mailbox of op de server. Bovendien kan ZyLAB nu op drie verschillende manieren het archiveren, de verwerking en het terugvinden van e-mail beheren:
– Archivering door de eindgebruikers, direct van Microsoft® Outlook, Lotus Notes of Groupwise. Vanuit de interface van het e-mailprogramma kunnen gebruikers direct hun e-mail doorzoeken en archiveren.
– PST- en NSF-bestanden omzetten in volledig doorzoekbare XML-collecties, native bestanden voor de bijlagen en (optioneel) MSG-bestanden. TIFF, PDF en alle overige bitmapbestanden worden gescheiden van andere elektronische bestanden en automatisch doorzoekbaar gemaakt. Deze manier van archiveren zorgt ervoor dat gebruikers lokaal geen e-mailarchieven meer hebben, zodat eventueel juridisch gevoelige informatie en kennis gedeeld kan worden.
– De server-gebaseerde archivering kopieert alle informatie die gebruikers willen archiveren, zoals e-mails en nieuwsgroepen van de Microsoft® Exchange Server en slaat deze op als XML-bestanden samen met eventuele bijlagen. Door het ontlasten van de e-mailserver(s) blijven deze beheersbaar. E-mail als XML opslaan, garandeert compatibiliteit met toekomstige systemen zonder dat er kostbare conversies voor nodig zijn. Belangrijke informatie zoals de naam van afzender en ontvanger en tijd en datum worden toegevoegd, zodat het archief automatisch wordt gestructureerd.
"Al onze e-mail archiveringsoplossingen helpen bij het beheren van belangrijke opslagkwesties die van invloed zijn op e-mail, het verminderen van de omvang van de e-maildatabase en voldoen aan de eisen van een onderzoek of eDiscovery, naleving van wet- en regelgeving en corporate governance", zegt Jan Scholtes, Chief Strategy Officer bij ZyLAB. "In deze tijd, waar de omvang van e-mail de opslagcapaciteit blijft overtreffen, verandert ook het handhavingsbeleid. Daarnaast hebben juridische teams steeds vaker contact met de IT-afdeling om ondersteuning bij een onderzoek of eDiscovery te krijgen. Kortom, open en schaalbare e-mail archiveringsoplossingen met uitgebreide zoekmogelijkheden zijn nodig!"
