Iedere organisatie krijgt vroeg of laat te maken met de aanschaf of vervanging van een systeem om de personeelsinformatie en salarisverwerking te automatiseren. Door de vele aanbieders en mogelijkheden is echter door de bomen het bos niet meer te zien. Daarnaast zijn de totale kosten al helemaal niet duidelijk meer omdat elke leverancier het in een andere vorm aanbiedt.
Want wilt u nu eigenlijk echt weten?
Wat de aanschaf kost (Out of Pocket Kosten) of de daadwerkelijke kosten om het systeem ook echt te gebruiken? En welke besparingen zijn er te realiseren (Total Cost of Ownership)?
Jaarlijkse abonnementskosten en een bedrag voor de salarisverwerking zegt op zich niet zoveel. Want blijkt bij het nieuwe 'goedkope' systeem dat er veel meer handelingen verricht moeten worden om bijvoorbeeld CAO wijzigingen aan te passen, de berichtgeving naar PFZW niet geautomatiseerd is of de dubbele dienstverbanden nog even handmatig nagekeken en verwerkt moeten worden om een naheffing van de belastingdienst te voorkomen, dan nemen de kosten op uw P&O-afdeling ook toe. Ook de implementatiekosten van een dergelijk systeem kunnen zonder goede voorbereiding ook ineens veel hoger uitkomen dan aanvankelijk begroot. Zo ziet u maar dat er in de praktijk ineens een heel ander plaatje tevoorschijn komt dan een offerte doet vermoeden.
Helaas blijft het moeilijk om de functionaliteiten op voorhand te doorgronden. Wel kunt u van te voren bepalen wat u nu echt verwacht van uw (toekomstige) leverancier en wat het uw organisatie gaat kosten als deze zaken niet goed geregeld zijn. En omdat een dergelijk systeem de basis is om verder te kunnen met eHRM, zijn de belangen voor u als hr-professional bij dergelijke systemen ook niet gering.
