Bezuiniging ligt voor het oprapen

De overheid moet tot aan 2015 structureel 29 miljard bezuinigen. Dit heeft het Centraal Planbureau (CPB) bekendgemaakt in zijn middellangetermijnverkenning van 2011 tot 2015. Gemiddeld betekent dat 1750 euro per Nederlander. Onder het motto 'een betere wereld begint bij jezelf' staan de uitgaven van de overheid zelf momenteel zwaar onder druk. Tijd dus om te bezuinigen. Volgens mij geen enkel probleem.

Het antwoord: digitale dienstverlening richting de burger. Natuurlijk zijn veel overheden hier al mee bezig. Toch zie ik in de praktijk dat er nog veel verbeterd kan worden. Burgers kunnen op veel plaatsen al wel digitaal aanvragen doen, maar vervolgens ligt de verwerking en goedkeuring van deze aanvragen nog volledig bij de ambtenaar. Ik pleit voor een nieuw model. Namelijk controle achteraf.

In de praktijk betekent dit dat burgers en bedrijven via de website van de desbetreffende overheidsinstelling kunnen checken of ze een aanvraag of bezwaar kunnen indienen. Volledig automatisch wordt hen dan een advies gegeven of de aanvraag of het bezwaar zin heeft. Een softwareplatform neemt het hele proces van structuur aanbrengen, controleren en toetsen van informatie over.

Het softwareplatform is in staat om de grote hoeveelheid informatie en regelgeving die ten grondslag ligt aan een verzoek, aanvraag of bezwaar, bij elkaar te zoeken, te ordenen, verwerken en op te slaan. Deze verwerking resulteert dan in een volledig elektronisch advies, inclusief een e-mail met antwoord. Op basis van de inlog via DigiD stelt het systeem vragen die daadwerkelijk relevant zijn voor degene die is ingelogd. Door middel van zogenoemde rule-engines worden gegevens die al bekend zijn en gegevens uit het ingevulde, digitale formulier elektronisch met elkaar vergeleken. De software leidt de aanvrager via uitgekiende vragen naar een passend advies. Het bezwaar of de aanvraag wordt rechtstreeks via de website getoetst en de burger wordt geadviseerd deze wel of niet in te dienen.

De afhandeling van de ingevulde gegevens loopt automatisch via het backoffice-systeem. Enkel bij twijfel is controle nodig door een ambtenaar. De inzet van gemeentelijke ambtenaren wordt hiermee tot een minimum beperkt. Technisch is het inrichten van de werkprocessen op deze wijze dus geen enkel probleem. Sterker nog, commerciële instellingen zoals banken, werken al op deze manier voor het behandelen van hypotheekaanvragen. Het automatiseren van de processen is een belangrijke stap voor de overheid in het bereiken van kostenbesparingen. Mijn advies: gewoon doen!

Voor de overheidsinstelling is het een duidelijke toegevoegde waarde dat aanvragen volledig geautomatiseerd kunnen worden afgehandeld. Dit levert een significante tijd- en kostenbesparing op en bovendien stelt de overheidsinstelling altijd de juiste gegevens beschikbaar, omdat het systeem de benodigde informatie zelf uit de betreffende bestanden in de backoffice haalt. Dit voorkomt dubbel werk van ambtenaren en overbodige vragen worden niet gesteld.