Professionele mobiele applicaties, zoals de 'elektronische werkbon', kennen nogal wat valkuilen. Leest u even mee?
De eerste en grootste valkuil is om al bij de start van zo'n project te beginnen met het aanschaffen van hardware. Dat zijn de 'gadget driven'-projecten, die vrijwel altijd gedoemd zijn te mislukken, of uiteindelijk alleen met een dubbele investering voor de hardware te redden zijn. Het juiste moment voor het kiezen van hardware is het sluitstuk van het voorbereidende proces: pas als duidelijk is hoe de applicatie moet werken, welke aanvullende zaken de gebruiker met het apparaat moet kunnen uitvoeren, welke netwerken er gebruikt gaan worden en onder welke fysieke omstandigheden de spullen gebruikt moeten worden, kan er een keuze gemaakt worden.
De tweede valkuil is als er al voor het schrijven van een functioneel ontwerp (FO) een applicatieleverancier in huis gehaald wordt. Elke leverancier weet precies welke functionaliteit jouw proces 'nodig heeft' en schrijft een FO dan ook regelrecht naar een mooie deal voor hem zelf. Het is beter dat vanuit het eigen proces te doen, eventueel met ondersteuning van een onafhankelijke adviseur.
De netwerk-valkuil. De drie publieke netwerken in Nederland presteren nogal verschillend. Vooral in de buitengebieden is de 'radio-dekking' niet zo fraai als op de dekkingskaarten wordt aangegeven. Erger is de afwijking in de functionaliteit. Umts met daarop Hsdpa of Hsupa is in veel gevallen aanzienlijk slechter beschikbaar dan de kaarten aangeven. Dat betekent een terugval naar Gprs en soms gewoon helemaal geen internet verbinding. Inventariseer voor het aangaan van een contract met een provider welke van de drie netwerken het beste presteert in het gebied waar je het nodig hebt. Doe dat wel op een moment dat er tussen FO en TO nagedacht kan worden over de inrichting van de applicatie en de 'data-load' die uiteindelijk nodig is.
Dan is er de proces-valkuil. Het veranderen van de middelen in een proces betekent altijd dat je een procesverandering door moet maken. Wanneer de papieren werkbon vervangen wordt door een elektronische, betekent dat een totaal ander traject in de informatie logistiek. Bedrijfsbureau, werkuitgifte en ook de retourinformatiestroom gaan veranderen. Elke gegeven wordt alleen nog 'aan de bron' vastgelegd; het overnemen van gegevens op andere dragers is er niet meer bij. Minder Fftes in het back office-traject, de hoge uitwisselingsnelheid van informatie, een veel hogere gegevensbetrouwbaarheid en uiteindelijk een verbetering in de cashflow omdat er vrijwel direct na het afronden van een opdracht gefactureerd kan worden.
Deze procesveranderingen moeten goed voorbereid en begeleid worden. Dat geldt ook voor de gebruiker in het veld: tot en met de laatste man of vrouw moet de juistheid en de noodzaak van elke handeling in het (informatie)proces begrijpen en ondersteunen. Dat vraagt onherroepelijk om een goede training, tot en met training on the job. Het management moet daar 100 procent van overtuigd zijn en maatregelen durven te nemen als dat nodig is!
