De overheid moet tot aan 2015 structureel 29 miljard bezuinigen. Dit heeft het Centraal Planbureau (CPB) bekendgemaakt in zijn middellange termijnverkenning van 2011 tot 2015. Iedere gemeente is momenteel bezig met de behandeling van de begroting van 2011. In deze begroting zullen ongetwijfeld pijnlijke bezuinigingen op diverse terreinen worden opgenomen. Dit artikel geeft een aantal handreikingen om tot bezuinigingen binnen de gemeentelijke overheid te kunnen komen.
De digitale dienstverlening richting de burger en natuurlijk ook naar de eigen gemeentelijke organisatie is een belangrijk aandachtspunt. Momenteel wordt bij elke gemeente waar ik kom de controle van de digitale intake vooraf (direct na ontvangst) door de betreffende ambtenaren verzorgd. Wat is nu in deze situatie de efficiency winst ten opzichte van de 'oude', niet digitale situatie?
Na het opstellen en vormgeven van een vraag- en antwoordbeslistraject en dit zoveel mogelijk te integreren in de gemeentelijke digitale formulieren zijn grote efficiencyslagen te behalen. Je weet dan immers dat elke digitale aanvraag die door dit beslistraject is gekomen een 95 procent goede aanvraag is. Ook kan er vooraf aan de burgers en bedrijven elektronisch worden meegedeeld of het zinvol is een aanvraag in te dienen. Dit natuurlijk in goed overleg met de accountant.
De afhandeling van de ingevulde aanvraagformulieren loopt automatisch via het midoffice-systeem met koppelingen naar de backoffice-systemen. Enkel bij twijfel is controle achteraf nodig door een ambtenaar. Met deze oplossing wordt de inzet van gemeentelijke ambtenaren tot een minimum beperkt en het levert de gemeente een aanzienlijke tijd- en kostenbesparing op en bovendien stelt de gemeente altijd de juiste gegevens beschikbaar, omdat het systeem de benodigde informatie zelf uit de betreffende bestanden in de mid- of backoffice haalt. Dit voorkomt dubbel werk van ambtenaren, leidt tot eenduidigheid van gegevens en overbodige vragen worden niet meer gesteld.
Een ander punt van aandacht zijn de ict-projecten binnen de overheid. Het is algemeen bekend dat ict-projecten binnen de overheid een laag slagingspercentage behalen. Dit kan onder andere voor een deel worden voorkomen door de ict-projecten in hapklare brokken op te splitsen met een einddatum niet te ver in de tijd, waardoor iedereen nog het overzicht kan behouden. Ook tref ik bij de gemeenten die ik bezoek enorme hoeveelheden applicaties aan die na nader onderzoek relatief eenvoudig in aantal kunnen worden teruggebracht.
Op het gebied van de processen en de bedrijfsvoering moet de gemeentelijke organisatie nog vaak de omslag van verticaal naar horizontaal gericht werken gaan maken. Vanuit de praktijk blijkt dat door deze omslag veel verbeterd kan worden. De processen dienen opnieuw te worden beschreven en vervolgens te worden geoptimaliseerd. Als dit ei is gelegd kunnen ze worden gedigitaliseerd. Als dit op een goede manier wordt ingestoken zal hier ook een behoorlijk efficiency voordeel te behalen zijn.
De omslag van verticaal naar horizontaal is cruciaal om op een verantwoorde manier vast te stellen waar binnen de gemeente de personele schoen wringt en op welke plekken hij vaak nog ruim in het jasje zit. De conclusie van het artikel is dat voor een aanzet tot 'meer met minder' niet zo diep hoeft te worden gezocht. De bouwstenen zijn immers voorhanden, nu alleen nog de bouwstenen in de goede volgorde plaatsen.
Jan van de Straat
Sr. Consultant
Prodicom
