58 procent van de Nederlandse overheidsinstellingen behandelt elektronisch ontvangen inkoopfacturen op een ouderwetse manier: ze drukken de factuur af en verwerken hem handmatig. Vooral bij uitvoeringsinstanties, ministeries en kleine gemeenten gebeurt dit vaak. Bijna de helft van grote gemeenten verwerkt inkoopfacturen wel volledig papierloos en geautomatiseerd. Dat toont onderzoek van het ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie.
Het onderzoek, dat werd uitgevoerd door het bureau EIM, onderscheidt vier manieren waarop overheden met e-facturen omgaan. (1) De factuur wordt geprint en handmatig verwerkt, (2) de factuur wordt geprint en geautomatiseerd verwerkt, (3) de factuur wordt niet geprint en wel handmatig verwerkt en (4) de factuur wordt niet geprint en wel geautomatiseerd verwerkt.
Minder handmatig
In vergelijking met een eerdere onderzoeksmeting in juni 2008 worden elektronische facturen minder vaak handmatig verwerkt nadat ze zijn geprint. Gebeurde dat toen nog in 71,5 procent van de gevallen, in 2010 dus nog 58 procent. Tegenwoordig komt het vaker voor dat de e-facturen na het printen geautomatiseerd wordt verwerkt.
Slechts 17,6 procent van alle Nederlandse overheidsinstellingen verwerkt de ontvangen e-facturen geautomatiseerd en zonder ze te printen. Bij de ministeries ligt dat percentage op 25. Een ander kwart wordt niet geprint, maar wel handmatig verwerkt. De resterende helft wordt geprint en handmatig verwerkt.
Doelstelling
Uit hetzelfde onderzoek blijkt dat de Nederlandse overheid er niet in is geslaagd om in 2010 10 procent van de inkoopfacturen elektronisch te ontvangen en verwerken. Dat doel stelde het kabinet zich in 2009. Van de bijna 14,4 miljoen facturen, was in 2010 bijna 6 procent elektronisch. De ministeries scoren wel hoog: van de bijna 1,2 miljoen ontvangen facturen was 15,8 procent digitaal aangeleverd. Het zijn vooral lagere overheden, zoals gemeenten, provincies en waterschappen, die weinig facturen elektronisch ontvangen.
Begin januari 2011 meldde het ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie dat alle 78 organisaties van de Rijksoverheid klaar zijn om facturen elektronisch te ontvangen. Het is de bedoeling dat vanaf 2018 ook lagere overheden, zoals provincies, waterschappen en gemeenten, elektronische facturen kunnen ontvangen en verwerken.
Printen en handmatig verwerken?
|
Overheidstype |
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Gemeente < 20.000 |
71,1 |
16,8 |
2,7 |
9,4 |
|
Gemeente 20.000-100.000 |
41,9 |
34,3 |
0,0 |
23,8 |
|
Gemeente > 100.000 |
23,8 |
23,8 |
4,8 |
47,6 |
|
Provincie |
11,1 |
66,7 |
11,1 |
11,1 |
|
Waterschap |
17,4 |
60,9 |
0,0 |
21,7 |
|
Ministerie |
50,0 |
0,0 |
25,0 |
25,0 |
|
Overige uitvoeringsorganisaties |
68,8 |
13,0 |
2,6 |
15,6 |
|
Totaal |
58,0 |
22,3 |
2,2 |
17,6 |
1: factuur wordt geprint en handmatig verwerkt
2: factuur wordt geprint en geautomatiseerd verwerkt
3: factuur wordt niet geprint en wel handmatig verwerkt
4: factuur wordt niet geprint en wel geautomatiseerd verwerkt
Bron: Eenmeting (Elektronische) Facturen Business-to-Government (B2G) (EIM december 2010)
Scheelt ons in elk geval het printen, de envelop en de postzegel.
Het kan nog gekker. In sommige gemeenten worden e-mails eerst afgedrukt om vervolgens in het archiveringssysteem te worden ingescand…..
Over verspilling gesproken.
Commucatie/e-mail training is een must voor gemeenten en overheden.
Ik begrijp dat wel als je overheids-instanties hebt die nog geen computer hebben ! 😉 Daarnaast denk ik zo dat de andere collega (die van het papier) dan ook wat te doen moet hebben, die anders te weinig om handen heeft 🙁 !
Dan wil je denk ik niet weten hoe dat zal gaan bij overheids-instanties in minder ontwikkelde gebieden !
Nou, Onno, we wonen wel in NL en we leven in 2011. Er is echt geen gemeente meer zonder computers, denk alleen maar eens aan persoonsregistratie, GBA, paspoorten, rijbewijzen e.d.
Het is zelfs vaak zo dat de kleinere gemeentes hun ICT-zaken beter op orde hebben dan de grote gemeentes.
Ik heb zelf in een klein dorp gewoond die al in 1991 volledig geautomatiseerd werkten.
Overigens blijkt uit het overzicht dat het bij de helft van de ministeries nog helemaal via type 1 gaat: printen en handmatig verwerken, de andere helft is zo te zien nog in tweestrijd…
Zie je wel dat er nog veel te besparen is bij de overheid? Maar ja de kost gaat voor de baat uit en dat is momenteel natuurlijk ook een probleem.
Wij printen de facturen ook allemaal uit. Dat komt omdat het administratiekantoor eens per jaar alles gaat controleren en een balans uitdraait voor ons. Als we alle facturen elektronisch aanleveren kost dat controleren veel tijd en dus gaat de prijs van het administratiekantoor omhoog. Dus wij begrijpen het wel.
Kan iemand me vertellen waarom je een e-factuur afdrukt om ‘m daarna elektronisch te verwerken?
Ik mis hier iets…
De voordelen van elektronische facturen worden bij de ontvangende partij pas behaald als alle processen waarin deze facturen een rol spelen gedigitaliseerd zijn. Dit betekent dat naast het boeken van de factuur ook het accorderen en archiveren gedigitaliseerd moet zijn. Zolang dat niet het geval is, zullen vele van de elektronische facturen geprint worden en vervolgens op dezelfde wijze als papieren facturen behandeld worden. In dat geval levert de elektronische factuur geen of nauwelijks voordeel. Door eerst het proces voor de papieren facturen te digitaliseren, middels het scannen, boeken en digitaal archiveren van de papieren facturen, creëert men één proces voor alle facturen en zal het voordeel wel behaald worden.
Aard van het beestje denk ik. Voor iedereen die hier iets post is digitaal werken normaal. Voor veel mensen echter niet. Dit staat nog los van de projecten die maar een deel van het proces automatiseren. Blijf je inderdaad met een hybride omgeving zitten die niet goed werkt. Ff doorpakken bij de overheid svp. Kunnen we afspreken dat over 3 jaar de cijfers per rij in omgekeerde volgorde staan?
P.S. Lezen jullie nog de gedrukte uitgaven van Computable?