De ARBIT (Algemene Rijksvoorwaarden bij IT overeenkomsten) leveren veel gemor op in automatiseringsland. Het probleem waar aanbieders van ict-diensten tegenaan lopen is dat aanbestedende overheidsdiensten de ARBIT te pas en te onpas van toepassing verklaren. En dat leidt tot problemen. Niet in de laatste plaats bij de betreffende overheidsdiensten.
In de toelichting bij de ARBIT wordt aangegeven waarvoor de ARBIT bedoeld zijn. In het kort: voor ict-producten en -diensten met een ‘commodity'- karakter. Dat impliceert dat ze alleen bedoeld zijn voor producten en diensten die eenvormig, voorspelbaar en uitwisselbaar zijn. Kijk je naar de inhoud van de ARBIT, dan sluit die aan bij dit toepassingsgebied.
Gedeelde projectverantwoordelijkheid
Een belangrijk deel van ict-diensten die aan overheden geleverd worden, bestaat echter uit ontwikkeling en implementatie van business-applicaties. Dat zijn geen diensten met een typisch commodity-karakter en de ARBIT zijn voor die diensten dan ook minder geschikt. Consultancy maakt vaak onderdeel uit van deze diensten. Onder ‘consultancy' moet in deze context worden verstaan, dat adviseurs gedurende het project de opdrachtgever met zekere regelmaat opties betreffende de inrichting van bedrijfsprocessen voorleggen, waartussen de opdrachtgever moet kiezen. Dergelijke keuzes hebben vaak grote invloed op het verdere verloop van het project. Daardoor heeft een opdrachtgever een met de leverancier gedeelde projectverantwoordelijkheid.
In de ARBIT staan bepalingen waardoor de opdrachtgever wel bevoegd blijft tot de betreffende keuzes, maar niet verantwoordelijk is voor de gevolgen daarvan. Die verantwoordelijkheid ligt bij de leverancier. Dit is onwenselijk. De verleiding voor de opdrachtgever is daardoor immers groot de keuzes zo te maken dat ze voor hem gemakkelijk uitvallen, en voor de leverancier juist moeilijk. Bijvoorbeeld de keuze tussen verandering van een bepaalde manier van werken in de organisatie van de opdrachtgever en, in plaats daarvan, aanzienlijke extra softwareontwikkeling. Een opdrachtgever die extra projectkosten, doorlooptijd en risico's moet afwegen tegen een verandering van werkwijze in een bepaald bedrijfsproces, zal bereid zijn de werkwijze ter discussie te stellen. Een opdrachtgever die moet kiezen tussen wel of niet veranderen van een interne werkwijze, zonder dat er voor hem directe voordelen aan veranderen zitten, zal de keuze voor softwareaanpassing maken. De kans op een goede afloop van een project wordt kleiner bij iedere verzwaring, zodat steeds kiezen voor projectverzwaring de slagingskans van het project verkleint.
Herformuleren
Voor opdrachtgevers binnen de overheid is het dus van belang vooraf van project tot project te bedenken of de ARBIT wel geschikt zijn. Is dat niet zo, dan moeten de bepalingen waar nodig geherformuleerd worden, zodat ze de inhoud en het verloop van het project versterken.
Ook binnen de categorie ‘commodity' ict-diensten waarvoor de ARBIT zijn geschreven, moeten leveranciers kritisch zijn . Per opdracht zal een leverancier de ARBIT op haalbaarheid moeten beoordelen. Als hij vindt dat een specifieke voorwaarde niet haalbaar is, dan moet hij dat aangeven. Een opdrachtgever moet kritisch kijken of een leverancier dat inderdaad doet. Leveranciers die onrealistische aanbiedingen doen, zijn vaak niet de beste leveranciers. En er staan diverse bepalingen in de ARBIT die bij specifieke opdrachten niet haalbaar of tenminste onverstandig zijn.
Verlangens temperen
Bij openbare aanbestedingen moeten opdrachtgevende rijksdiensten zelf kritisch staan tegenover de ARBIT. Immers, als de aanbestedingsstukken toepassing van de ARBIT verlangen, voldoet een leverancier die niet afwijkt formeel beter aan de voorwaarden van de aanbesteding dan een leverancier die onrealistische verlangens uit de ARBIT tempert, en om die reden in zijn aanbieding afwijkt van de ARBIT. Als in een aanbesteding via de ARBIT onverstandige verlangens worden geuit, leidt dat tot selectie van minder betrouwbare leveranciers dan als de opdrachtgever zelf vooraf kritisch naar de ARBIT kijkt voor een specifieke opdracht, en minder geschikte bepalingen voor de betreffende opdracht bij voorbaat wijzigt.
Voor een nadere inhoudelijke beschouwing zie: http://www.itenrecht.nl/?//Toepassen+van+de+ARBIT////28621
