Bij de invoering van bedrijfssoftware wordt onvoldoende rekening gehouden met de lange termijn. De betrokkenen letten te weinig op zaken als de verandering van bedrijfsprocessen over vijf tot tien jaar, de ontwikkeling van de markt, groei of krimp van het aantal medewerkers en mogelijke internationale uitbreiding van de activiteiten. Adviesbureau IT Selector stelde de negen grootste missers bij implementatietrajecten samen.
Dat bureau legde de stelling: 'Wat zijn de grootste missers bij implementatietrajecten?' voor aan experts op het gebied van erp-, crm en e-commerce. Aan de hand van ongeveer veertig reacties werden negen missers genoemd.
Implementaties mislukken door het ontbreken van een lange termijnvisie en een onafhankelijke projectleider. Ook gebeurt dit doordat de focus op software ligt in plaats van op mensen en doordat de organisatie niet meegaat in de plannen van de directie.
Andere missers worden samengevat onder het verschuiven van de focus van processen naar de software en de zoektocht van organisaties naar maatwerk terwijl standaardsoftware voldoet. Ook worden keuzes maken, gebrekkige communicatie naar alle betrokkenen en het bepalen van het budget genoemd.
Als leidraad voor organisaties die een erp- crm of of e-commerce pakket willen implementeren worden de uitkomsten van het onderzoek aangeboden.
‘Helft implementaties mislukt’
Jaap Lucas, directeur van IT Selector: 'Ondanks de vele miljoenen die bedrijven en overheden investeren in grootschalige software-implementaties, maken ze veel fouten bij de planning en uitvoering. Ervaringscijfers tonen aan dat 40 tot 50 procent van de software-implementaties mislukt. Van implementaties die wel slagen halen organisaties de verwachte return on investment (roi) niet, waardoor projecten slechts voor 70 tot 80 procent slagen in plaats van volledig.'
Lucas stelt dat voor wat betreft het niet slagen van erp-, crm- en e-commerce-implementaties geen onderscheid wordt gemaakt in branche of bedrijfsgrootte. 'Voor bedrijfsleven en overheid is het essentieel dat er eerst wordt gekeken naar de behoeften van de organisatie. Daar moet vervolgens een passende oplossing bij worden gezocht, in plaats van andersom. Daarnaast is een onafhankelijk projectleider, een realistisch budget en een breed gedragen opvatting nodig om tot een succesvolle implementatie te komen.'
Managers hebben meestal geen interesse in lange termijn aangezien ze zelf maar zeer beperkt houdbaar zijn. 4 jaar max, dus 10 jaar vooruitkijken komt daar niet veel voor.
Vandaar dat ook geaccepteerd wordt dat de grote software leveranciers iedere paar jaar een major release doen waarbij de klant noodgedwongen moet overstappen zonder dat dit een business voordeel geeft, ipv een geleidelijk stapsgewijs verbeteren.
@Marcel; mede hierom is het zaak dat een implementatie niet alleen door het management, maar ook door de directie wordt gedragen. In principe zal deze ook voor de lange termijn verbonden zijn aan het bedrijf.
Het toeval wil is dat we morgen een boek lanceren het Q-mysterie waarin we dit punt mede aan de orde stellen: het is in het belang van een kwaliteitsaanpak ook van groot belang dat je vooraf nadenkt over wat je het met het systeem/product wilt op de lange termijn.
Net als bij een huis moet je vooraf beslissingen nemen voor de lange termijn als krijg je te maken met hoge exploitatielasten en onbeheersbare kwaliteit.
Het probleem zit hem niet in het ontbreken van een lange termijn visie, maar in de realisatie dat verandering een gegeven is. Verandering komt hoe dan ook, alleen weet je meestal niet wanneer en met welke impact het de organisatie gaat raken. Op zich geen probleem, als tijdens het selectietraject wordt ook wordt gekeken of een ERP-systeem ook na de implementatie is aan te passen.
De praktijk wijst nog steeds uit dat veel ERP-systemen bedrijven tegenhoudt om in te spelen op veranderingen. De meeste systemen kunnen helemaal op maat worden gemaakt voor en tijdens de implementatiefase; maanden wordt gewerkt om de ERP-oplossing passend te maken, zodat deze perfect aansluit op het huidige IT-systeem binnen een organisatie. Als de software eenmaal in gebruik is genomen, blijft er meestal weinig over van deze flexibiliteit – voor de kleinste aanpassingen zijn externe consultants nodig wat niet alleen veel tijd kost en erg kostbaar is, maar daarnaast ook enorm veel discontinuïteit met zich mee brengt.