Ministeries live met omstreden SAP-systeem

De ministeries van Financiën, Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) en Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) zijn overgestapt op één financieel SAP-systeem. Op 2 januari 2012 waren Financiën en VWS al overgegaan naar dit systeem en op 2 mei jongstleden volgde SZW. De samenwerking tussen deze departmenten maakt onderdeel uit van het programma de Compacte Rijksdienst. Eerder probeerde SAP-concurrent Oracle tevergeefs om de implementatie van het nieuwe systeem tegen te houden.

De samenwerking zorgt voor een betere beheersing en uitvoering van de financiële administratie, is de verwachting. Door middel van het delen van kennis en resources worden kwalitatieve procesverbeteringen en besparingen gerealiseerd in de ontwikkelings- en exploitatiekosten van de ondersteunende financiële systemen en de uitvoeringskosten van de verwerking van bijvoorbeeld betalingen en facturen.

Onder de noemer 3F is de samenwerking gerealiseerd. In de loop van 2008 hebben de drie departementen een onderzoek gestart om te zien of het bestaande financiële administratiesysteem van SZW als basis kon worden hergebruikt voor de ondersteuning van hun financiële administratie. Dit leidde in mei 2009 tot een plan van aanpak dat aan de basis van de samenwerking zou staan. In april 2010 hebben Financiën, SZW en VWS een samenwerkingsovereenkomst getekend. Daarmee kon het 3F-programma gerealiseerd worden.

Oracle

De regie voor deze verbouwing hebben de 3F-departementen in eigen handen genomen en daar Bart den Ouden als programmamanager op gezet. De capaciteit (SAP-deskundigheid) benodigd voor de verbouw van het financiële SAP-systeem van SZW tot het 3F-systeem is in juni 2010 uitbesteed. In deze aanbesteding stond expliciet gemeld dat kanshebbers SAP moesten opleveren. Dit was tegen het zere been van concurrent Oracle, dat vond dat bestaande licenties niet door andere ministeries mogen worden overgenomen. Oracle stapte naar de rechter, maar die was echter van mening dat de departementen expliciet om SAP mochten vragen en dat de Staat dus onderling licenties mag hergebruiken.

De aanbesteding is uiteindelijk in november 2010 gegund aan IBM en Capgemini. SAP-dienstverlener iQibt, gespecialiseerd in de implementatie van financiële systemen voor de overheid, heeft als onderaannemer van Capgemini, een belangrijke rol gespeeld bij het geschikt maken van dit SAP-systeem voor gebruik door de drie departementen. De totale kosten voor de oplevering van het financiële systeem bedragen ongeveer drie miljoen euro.

Shared serviceorganisatie

Met de realisatie van 3F is een gemeenschappelijk financieel administratief systeem opgeleverd inclusief een gemeenschappelijke serviceorganisatie met een helpdesk en functioneel- en applicatiebeheer. Het systeem is uitgerust met begrotingsvoorbereiding en voorbereid op het Sepa-betalingsverkeer. Als mogelijke vervolgstap is het op termijn mogelijk dat de uitvoering van de financiële administraties van de 3F-departementen in een shared serviceorganisatie wordt belegd.