De afgelopen maanden worden we op allerlei blogs over business intelligence (bi) overspoeld met discussies over ‘Is Excel een BI tool’? Hele verhitte discussies, de vakgenoten vallen over elkaar heen. Vaktermen vliegen om de oren. De ene definitie is nog scherper dan de andere. Mijn reactie is nog steeds: Waarom?
Mijn studenten studeren Bedrijfseconomie en werken tijdens de stage en het afstuderen dus op financieel georiënteerde afdelingen, waar ik ze bezoek. De koninkrijkjes van Excel. Als bi-professional kan ik het dus nooit laten om, naast het gebruikelijke gesprek, eens te vragen naar de (management)informatieverstrekking. En alle grote en kleine spelers op de bi-markt komen gelukkig voorbij … tenminste, ze zijn in huis.
Toch worden de ‘echt’ belangrijke dingen gedaan in Excel … ‘ouch’. Dat komt elke keer toch weer aan. Als redenen komen (niet in een speciale volgorde) naar voren: tools werken niet, niet (genoeg) rechten, de data zit er niet in, niet flexibel, eigen data kan er niet bij, geen data eigenaar, te lange doorlooptijd om actuele data te krijgen, weet niet hoe het werkt, niet de juiste module, (soms) wel gekocht …, sinds upgrade OS rechten weg/ niet goed, It heeft geen tijd, zin, budget …
Dus kan ik in mijn kleine wereldje in ieder geval zeggen dat Excel vaak ingezet wordt als bi-tool. Daar doet geen discussie over definities, keuzes, techniek, et cetera iets aan.
Misschien kunnen we stoppen met discussies over ‘of Excel een BI tool is’ en starten met een discussie ‘waarom Excel als BI tool’ wordt ingezet. Volgens mij gaat dit veel meer oplossen …
Beste Tanja,
Helemaal eens dat Excel als BI-tool feit is. Gebruik is enorm zoals wij allemaal weten. Waarom? Je noemt al een hoop ‘negatieve’ redenen. Excel is voor een individuele gebruiker natuurlijk ook super flexibel. Je hebt het al, kunt er redelijk mee uit de voeten en je kunt het exact maken zoals jij voor ogen hebt (je eigen maatwerk). Geen afstemming, geen akkoord, geen ICT-afdeling. Is dit nu een probleem? Is het optimaal? Het is self-service, business-gericht, flexibel, geeft resultaat, … En tegelijkertijd onbeheersbaar, foutgevoelig en tijdrovend. Ik ben van mening dat bedrijven de balans beter kunnen vinden tussen flexibilteit voor het individu en bedrijfsmatige beheersbaarheid door meer te investeren in datakwaliteit/-management in combinatie met de inzet van tools als bv. QlikView/Tableau/… aan de frontend-zijde. Dan kun je grotendeels de kracht van losse spreadsheets behouden en de typische nadelen beheersen. Het is een utopie om te denken dat je alles centraal kunt oplossen. Gebruikers willen vrijheid/’eigen version of the truth’. Dat kun je beter faciliteren dan tegen willen werken. M.vr.gr. Sander Janssen, Outformation BV
“De afgelopen maanden worden we op allerlei blogs over business intelligence (bi) overspoeld met discussies over ‘Is Excel een BI tool’?”
Overspoeld? Heb je dan wat links? Ieder zinnig mensen weet dat Excel een BI tool is. Ik denk dat de vraag dan eerder is; “Is Excel een *goede* BI tool?”
BI helpt je met het maken van de keuzes en verschaft inzicht.
Excel gebruiken als BI tool is geen goed idee en zou alleen maar ad hoc toegepast moeten worden of tijdens een project(je) en dat is in feite ook ad hoc.
Het grote probleem van Excel is dat het niet schaalbaar is. Vaak is het gekoppeld aan de kennis en ervaring van de inrichter en is de kennis erover vaak niet goed overgedragen en is de oplossing bij het gebruik van externe data snel ‘gevoelig’ voor fouten.
Het is absoluut een krachtige tool, maar zou bij structureel of schaalbaar gebruik vermeden moeten worden.
Dat het bij studenten veel gebruikt word lijkt mij logisch, die hebben de middelen, tijd en geld niet voor om het anders aan te pakken. Overigens noem je hier Excel bij naam, voor studenten lijkt mij een Spreadsheet van Google Docs veel mooier, daarin kun je (online) samenwerken.
Voor mij is Excel geen BI-tool, maar een spreadsheet. Mensen die Excel gebruiken zijn vaak mensen die veel met financiën bezig zijn en werken volgens het gezegde: “als je als gereedschap alleen een hamer hebt, is elk probleem een spijker”. Zij willen inzicht (BI) en beginnen bij gebrek aan beter met het uitnutten van hun spreadsheetprogramma.
Dat mensen dan gebruik blijven maken van Excel (of andere spreadsheetprogramma’s) heeft deels te maken met vasthouden aan het bekende en deels met de (genoemde) tekortkomingen van een gemaakte BI-oplossing, danwel onwil om te conformeren aan het gebruik van data ‘volgens de regels’. Niets is lastiger dan wanneer de regeltjes van jouw BI-systeem onwenselijke cijfers en inzichten geven. Gelukkig kun je in Excel jouw waarheid maken…
Ik denk dat een BI-professional, in plaats van “hoera voor Excel” te roepen, zich kan richten op het leveren van een BI-omgeving waar een klant mee uit de voeten kan en te ondersteunen bij het ombuigen van de cultuur naar een waar wel de afgesproken en in de BI-tool ingebakken bedrijfsregels worden gebruikt.
En voor Henri: zoek even op LinkedIn binnen Business-Intelligencegroepen en je komt vanzelf de discussies tegen, inclusief die van een geflipte Pool die als een ware masochist de Heilige Excel blijft prediken, blind voor enige argumentatie of redenering.