Zestig procent van de Nederlandse managers is van plan op korte termijn gebruik te gaan maken van de cloud. Dat blijkt uit onderzoek dat KPMG vorig jaar uitvoerde onder 125 Nederlandse managers. Op dit moment wordt nog het meest gekozen voor cloud-oplossingen op het gebied van data-opslag, applicatiehosting en e-mail. Maar al deze ontwikkelingen kunnen ook ondergebracht worden in een gecentraliseerde omgeving: de digitale werkplek.
Het belangrijkste voordeel van zo'n digitale werkplek in de cloud is de locatie-onafhankelijkheid. “Je kunt vanuit huis net zo veilig werken als op kantoor. Daarnaast kun je ook gewoon doorwerken op je mobiele apparaten, als je maar een internetverbinding hebt”, legt Dirk Zekveld uit. Als senior consultant bij IT-dienstverlener Macaw helpt Zekveld klanten met het vinden van de juiste cloud-oplossingen voor hun bedrijf. “Een digitale werkplek is vaak een van de eerste stappen.”
Grip op de zaak
De cloud is al overal om ons heen. Met Dropbox verstuur je bestanden naar anderen, met Gmail heb je een e-mailadres dat overal aangeroepen kan worden en met pakketten als Google Docs kan er zelfs samengewerkt worden in dezelfde online bestanden. “Toch wil je als bedrijf niet voor dergelijke diensten kiezen”, meent Zekveld. “Je wilt meer grip houden op je bestanden. Veel mensen weten bijvoorbeeld niet dat alles wat je opslaat in Gmail automatisch eigendom wordt van Google. En wanneer je werkt met gevoelige informatie, is het laatste wat je wilt dat anderen er bij kunnen.”
Een eigen digitale werkplek biedt de uitkomst, volgens Zekveld van Macaw, dat onlangs de Digital Workplace lanceerde. Zoals de naam al doet vermoeden is Macaws Digital Workplace een virtueel kantoor. Binnen zo'n digitale werkplek verhuist alles wat er op kantoor gebeurt naar de cloud. Daardoor kun je overal waar je ook maar bent bij je bestanden en je werkplek. Daarnaast biedt een digitaal kantoor in de cloud ook de mogelijkheid digitaal te communiceren en samen te werken aan documenten met collega's. Mits er een internetverbinding is. Je werkt op kantoor zonder op kantoor te zijn.
Intuïtief en simpel
Of het nu gaat om het houden van een online vergadering of een digitaal HR-systeem waarmee medewerkers hun vakantie kunnen aanvragen of een vrije dag kunnen opgeven, het streven van een online kantoor is alles zo intuïtief en simpel mogelijk te houden. “Natuurlijk heb je wel een beetje basiskennis nodig, maar het werken in onze Digital Workplace is niet zoals werken met software als Photoshop, waarbij je een hele steile leercurve hebt”, legt Sharepoint-consultant Mike Fortgens van Macaw uit. “Bijna iedereen heeft inmiddels wel ervaring met het invullen van een webformulier.”
“Wanneer je gratis diensten als Skype, Dropbox en Gmail gebruikt, dan maak je wel gebruik van gratis software, maar dan zit je alsnog naar allerlei losse oplossingen te kijken. Een digitale werkplek zorgt ervoor dat alle gebruikte systemen naadloos in elkaar overlopen”, aldus Fortgens, die meebouwde aan de Digital Workplace van Macaw.
De Digital Workplace is gebaseerd op de SharePoint Online-software van Microsoft. En hoewel voor het opzetten en inrichten van een SharePoint-omgeving wel specifieke kennis vereist is, heeft Macaw extra cloud-modules gebouwd waardoor medewerkers direct aan de slag kunnen met de digitale werkplek. Naast de standaard technologie zoals e-mail, chat en teamsites, zijn er veel extra's toegevoegd, waaronder het kunnen publiceren van en reageren op nieuwsberichten en het samenwerken aan projecten via speciale projectensites. Daarnaast is er een workflowmodule voor verlofaanvragen toegevoegd en is ook verregaande integratie met andere oplossingen mogelijk. “Het is een toegankelijke digitale werkplek geworden die processen integreert en diensten op een eenvoudige manier aanbiedt aan de medewerkers. Het enige wat je nodig hebt is een browser.”
Evolutie, geen revolutie
Het idee achter het werken in de cloud is allang niet nieuw meer. Tien jaar geleden konden werknemers ook al vanuit huis inloggen op hun zakelijke computers via een VPN-verbinding. “Maar toch zat je toen nog erg gebonden aan je werkplek. Je computer moest aan staan, dus zat je alsnog binnen de muren van het bedrijf”, aldus Fortgens. “En je kon ook niet verder werken op je mobiele apparaten. Met de digitale werkplek kan dat wel. Het is echt any place, any time en any device.”
Een ander voordeel van werken in de cloud is de schaalbaarheid: even wat meer capaciteit nodig? Dan schroef je die gewoon tijdelijk op. Drukte over? Dan schroef je hem weer terug. Doordat er niet geïnvesteerd hoeft te worden in dure licenties bespaar je ook nog eens op de kosten. En zo'n hele grote stap is het overgaan naar de wolk niet, volgens senior consultant Dirk Zekveld. Hij adviseert bedrijven de overstap stukje bij beetje te maken. “Door telkens een deel van de bedrijfsvoering over te zetten naar de cloud raak je het overzicht niet kwijt.”
“Begin bijvoorbeeld met je mailsysteem”, adviseert Zekveld. Bedrijven die gebonden zijn aan seizoenswerk hebben tijdens bepaalde maanden van het jaar meer werknemers dan tijdens andere maanden. Door die mailadressen in de cloud te zetten, is de ruimte die ervoor nodig is gemakkelijk weer af te breken. En als dat bevalt kunnen ook de vaste mailadressen van de medewerkers overgezet worden naar de wolk. Het is geen big bang. De cloud is geen revolutie, maar een evolutie. Alles verschuift naar de cloud. Daar ontkomen we niet aan.”
