In een organisatie zijn er allerlei bedrijfsprocessen die vragen om een goede IT-oplossing. Voor veel van deze processen is al een goede IT-oplossing centraal geregeld op eigen infrastructuur. Echter kan vanuit de business ook ad hoc behoefte ontstaan aan een IT-oplossing, die op dat moment niet in het huidige IT-beleid past. Bijvoorbeeld, omdat de oplossing niet draait op het gebruikte platform, of er onvoldoende menscapaciteit ter ondersteuning kan worden geleverd binnen de gewenste termijn. Hoe ga je hier als IT-manager of -architect mee om?
Neem bijvoorbeeld een relatief kleine business unit in een grote internationale organisatie die een standaard oplossing wil gaan inzetten om hun salesproces te ondersteunen. De IT-architect vindt dat deze oplossing niet past binnen het corporate IT-landschap en -beleid. De business unit heeft dergelijke ondersteuning wel nodig om haar doelstellingen te bereiken en kan eigenlijk niet langer wachten. Ze wil een kostenaantrekkelijke oplossing, die als Corporate IT in de toekomst wel grootschalig ondersteuning gaat bieden, eenvoudig afgebouwd of nog liever gemigreerd kan worden. De business unit wil niet investeren in eigen infrastructuur en licenties en wil snel kunnen implementeren.
Met de komst van cloud-technologie, zijn er mogelijkheden genoeg om snel en flexibel in te spelen op dergelijke wensen uit de business. Maar in welke gevallen excelleert cloud-technologie?
Geen impact op infrastructuur
Voor de hierboven genoemde organisatie is het probleem ‘getackeld' door gebruik te maken van CRM in de cloud. "Het voordeel van een keuze voor een oplossing in de cloud is dat het buiten de bestaande IT-infrastructuur is opgezet; het heeft dus geen impact op de huidige infra en te leveren support. De gevraagde functionaliteit – het ondersteunen van het salesproces – kan wel direct geleverd worden. De time-to-market kan zelfs slechts enkele dagen in plaats van maanden zijn. Vanwege het abonnementsmodel per gebruiker, is de oplossing enorm schaalbaar: eindgebruikers kunnen eenvoudig toegevoegd worden maar ook weer verwijderd worden, zonder vast te zitten aan dure licenties. En wanneer blijkt dat de oplossing succesvol is en breder uitgerold dient te worden, kan het, in het geval van Microsoft Dynamics CRM 2011, op een later moment alsnog geïntegreerd worden in de bestaande infrastructuur. Of besluit Corporate IT juist dat deze flexibele manier van faciliteren buiten de eigen hardware de voorkeur heeft, ‘tenzij'.", vertelt Guido Vrijdag, CRM Consultant bij Macaw en medeverantwoordelijk voor de Zero-IT Business cloud-oplossing.
Zakelijke uitdagingen
Met Zero-IT Business kunnen organisaties – dankzij de komst van cloud-technologie – direct reageren op onvoorziene zakelijke uitdagingen met ondersteuning vanuit de IT zonder dat dit een enorme impact heeft op de bestaande infrastructuur en menscapaciteit om het te regelen. Hierdoor ontstaat er dus een betere aansluiting tussen enerzijds de behoefte van de business en anderzijds het faciliteren in die behoefte vanuit IT.
Gestroomlijnde processen
Een ander voorbeeld is het sollicitatieproces. Wil je dit binnen je organisatie goed stroomlijnen dan moet er sprake zijn van een integrale aanpak. Nu besteden veel organisaties hun recruitmentprocessen nog uit aan externe bureaus. "Je zou je echter kunnen afvragen hoeveel toegevoegde waarde het heeft om externe bureaus in te schakelen voor het zoeken van kandidaten; iedereen vist immers in dezelfde vijver van ontwikkelaars en consultants. Daarnaast beschikt je eigen organisatie over een enorm netwerk, dat zo groot is als de optelsom van de netwerken van alle huidige medewerkers bij elkaar. In onze eigen organisatie zijn we er achter gekomen dat we de uitgaven aan recruitmentbureaus met 85 procent konden terugsnoeien", stelt drs. Onno Koenen in een opiniërend artikel op Computable.
Vrijdag: "Het eerste proces dat concreet via Zero-IT Business is gestroomlijnd, is het werven van nieuwe medewerkers. We merkten bij onze klanten dat recruitment een veelgevraagde oplossing is. Organisaties zien dat hun recruitmentprocessen veel langer duurden dan noodzakelijk en er te veel fouten gemaakt werden in overdracht en communicatie. Dit alles maar al te vaak ‘ondersteund' door vage e-mails en onoverzichtelijke Excel-sheets. Daarom hebben we een template (mStaff) ontwikkeld op basis van Microsoft Dynamics CRM Online, die de sollicitatieprocedure van begin tot eind ondersteunt. Hierdoor kan er een enorme efficiëntieslag gemaakt worden, doordat het hele proces overzichtelijk is, HR-medewerkers geattendeerd worden op noodzakelijke acties en communicatie gestandaardiseerd is. Daarbij komt dat het abonnementsmodel het ook zeer geschikt maakt voor ondersteuning van tijdelijke processen. Denk bijvoorbeeld aan grote projecten in de bouw, ict of andere branches. Hiervoor worden vaak wervingsprocedures voor het project ingesteld. En als het project is afgerond, zeg je gewoon het abonnement op."
Direct aan de slag
mStaff is een voorbeeld van een Zero-IT Business oplossing die we concreet hebben uitgewerkt. Het principe van Zero-IT Business is dat bedrijven of afdelingen direct aan de slag kunnen met dergelijke functionaliteit, omdat het zo snel en gemakkelijk te implementeren is. Ze willen daarbij snel kunnen anticiperen op huidige ontwikkelingen in de markt of binnen de organisatie. Vrijdag: "Je neemt eigenlijk een abonnement op een dienst die je meteen kan gebruiken. Het overstappen duurt in veel gevallen hooguit een paar dagen. En daar is behoefte aan. Dankzij de cloud wordt het implementeren van nieuwe diensten een stuk makkelijker. Daardoor word je als organisatie slagvaardiger en dat is best prettig in deze tijd, ook voor de IT-manager."
