Vinger aan de pols bij Sharepoint ECM-projecten

Wat zijn de belangrijkste redenen voor het mislukken van Sharepoint ecm-projecten? Wat kan je doen om Sharepoint met succes te implementeren? Hoe haal je meer toegevoegde waarde uit je Sharepoint investeringen?

Sharepoint heeft zich de laatste jaren in de markt gepositioneerd als het ‘standaard ecm-platform’, met de belofte dat het ’out of the box’ functionaliteit biedt voor ecm, inclusief collaboration, document/content-management, records-management, search, business process management en nog veel meer. Het aantal organisaties dat Sharepoint wil inzetten voor ecm is enorm gegroeid. De praktijk blijkt echter weerbarstig. Veel organisaties ‘worstelen’ met de implementatie van Sharepoint voor ecm. Met als gevolg dat ze onvoldoende rendement halen uit hun Sharepoint-investeringen en dat het project geen succes is (of mislukt). Waarom zijn veel Sharepoint projecten geen succes? Dit zijn veel voorkomende redenen:

Ontbreken van strategische plannen over waarvoor Sharepoint te gebruiken (en waarvoor niet)
Sharepoint is een ‘manusje van alles’ binnen de it; er kan veel mee. Veel organisaties beginnen aan Sharepoint initiatieven zonder zich af te vragen waarvoor ze het willen gebruiken en waarvoor niet. Bijvoorbeeld ‘welke bedrijfsprocessen willen we ondersteunen met Sharepoint’, ‘waarvoor gebruiken we andere ecm- en/of bedrijfssystemen’ en ‘wat is de relatie tussen Sharepoint en andere systemen’. Door het ontbreken van een heldere visie, strategie en business case over de inzet van Sharepoint, is het vaak niet voor iedereen duidelijk wat te verwachten van het project – en is het projectsucces moeilijk meetbaar.

Onvoldoende kennis van informatie management/ecm
Sharepoint gaat over mensen, informatie en bedrijfsprocessen. Het vereist kennis van informatie management om het beste uit Sharepoint te halen en de bruikbaarheid te maximaliseren. Informatie management gaat er over hoe je als organisatie zorgt dat je informatie goed wordt vastgelegd, opgeslagen en 'gemanaged' en hoe je zorgt dat de juiste informatie wordt geleverd aan de juiste mensen, op het juiste moment. Bij veel organisaties is deze kennis onvoldoende aanwezig en wordt Sharepoint te veel vanuit de ‘technologie’ ingevoerd.

Lage adoptie door gebruikers
In de praktijk komt het vaak voor dat Sharepoint weliswaar is ‘uitgerold’, maar (te) weinig wordt gebruikt. Er is weerstand bij gebruikers om bijvoorbeeld hun documenten toe te voegen aan Sharepoint of deel te nemen en bij te dragen aan collaboration sites. Het is inherent aan de menselijk aard dat ze graag vasthouden aan een vertrouwde manier van doen, als deze manier lijkt te werken. Bijvoorbeeld het (blijven) gebruiken van email systemen voor collaboration/samenwerken, file shares en papieren dossiers (of andere ecm-systemen) voor het opslaan van documenten et cetera.

Onderschatten van de impact op processen
De impact die de implementatie van ecm heeft in de praktijk wordt vaak onderschat. Gebruikers worden te laat betrokken in het project. Met als gevolg, dat er onvoldoende zicht is op de impact die de oplossing heeft op de dagelijkse werkzaamheden en er onvoldoende is gekeken of deze wel voldoende aansluit. Hierdoor hebben gebruikers na implementatie vaak moeite om met de oplossing te werken.

Onvoldoende betrokkenheid vanuit (business) management/directie
De beslissing om Sharepoint te implementeren wordt bij veel organisaties genomen door it: cio, hoofd it of it-manager. Hierdoor kan je je afvragen hoe goed de implementatie was afgestemd met bedrijfsstrategie- en doelstellingen. De impact van Sharepoint implementatie gaat veel verder dan alleen de technologie, denk bijvoorbeeld aan de integratie met bedrijfsprocessen en andere systemen. Zonder betrokkenheid vanuit management/directie bij dit soort veranderingen is een project gedoemd te mislukken, of omdat de budgeten niet beschikbaar komen, of omdat de oplossingen niet geaccepteerd worden door de business/gebruikers.

Ontbreken van een raamwerk voor informatie governance
Door de inzet van Sharepoint zou het voor gebruikers makkelijker moeten zijn om informatie te delen en de juiste informatie te vinden. Echter, zonder goede ‘informatie governance’ kan een Sharepoint implementatie leiden tot ‘informatie chaos’, waardoor gebruikers informatie niet makkelijk kunnen vinden, er onduidelijkheden zijn over versies, informatie verloren raakt et cetera. Informatie goverance zorgt ervoor dat er duidelijke ‘spelregels’ zijn over hoe informatie wordt gecreëerd en gemanaged binnen de organisatie en dat de Sharepoint-oplossing zodanig wordt ingericht dat deze spelregels worden nageleefd. Het gaat bijvoorbeeld over registratie en classificatie van informatie, eigenaarschap, toegang tot informatie, beveiliging en verwijdering.

Functionaliteit voldoet niet aan de verwachtingen
Veel organisaties implementeren Sharepoint als ecm-platform omdat ze het 'toch al in huis hebben'. Zonder dat er is gekeken naar (gedetailleerde) gebruikerseisen. Dit leidt in de praktijk vaak tot teleurstellingen, omdat de (standaard) ecm-functionaliteit niet voldoet aan de verwachtingen. Met als gevolg dat de oplossing onvoldoende wordt gebruikt, niet effectief is en onvoldoende bijdraagt aan de productiviteit van bedrijfsprocessen. Veel organisaties hebben eerder behoefte aan verbeterde of uitgebreide functionaliteit, bijvoorbeeld op het gebied van social business, mobiel, document capture, document creatie, archivering, bpm, zaakgericht werken (case management) et cetera.

Technische implementatie issues door aanpassing van Sharepoint
Indien je als organisatie de functionaliteit of prestatie van Sharepoint wilt verbeteren heb je eigenlijk twee opties: zelf aanpassen van Sharepoint door middel van maatwerk ontwikkeling en/of configuratie of kiezen voor third party add-ons of integratie met andere (ecm)-systemen. Veel organisaties kiezen voor de eerste optie, Sharepoint zelf aanpassen. In de praktijk blijkt dit vaak een technische uitdaging te zijn, die meer inspanning (kosten) en technische expertise vraagt dan verwacht. Een bijkomend nadeel is dat dit ook leidt tot extra complexiteit voor beheer en support.

Wat kan je nu doen?

Wat kan je nu doen om Sharepoint met succes te implementeren? Hoe haal je meer toegevoegde waarde uit je Sharepoint investeringen? Dit zijn enkele belangrijke aanbevelingen:
– Definieer een effectieve Sharepoint ecm-trategie. De essentie is dat je Sharepoint implementeert vanuit bedrijfsstrategie- en doelstellingen en niet vanuit techniek.
– Implementeer Sharepoint niet in als je ecm-platform 'omdat het er toch als is'. Inventariseer gebruikersbehoeften, definieer een business case en kijk ook naar alternatieve oplossingen.
– Zorg voor vroegtijdige betrokkenheid van de business in het project. Stel een 'cross functioneel'-projectteam samen.
– Zie Sharepoint als een platform om oplossingen te creëren. Het geheim voor een succesvolle adoptie is dat er nuttige en bruikbare ‘business’-oplossingen gemaakt worden.
– Voorkom dat je zelf Sharepoint gaat aanpassen, maak bij voorkeur gebruik van third party add-ons of integraties om de functionaliteit te verbeteren.
– Change management, communicatie en training zijn cruciaal voor projectsucces.
– Indien je organisatie zelf geen kennis van informatie management in huis heeft, overweeg onafhankelijk training of een externe consultant.

Wil je weten hoe je een effectieve Sharepoint ecm-strategie kan definiëren voor je eigen organisatie? Lees dan het artikel 'Sharepoint ECM Strategie in 7 stappen'. Dat verschijnt binnenkort op deze website.