Het zal je niet zijn ontgaan: op 1 februari 2014 komt er een nieuwe Europese betaalstandaard: SEPA. Die afkorting staat voor Single Euro Payments Area en zorgt ervoor dat er geen onderscheid meer is tussen binnenlands en grensoverschrijdend betalingsverkeer in de 32 deelnemende Europese landen. We gaan vanaf 1 februari 2014 alleen nog maar gebruik maken van IBAN- en BIC-rekeningnummers.
Daardoor wordt het gemakkelijker voor organisaties en consumenten om grensoverschrijdende betalingen te doen en kunnen kosten worden bespaard.
Nu klinkt 1 februari 2014 nog erg ver weg en lijkt SEPA puur een administratieve handeling, toch is het goed om alvast te weten welke veranderingen de komst van SEPA met zich meebrengt. De invoering van SEPA brengt voor organisaties namelijk veel werk met zich mee. Niet alleen zijn aanpassingen in de software nodig voor systemen die betaalgegevens bevatten (denk aan erp, crm, hr, payroll), ook de koppelingen tussen pakketten moeten worden aangepast, zodat de informatiestromen goed blijven verlopen. Verder worden er nieuwe afspraken gemaakt over incasso’s, machtigingen en betaaltermijnen.
Hieronder volgen een aantal algemene aandachtspunten die ervoor kunnen zorgen dat de overgang naar SEPA soepel verloopt.
- Wacht niet met de migratie tot 1 februari 2014. Ben je niet op tijd klaar, dan krijg je mogelijk te maken met kostbare maatregelen om het betalingsverkeer door te laten gaan. De verwachting is dat organisaties die na de zomer van 2013 aan de migratie gaan beginnen in een file terecht komen van organisaties en overheden die allemaal ondersteuning nodig hebben van hun banken en softwareleveranciers.
- Stel een projectteam samen met vertegenwoordigers van alle betrokken afdelingen die met SEPA te maken hebben.
- Inventariseer de impact van de overgang naar IBAN en BIC (afdelingen ict, hrm, financiën, verkoop) en bepaal het overstapmoment.
- Zoek uit of de overstap naar SEPA de bedrijfsprocessen en –systemen raakt en maak een plan van aanpak.
- Informeer debiteuren en crediteuren op tijd over de veranderingen met de komst van IBAN en BIC.
- Neem contact op met je bank over incassocontract, machtigingen van debiteuren en aanlevermomenten. Het kan zijn dat contracten vernieuwd moeten worden en dat het langer duurt voordat aangeleverde betaal- en incasso-opdrachten worden uitgevoerd.
- Vergeet niet om een back-up te maken van je software voordat je aanpassingen doet in het kader van SEPA.
- Pas rekeningnummers op tijd aan in de administratie. Het omzetten van ‘oude’ rekeningnummers naar IBAN-rekeningnummers kan via www.ibanbicservice.nl, een dienst van De Nederlandsche Bank. Hier hebben diverse leverancier converters voor gemaakt.
- Herzie op tijd het proces rondom incasso- en acceptgirodocumenten, omdat deze in de huidige vorm niet meer geldig zijn zodra SEPA van kracht is.
- Overweeg of het nodig is om meerdere rekeningnummers te houden in diverse landen. Bedenk ook of lopende cashpoolsystemen echt nog nodig zijn.
- Denk na over de gevolgen op de cashflow van het gebruik van Europese incasso, die andere voorwaarden kent en doorgaans minder betrouwbaar is dan de bestaande lokale incasso. Het betreft hier aanlever- en verwerkingstermijnen bij de bank en het recht op stornering door een debiteur. Zo is bij de Algemene Euro incasso de storneringstermijn bij een ongeldige incasso voor een debiteur 56 kalenderdagen en dertien maanden.
In een volgende blog ga ik dieper in op het SEPA-incassoproces en IBAN en BIC.
