Lang bestaande organisaties hebben grote moeite met de implementatie van nieuwe digitale diensten. Dat stelt directeur Ron de Mos van CGI Nederland recentelijk in een artikel in De Telegraaf. Volgens het artikel laden bedrijven hun webwinkels steeds voller met modieuze apps met digitale diensten. Dat kan problemen opleveren omdat bijvoorbeeld de betaling van klanten niet aansluit op de bedrijfskassa die op oude software draait.
Volgens De Mos zullen daardoor veel ‘minder moderne organisaties’ afvallen omdat zij de continuïteit van it-systemen niet goed hebben geregeld. Grote organisaties gaan steeds meer over op mobiele betalingen via apps, terwijl de administratie nog draait op de vorige generatie bedrijfssoftware. Dit is een veel voorkomend probleem bij webshops, omdat de bedrijfssystemen zoals de erp en de website nog niet goed op elkaar zijn afgestemd.
Organisaties kiezen er vaak voor om de verschillende onderdelen van diverse leveranciers te laten samenwerken door middel van koppelingen. Verschillende losse onderdelen zo goedkoop mogelijk aanschaffen dus, maar dat levert geen ideale eindsituatie op. Het probleem is meestal dat softwareleveranciers van frontoffice-producten geen kennis hebben van backoffice en andersom. De communicatie tussen de verschillende onderdelen laat daarom vaak te wensen over. Het kan bijvoorbeeld zijn dat orders daarom handmatig moeten worden ingevoerd in het systeem. Een tijdrovende klus die veel efficiënter kan.
De oplossing is een e-commerceplatform met maximale integratie met het erp-systeem. Het verkoopsysteem is dan geïntegreerd in het inkoop- en voorraadsysteem. Organisaties hebben dan realtime inzicht in voorraad-, prijs-, beschikbaarheids- en historische informatie. Dat inzicht kan op zijn beurt weer helpen om in- en verkoopstrategieën te verbeteren. Wanneer orders volledig automatisch worden verwerkt, komt er geen handmatige actie aan te pas en dat bespaart weer in personeelskosten en voorkomt fouten.
Het integreren van een e-commercesysteem in een erp-systeem is echter meer dan een technisch kunstje. De uitdaging zit in het aansluiten van e-commerce processen op backoffice processen. Daar loopt het vaak spaak en wordt de webwinkel het noodlot van het oude bedrijf. Leveranciers van e-commercesystemen hebben geen of zeer beperkte kennis van backofficeprocessen en omgekeerd. Wil een integratie slagen dan moeten leveranciers van beide pakketten bereid zijn tot samenwerking zodat ze elkaars processen leren begrijpen. Als dit is bereikt, dan kan integratie van deze processen goed van de grond komen. Verkopen via de webwinkel worden dan goed geadministreerd in het erp-systeem.
De maximale integratie van verschillende onderdelen vraagt een investering, maar levert uiteindelijk inzicht én geld op. En geld verdienen is natuurlijk het doel van iedere commerciële organisatie.
Jeroen,
Wat je in alinea 3 beschrijft is zeer herkenbaar. Ondanks het artikel veel “inkoppertjes” bevat is het helemaal niet erg om deze weer eens de revu te laten passeren. Waar voor dank!
En ja hoe langer je iets gebruikt, hoe moeilijker dat is om te veranderen of er afscheid van te nemen.
Zoals ik dit artikel lees, zie ik dat er de nadruk veel op de oplossing ligt en niet het fundament, lees vernieuwing van businessprocessen.
Daarom ben ik het niet helemaal eens met ” De uitdaging zit in het aansluiten van e-commerce processen op backoffice processen” Je moet hier helemaal niet aan beginnen, laat staan dit als een uitdaging zien!
Als je wilt innoveren dan moet je eerst je businessprocessen grondig bestuderen. Reken maar erop dat je 80% tot 90% van deze processen opnieuw moet schrijven. Wanneer je dit gedaan hebt dan moet je naar een (software)oplossing zoeken die deze processen kan ondersteunen.
Veel bedrijven doen dit ook, maar omgekeerd! Ze bepalen eerst de oplossing(zoals Afas ERP) en dan gaan ze de businessprocessen volgens de structuur van het betreffende pakket inrichten. Afhankelijk van hoe je huidige processen ingericht zijn, hoeveel flexibiliteit de betreffende oplossing biedt en nog een aantal andere zaken kun je kiezen voor aanpak 1 of 2.
Als je kiest voor het aansluiten van de e-commerce processen op backoffice processen zonder dat deze twee eerst in elkaar gesmolten zijn dan vraag je om ellende. Je maakt van je ict-omgeving een oerwoud dat complex en inflexibel is.
Beste Reza en Ruud,
Dank voor jullie feedback. Er zijn vele wegen naar Rome. Als aanvulling op de verschillende perspectieven was mijn reactie op het artikel in de Telegraaf vooral aanvullend. De belangrijkste aanvulling zit vooral in onze ervaring dat het niet alleen een technisch kunstje is.
Waar je ook begint met je procesinrichting of aanpassing. E-commerce en marketingprocessen aan de voorkant zijn soms van geheel andere aard en dynamiek dan back-office processen zoals logistiek en financieel. Het gaat daarom ook om een goede samenwerking van de experts op deze twee gebieden als je deze keten succesvol wilt integreren.