Johan Bakker is een nieuwe medewerker bij jouw bedrijf. Vandaag is zijn eerste werkdag. En hoewel er een werkplek voor hem ingericht is met een bureau, laptop en een telefoon heeft hij nog geen gebruikersaccount en dus geen toegang tot de applicaties die hij nodig heeft om zijn eerste werkdag succesvol te maken. Daar zit hij dan. Vol enthousiasme om aan de slag te gaan, maar in afwachting van een account.
De goedkeuringsformulieren die de nieuwe medewerker toegang moet verlenen tot de systemen en applicaties zijn nog niet verwerkt door systeembeheer. Wellicht moet de aanvraag voor toegang nog goedgekeurd worden door een manager. Na goedkeuring van de manager dient systeembeheer de gebruikersaccount handmatig aan te maken en Johan de juiste toegangsrechten te geven. Uiteindelijk kan Johan aan de slag, maar in veel gevallen duurt dit een aantal dagen. Dagen waarin Johan’s enthousiasme omgezet wordt in inactiviteit.
Helaas zien wij dit scenario bij een groot aantal organisaties in vrijwel ieder marktsegment. Verouderde papieren processen vormen de basis van de indienst procedure voor nieuwe medewerkers. Hedendaagse technologie en software oplossingen kunnen deze papieren processen echter heel goed vervangen.
De hoeveelheid tijd en de verscheidenheid aan taken die nodig zijn voor het beheer van user accounts maakt het bijna onmogelijk om dit handmatig en op een uniforme en veilige manier uit te voeren. Miscommunicatie, ontbrekende informatie en verkeerd gespelde namen bijvoorbeeld maken dit proces zeer omslachtig. Met het streven naar kostenreductie en efficiencyverbeteringen is het een goed moment om het user account management proces te stroomlijnen met andere systemen.
Mocht je je als manager nu realiseren dat jouw indienst-procedure voor nieuwe medewerkers ook te lang duurt en dat de nieuwe medewerkers daarom dagen niet productief zijn, dan kun je profiteren van een verbeterde en efficiëntere indienst-procedure. Dit proces is eenvoudig te automatiseren waardoor de papieren formulieren en manuele handelingen worden vervangen. Dat zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers al op hun eerste dag alles hebben wat zij nodig hebben om productief te zijn.
Herkenbaar verhaal van de medewerker die dagen/weken/maanden niet kan werken.
Maar “hedendaagse” technologie kan je wegstrepen. In de Active Directory uit het jaar 2000 kon je al systeembeheerder taken als account aanmaken door delegeren naar de manager van de respectievelijke manager van de OU (Organisational Unit) wat vaak op afdelingsniveau was ingedeeld.
Technisch is er vaak al van alles mogelijk. Politiek en draagkracht moet er ook zijn. Anders blijven mensen vastgeroest zitten in ernstig verouderde processen.
Of je start de procedure voor een nieuwe medewerker een week/maand eerder op. En als er onverhoopt iemand een naam verkeerd typt dan mag deze de afdeling trakteren en wordt men vanzelf wel wat nauwkeuriger.
(Oftewel automatiseren is leuk maar gezond verstand gebruik is nog steeds (eind)baas.)
a fool with a tool is still a fool …..
Wat dat betreft slaat Sjoerd de spijker op z’n kop: een portie GBV in het proces (gezond boeren verstand) zie je tegenwoordig steeds minder.
Even 2 tellen logisch nadenken en op tijd je procedures opstarten en het probleem is 9 van de 10 keer opgelost.
Dit is een heel herkenbare situatie. Het is ook een lang bestaand probleem.
Het is uitsluitend op te lossen als je kunt laten zien wat het”stilstaan” van een nieuwe medewerker kost: grofweg tussen de 500 en 1000 euro per keer. Je dit gegeven vervolgens gebruikt als hefboom en vervolgens de betrokkenen informeert hoe dit te voorkomen is.
Automatiseren kan helpen, maar je moet wel zorgen dat de “workflow” tijdig start en de tussenliggende stappen ook worden genomen.
Als dat gebeurt kan je als organisatie ook veel geld besparen. 30 nieuwe werknemers per jaar tijdig aan het werk, voorkomt kosten van 30* 500 euro= 15.000 euro. Gauw verdiend toch?
Automation is natuurlijk het sleutelwoord van de laatste jaren. Kwam laatst een lijstje tegen (bron houd je van me tegoed) met software bedrijfjes die zijn gekocht met (of vanwege) het woord Automation in hun naam. Alles moet automatisch want de Opex moet omlaag want de marges zijn al zo laag. De argumenten zijn bekend en de bijbehorende ROI berekeningen (zoals die van Andre) uiteraard ook.
Natuurlijk is het geweldig om elke handmatige handeling uit elke proces te vervangen door een nieuwe tool, een script of herinrichting van een bestaande tool. Je nieuwe medewerker kan direct aan de slag en is vanaf dag 1 productief (echt?). Bij voorkeur zonder dat je ook maar 1 techneut aan je bureau hebt gehad.
Zelf vond ik het altijd wel plezierig om mijn eerste dagen in een nieuwe functie wat collega’s te leren kennen van de helpdesk, personeelsafdeling, postkamer, wagenparkbeheer etc. Dan weet je direct waar je in de toekomst moet zijn. Nostalgie?
Automatiseren is een punt, maar het laten aansluiten van processen is 2. HRM contracteert, als het goed is de medewerkers en zou dan de gegevens via provisioning moeten aanmaken, hoe vaak gebeurt dat nog met post-IT en e-mail oplossingen, in plaats van gebruik te maken van AD?
20 jaar geleden zorgde ik al voor provisioning van identies aan de AD, maar overal waar ik kom zie ik dat het niet is geregeld, vreemd want daar ligt een controle en kostenbesparende oplossing, gaat vaak wel ten koste van vrijheden en gerommel, dus dan kom je weer bij de cultuur van de onderneming.
Klopt dat dit in veel organisaties niet op orde is. En het is tamelijk eenvoudig op orde te maken. Daar hoef je helemaal niet voor in de techniek in te grijpen. Zorgen dat je business processen op orde zijn.
Maar ik denk dat voor veel bedrijven dit geen hot issue is.
Overigens is het vertrek van medewerkers ook vaak slecht geregeld. Dat is nog erger, omdat je daar een (informatie)beveiligingsrisico loopt waarvan de schade veel groter kan zijn dan de eerste dag niet kunnen inloggen.
Je ziet het aan de reacties terug, er is in pakweg twintig jaar tijd niet zo heel veel veranderd. Het is mooi dat er deze reacties op komen maar wat mij eigenlijk nog steeds verbaast, is dat weinigen van u het heeft over dat zeer eenvoudige standaard procesje wat klaarblijkelijk nog steeds niet standaard is binnen de organisatie.
Is dat niet wat dan toch een beetje aan de IT-er/mij/ons ligt in wezen? Wij kunnen het niet aan onze ‘commerciele vrienden’ over laten omdat die domweg geen idee of inzicht hebben van deze noodzakelijkheden.
Min puntje voor ons zeg ik dan maar want klaarblijkelijk hebben wiij seniors het op verschillend vlak dan toch wel laten liggen denk ik. Automatiseren is vind ik niet alleen goed zijn in ons vakgebied, maar ook oog hebben voor die e2e procesjes en een beetje eigen verantwoordelijkheid met een beetje GBV ….. toch?
@ Tjeerd,
Je trapt hier een open deur in die je zelf ook zou kunnen sluiten door het management van jouw organisatie hiervn op de hoogte te brengen en in commerciele zin zou je het argument zelfs kunnen gebruiken jezelf te valideren….
‘weet u hoeveel ik u in de eerste weken al kan besparen…..? Huur mij in.. no cure no pay ….’ Het kan nog steeds.
Iedereen weet het eigenlijk wel, maar omdat de kosten niet hard zichtbaar zijn wordt er niet voldoende aandacht aan besteed.
Een mij bekende organisatie heeft hier een keer onderzoek naar laten doen. Het bleek toen dat een nieuwe medewerker pas na 23 werkdagen alles had wat hem/haar tot een volledig medewerker maakte. Niet alleen een account met alle benodigde autorisaties, maar ook dingen als een bureau, stoel, telefoon, GSM, sleutel, pas, pc / laptop enz..
Ik heb toen de opdracht gekregen om dat naar max. 3 dagen terug te brengen. En dat is helemaal niet zo moeilijk. Je weet wanneer een nieuwe medewerker begint. Ook een uitzendkracht die de volgende dag begint.
Het gaat om de juiste procedures en bijbehorende tools.
En alles start bij HR.
Het ‘inburgeren’ van nieuwe medewerkers begint bij de aanvraag.
Wat ik heel vaak zie is dat men de aanvraag van accounts (maar ook de hardware) pas doet op de 1ste werkdag.
En dan moet ineens alles met bloed spoed en worden degenen die dit moeten regelen met de nek aan gekeken als het niet binnen 10 min geregeld is.
De aanvraag zelf is vaak simpel en ook al is deze volledig geautomatiseerd als je het niet doet gebeurt er niets.
Managers weten meestal al ver van te voren dat er iemand hun team komt versterken maar doen pas iets als deze zich echt meldt. Vaak is dit ook nog eens met een gegronde reden want het gebeurt best vaak dat iemand uiteindelijk toch niet komt. Zeker bij inhuur krachten.
M.a.w. ja de verwerkingstijd kan korter maar als hier vroegtijdig rekening mee wordt gehouden hoeft een iets langere periode geen enkel probleem te zijn.