The Alwaysbemobile Company heeft de laatste jaren een forse groei gerealiseerd, mede dankzij de inzet van een systeem van it-leverancier Edan voor volledige ketenintegratie. Het nieuwe systeem van Edan levert forsee efficiencywinst op. The Alwaysbemobile Company is een onafhankelijke holdingmaatschappij in de automotive branche. Het bedrijf ontwikkelt formules voor uiteenlopende franchiseconcepten, zoals bandenservice, auto-onderhoud en glas- en schadeherstel.
De retailformules van The Alwaysbemobile Company zijn Profile Tyrecenter, Autoglaz, AH Autoschade Herstel, JAMES Auto & Service en Lease Service. De automotive sector is door de economische omstandigheden flink onder druk gekomen. Maar The Alwaysbemobile Company heeft de laatste jaren juist een forse groei gerealiseerd, mede dankzij de inzet van een systeem van it-leverancier Edan voor volledige ketenintegratie. Het bedrijf staat nu aan de vooravond van verdere groei. Het systeem van Edan speelt ook daar een belangrijke rol bij.
Ruim twee jaar geleden is het bedrijf begonnen met het automatiseren van alle bedrijfsprocessen om deze optimaal op elkaar af te stemmen. Een behoorlijke klus, omdat afstemming zowel de processen op het hoofdkantoor als voor de franchisenemers betrof. The Alwaysbemobile Company werkt met franchisenemers die zelfstandig ondernemer zijn en vrij kunnen kiezen uit een uitgebreid pakket diensten. Bovendien zijn de franchisenemers onderling zeer verschillend in aard en omvang, en zij kunnen ook verschillende formules voeren.
Samen met it-partner Edan zijn de processen in kaart gebracht om iedere franchiseformule volledig te kunnen ondersteunen, niet alleen voor verkoop, inkoop, logistiek en productmanagement, maar ook voor de administratie en de marketing. Vervolgens zijn op basis van het Microsoft Dynamics AX erp-platform twee applicaties gebouwd, de ene voor het hoofdkantoor en de andere voor de franchisenemers. In de opstartfase was er behoorlijk wat vraag naar aanpassingen op het systeem.
Administratieve handelingen geminimaliseerd
Erik van Mook, Corporate ICT Manager van The Alwaysbemobile Company: ‘We hebben nu de hele keten geautomatiseerd, van fabrikant tot eindklant. Voor alle formules is het systeem nu in de lucht. De bestellingen verlopen nu naadloos: vanuit één vertrekpunt kunnen de franchisenemers direct bij de fabrikant bestellen. Dankzij het nieuwe systeem kunnen franchisenemers in één oogopslag zien wie waar en op welk moment bestellingen plaatst. Zoekt een aangesloten ondernemer een band in een bepaalde maat en van een zeker merk, dan krijgt hij met één druk op de knop alle gegevens te zien, zoals prijzen, beschikbaarheid, levertijd, voorraad van de andere ondernemers et cetera. Vervolgens kan hij ook direct de bestelling plaatsen en wordt alles financieel en administratief automatisch afgehandeld.
Een ander voorbeeld is de voor de aangesloten ondernemers altijd zeer drukke winter- en zomerbanden wissel. Dankzij dit systeem kunnen automobilisten wanneer hun dat uitkomt online afspraken plannen. De administratieve handelingen – van afspraak tot levering van de banden en inplanning van de montage – zijn voor de franchisenemer tot een minimum beperkt. Dit ontlast de werkvloer aanzienlijk. Van Mook: ‘Als hoofdkantoor kunnen we nu bovendien centraal afspraken maken met leveranciers over kortingen. Alle aangesloten ondernemers kunnen daarvan profiteren. Dit is een voorbeeld van iets dat alleen mogelijk is met een goed geïntegreerd erp-systeem.’
Overzicht én inzicht
De tevredenheid van de franchisenemers is groot, dat blijkt uit de massale keuze voor het erp-systeem van The Alwaysbemobile Company. Op dit moment maakt ruim meer dan de helft van de Profile Tyrecenters al gebruik van het ondernemersdeel van het systeem. The Alwaysbemobile Company streeft ernaar dat dit jaar minimaal driekwart van de Profile Tyrecenters het systeem in gebruik neemt.
Doordat alles in één systeem is opgenomen, is dat systeem voor de ondernemers zeer aantrekkelijk. Zij zijn verlost van het dubbel invoeren van gegevens en zij krijgen direct een volledig overzicht van de leveringen, de financiële status daarvan en inzicht in wat er aan de balie van een vestiging gebeurt. Verder is remote gebruik mogelijk, al is dat vooral relevant voor de boekhouding, voor baliemedewerkers ligt dat natuurlijk anders. De administratieve zaken op het hoofdkantoor en de administratie van de franchisenemers zijn nu voor het grootste deel geautomatiseerd. Het resultaat is een volledig geïntegreerde beheersing van het primaire proces, via één ingang.
Proactief
De architect van het systeem is Edan en de verdere ontwikkeling het systeem wordt ook in samenwerking met Edan gedaan. Van Mook: ‘Edan is proactief en komt steeds met ideeën voor verbeteringen. We hebben ook de ervaring dat die ideeën elke keer weer tot de beoogde voordelen leiden. Denk aan voorstellen voor een snellere, efficiëntere manier van bestellen. Hierdoor zijn wij in staat ons service-aanbod te verbeteren. Op basis van wensen van gebruikers, is er stap voor stap gewerkt naar een volledige integratie. Een groep van onze belangrijkste gebruikers geeft regelmatig feedback op de releases die elk jaar plaatsvinden. We weten dat zo’n systeem nooit echt klaar is. Er is bijvoorbeeld nog geen hrm in opgenomen. We blijven het systeem daarom samen doorontwikkelen en houden daarbij natuurlijk rekening met de wensen van de gebruikers.’
Uitbreidingsplannen
Zoals gezegd heeft The Alwaysbemobile Company een explosieve groei doorgemaakt. Ondanks het erg lastige economische klimaat en de krimpende markt heeft het bedrijf in 2012 de recordomzet van 2011 herhaald: 146 miljoen euro. Het bedrijf heeft zelfs uitbreidingsplannen. Die plannen hebben betrekking op geografische groei – het bedrijf is nog niet zo sterk vertegenwoordigd in België als in Nederland – en groei van services met name online. Verder is The Alwaysbemobile Company onlangs in het Verenigd Koninkrijk begonnen met het neerzetten van het Profile Tyrecenter-concept, inclusief alle it-systemen. De geboden services bestaan op dit moment vooral uit bandenservices en het bedrijf wil dit op termijn mogelijk uitbreiden naar onderhoud, glas en tweedehands verkoop.
Bijzonder is dat personeelsbezetting bij lange na niet evenredig meegroeit. Het toegenomen werk wordt voornamelijk opgevangen met de automatisering. Van Mook: ‘Op termijn voorzien we een grote uitbreiding van het systeem, want we gaan ons meer toeleggen op de online verkoop, rechtstreeks aan de consument. Dat moet voor onze organisatie een grote omzetgroei opleveren. De online winkel moet daarvoor natuurlijk wel gekoppeld worden aan het erp-systeem. Dan hebben we weer een volledige integratie van de bestelling, logistiek, levering en financiële afwikkeling. Al deze koppelingen zullen door Edan worden gerealiseerd. Verder hebben we een onderzoek lopen naar de inzet van een customer relationship management pakket zoals Dynamics CRM. Ook hier zal Edan als partner ingeschakeld gaan worden.
