Het Streeklaboratorium voor de Microbiologie in Twente en de Gelderse Achterhoek streeft ernaar de werkzaamheden en eigen organisatie zo efficiënt mogelijk in te richten. Een van de maatregelen hierin is de volledige digitalisering van de eigen personeelsadministratie. Via een specifieke oplossing van documentspecialist OSN op basis van NSi AutoStore, is alle personeelsinformatie online verzameld en toegankelijk.
Het Laboratorium Microbiologie TA werkt met een team van microbiologen, analisten en ondersteunende staf aan de gezondheid van patiënten in de eerste- en tweede lijn en de hygiëne van zorginstellingen. Zeer gespecialiseerd werk, waarbij veel administratie komt kijken. Bovendien is het van belang de onderzoeksresultaten snel beschikbaar te hebben voor verdere behandeling. Sinds de oprichting in 1947 is de rode draad in het werk van het laboratorium dan ook zorgvuldigheid en efficiëntie. Dit geldt niet alleen voor de onderzoeken, maar voor de gehele organisatie.
Processen optimaliseren
Het Laboratorium Microbiologie TA (LabMicTA) is voortdurend bezig de eigen processen te optimaliseren. Zo is er een specifiek laboratorium-managementsysteem geïmplementeerd, en wordt er gekeken naar manieren om de interne logistiek en aanverwante processen te verbeteren. Een belangrijk element daarin betreft de stroomlijning van informatieprocessen en de digitalisering van papieren documenten, zoals personeelsadministratie. Het laboratorium gebruikt reeds lange tijd hr-software van Raet, maar wilde af van de papieren administratie, met name de personeelsdossiers. De projectverantwoordelijke van LabMicTA: ‘Het papieren archief willen we minimaliseren en er, met het oog op de toekomst, een flexibel, digitaal alternatief voor terug. Raet Online biedt de mogelijkheid voor een portal, maar we moesten een manier vinden om de bestaande documenten goed en gemakkelijk te importeren.’
Op het eerste gezicht leek een dure bulk-scanoplossing de enige manier. Dit wordt door diverse partijen zoals de grote printerleveranciers aangeboden. Nadeel is echter dat het dan een eenmalige actie is, zonder toekomstperspectief en bovendien wilde het laboratorium de privacygevoelige gegevens liever niet door een externe partij laten verwerken. De consultants van OSN vonden echter een betere oplossing. ‘OSN dacht goed mee en kwam met een alternatieve benadering, waarbij we het hele proces in eigen beheer konden doen, op een veel goedkopere manier. Bovendien was dit een oplossing die ons in staat stelde ook in de toekomst papieren documenten makkelijk te digitaliseren.’
Papieren document direct in Raet
Het laboratorium koos voor een oplossing met NSi AutoStore van Notable Solutions. Hierbij worden documenten gescand en automatisch of handmatig van aanvullende informatie in de vorm van metadata voorzien. Vervolgens gaat elk document automatisch naar de juiste locatie in Raet. Snel, met de juiste bestandsnaam en in het juiste bestandsformaat. OSN heeft deze koppeling bedacht en weten te realiseren door de scan-apparatuur, de capture en workflow middleware AutoStore en de hr-portal Raet Online op elkaar af te stemmen. ‘Voor zover ik weet, is een vergelijkbare constructie niet eerder ontwikkeld. Er bestaat geen standaard koppeling tussen de multifunctionals en Raet, maar OSN bedacht er eentje op basis van AutoStore. We hebben dus een unieke oplossing hier draaien.’
De eerste stap is het scannen van een dossier. Tijdens het scannen van een los document kan een medewerker handmatig metadata invoeren voor een goede verwerking, of er kan gebruik worden gemaakt van een barcodeformulier met die metadata. Dit is vooral handig in geval van een verzameling vergelijkbare documenten, ofwel een batch. Na de druk op de knop neemt AutoStore het over. Het document en de metadata worden gescand en gevalideerd, het document wordt geoptimaliseerd voor Raet en van een juiste omschrijving voorzien. Deze bestanden worden vervolgens omgezet in een passend format voor Raet en op de server gezet. De Raet-software controleert zelf elk half uur of er nieuwe gegevens op de server staan, om deze automatisch te importeren. Dus wanneer AutoStore iets gereed zet, is het binnen een half uur terug te vinden in Raet Online.
Tijdsbesparing
De projectverantwoordelijke binnen LabMicTA is tevreden over de inventieve oplossing en gerealiseerde tijdsbesparing: ‘Hoewel het aantal documenten in een dossier verschilt, zou je al gauw drie kwartier kwijt zijn aan het handmatig digitaliseren en invoeren op de juiste plek in Raet. Los van het feit dat je technische kennis moet hebben om de juiste bestandsformaten voor Raet te maken, zoals XML-bestanden. Met de OSN-oplossing op basis van AutoStore vraagt de scaninspanning van een medewerker hooguit enkele minuten. De rest gaat automatisch. Als je deze gedachtegang doortrekt zou een handmatige digitalisering anderhalve maand duren, terwijl het nu in theorie niet meer dan anderhalf uur hoeft te kosten.
Naast de tijdsbesparing neemt het archief nu ook niet langer kostbare fysieke ruimte in. Bovendien is de digitale informatie uiteraard veel gemakkelijker en sneller toegankelijk en te doorzoeken.
Toekomst
Het succes van de workflow-oplossing voor de hr-afdeling smaakt naar meer. OSN ontwikkelt momenteel een tweede scanproces om papieren documenten zoals aanvraagformulieren direct op de juiste plaats in het laboratoriummanagementsysteem te krijgen. Een dergelijke uitbreiding is goed mogelijk dankzij AutoStore, omdat het een capture-platform is waarbinnen verschillende workflows zijn te definiëren. Investeren in nieuwe hard- of software is dus niet nodig, ook als men besluit elektronische documenten of capturing vanaf mobiele apparaten toe te voegen aan de workflow. Het laboratorium kan de dienstverlening op deze manier nog verder verbeteren en efficiënter maken.
