Steeds meer organisaties maken gebruik van mobile devices. Omdat de huidige (Windows)applicaties niet geschikt zijn voor het werken op dit soort apparaten, kunnen de apps eenvoudig hun weg naar het applicatielandschap van het bedrijf vinden. Deze ontwikkeling wordt de basis voor een verschijnsel in de nabij toekomst: Cloud-oerwoud!
De ict-afdelingen van veel bedrijven zijn al een tijdje bezig met het uitstippelen van een transitiepad van het huidige traditionele desktopmodel naar het nieuwe hybride model (tablet+desktop). Omdat deze transformatie vrij veel tijd in beslag neemt gaan de eindgebruikers, buiten de ict-afdeling om, van (gratis) apps gebruik maken. Deze krijgen langzamerhand een vaste plek in de bedrijfsprocessen en het applicatielandschap, naast de business applicaties. We kennen al dit gedrag als ‘Shadow IT’.
De externe apps zijn niet de enige die het applicatielandschap en de informatievoorzieningen beïnvloeden. Herinner je je jaren geleden, de hulpmiddelen voor verschillende afdelingen die gebaseerd op Microsoft Access en Excel door applicatiebeheerders gemaakt werden? Een informatievoorziening die gebouwd was met een onoverzichtelijke structuur en met communicatiekanalen naar verschillende databases (SQL-views, ODBC-koppelingen et cetera) of bronnen op het netwerk. Iets wat onschuldig als een hulpmiddel aan een aantal gebruikers werd aangeboden, was in de loop van de tijd in zijn ongestructureerde vorm, de businessapplicatie geworden. Dit verschijnsel zullen we ook met apps weer terug zien. De bijgeschoolde applicatiebeheerders of de enthousiasme jonge stagiair die via een cursus het maken van apps geleerd heeft, zullen zeker in de voetsporen van hun voorgangers treden.
SaaS, begin van een oerwoud
Het veranderen van het traditionele applicatielandschap naar een hybride model kent verschillende problemen en uitdagingen. SaaS-leveranciers maken gebruik van deze situatie door hun software (apps) eenvoudig en zeer voordelig (soms gratis) beschikbaar te stellen. Kijk uit voor addertjes onder het gras! Dit zorgt niet alleen voor de enorme verstoring van het applicatielandschap en verschuiving naar verschillende plekken (op internet) maar ook voor het versnipperen en verspreiden van data en informatiebronnen.
Het tweede aspect van deze ontwikkeling is het effect op de bedrijfsontwikkelingen in de toekomst. Niet voldoende controle en beschikking hebben over de databronnen en de indeling daarvan zou effect kunnen hebben op verschillende bedrijfsontwikkelingen zoals overname of samenwerking/consolidatie in de toekomst. Wanneer bijvoorbeeld bij een overname gedacht wordt aan consolidatie en integratie van afdelingen van twee verschillende bedrijven, inclusief de bedrijfsapplicaties en de hieraan gerelateerde processen, dan kan het consolideren van deze verspreide data en informatiebronnen nog wel eens een grote en misschien kostbare uitdaging worden.
Wen aan de jungle!
Het is een feit dat de ict-voorzieningen en bedrijfsprocessen in de toekomst niet meer bij elkaar en binnen de bedrijfsmuren blijven. De traditionele architectuur en het landschap krijgen zeker een andere vorm. Deze wijziging vereist de hervorming van bedrijfsprocessen, verlaten van de oude mindset en voorbereiding op het nieuwe paradigma-shift :’cloud-oerwoud’. Je weet het niet, misschien staat er nu al een deel van je bedrijfsapplicaties en processen buiten je bedrijfsmuren (Shadow IT). Ga dan snel aan de slag, bedenk een aanpak voor deze transitie, want het transformatieproces naar de wereld buiten je ict-afdeling is al door je gebruikers geïnitieerd en begonnen. Nu jij!
Als de business applicaties en de (mobile) app van dezelfde database gebruik maken vindt er geen versnippering van informatie plaats. Dat kan bereikt worden met een SaaS business applicatie, waar de database in de cloud staat. Als een leverancier van een SaaS business applicatie gratis apps aanbiedt dan is er geen “addertje onder het gras”, maar juist bevorderlijk voor het anywhere, anytime gebruik. Zo hoeft SaaS dus niet het begin van een oerwoud te zijn.
Maar het wordt leuk als de gebruiker diensten gebruikt van diverse SaaS business applicaties die ook nog eens met elkaar samenwerken. Leuk voor gebruikersbeheer (SSO etc.). It’s a jungle out there .
Pieter,
Ergens heb je gelijk in. Ik had in het artikel iets gezegd over “het uitstippelen van traditionele desktopmodel naar het nieuwe hybride model (tablet+desktop)” Ik ben het met je eens, wat je hierboven aangeeft komt overeen met deze fase.
Het veranderen van applicatiearchitectuur waardoor een (mobile)app van dezelfde database gebruik gaat maken als de interne applicatie is een verstandige stap richting het creeren van een hybride desktopmodel.
Maar hoeveel organisaties pakken dit vraagstuk zo aan? Men gaat eerder naar apps in de App Store, Play Store etc kijken dan een grondige aanpak zoals jij aangeeft.
Als een leverancier bij haar product ook een App aanbiedt (zoals Exact) dan zie ik het zeker niet als “addertje onder het gras”. We zien vaak omgekeerd: (gratis)App is “het product” van een leverancier en niet ” bijproduct” (naast core-product). In dit geval zeg ik, kijk uit voor addertje onder het gras.
Cordny,
Dat klopt, dat wordt best interessant maar het is anders dan met beleid een hybride desktop-model creeren.
Je kunt op dit moment met wat knutselen op sommige lagen wat koppelingen tussen verschillende SaaS-oplossingen leggen. 100% optimaal is het (nog)niet. Denk je dat de grote (SaaS) aanbieders zoals Google, MS, AWS etc deze 100% toelaten? Zou dit hun vendor lock-in beleid niet tegenwerken?
Reza,
het kan ook zijn dat ze een open technologie maken die het mogelijk maakt onderling te communiceren mits ze de juiste permissies hebben. Maar let op , dat kan heel technisch worden.
Reza, wederom een artikel wat lekker weg leest en inderdaad speelt bij veel bedrijven. Het oerwoud waar je over spreekt bestaat al heel lang en is een organisatorische uitdaging, meer dan ooit, omdat de techniek nu meestal wel goed werkt en zelfs op grote schaal.
Een organisatie die niet goed onder controle is doet ook andere dingen zoals willekeurige printers kopen, tien verschillende desktops, voor iedere klant een database maken en deze zijn ook nog voor iedere klant verschillend, of denk aan de Excel en Access oplossingen die je beschrijft, of aan het mobiele telefoonbeleid. Het punt wat ik wil maken is dat als je geen beleid of governance voert is SaaS slechts een onderdeel van je probleem wat je al in meerdere vormen hebt.
Ik ben het helemaal met je eens dat er een application-sprawl kan ontstaan als je hier niet van te voren over nadenkt, maar bedrijven die dat laten gebeuren hebben ook al andere kenmerken waardoor efficiëntie ver achter blijft.
Te strigent beleid is dan ook weer niet goed omdat je dan inderdaad shadow IT in de hand werkt (iets wat je ook met Excel en Access hebt).
Mijn punt is dat grip niet vanzelf gaat en dit dus een organisatorische uitdaging is.
Wat betreft integratie vind ik juist dat SaaS producten zeer sterke volwassenheid in bereiken. Steeds meer oplossingen maken gebruik van de facto standaarden om data te delen en diverse apps te integreren (REST API’s met JSON indeling) en ook op autorisatie en authenticatie worden grote stappen gemaakt, juist omdat dit oerwoud probleem een probleem is wat schreeuwt om een oplossing en omdat ieder bedrijf tegen dezelfde uitdaging aanloopt.
Maar laat deze jungle een bedrijf niet weerhouden om nieuwe mogelijkheden te adopteren! Juist doordat veel zaken gescheiden zijn (HRM doet geen boekhouding, doet geen productie, productie doet niets met de generieke saas stack, et cetera) kunnen ze meer dan ooit makkelijk gekoppeld maar ook ontkoppelt worden. Met een goed beleid er overheen zoals risico analyse, protocol, security check, opname beleid, et cetera, wordt het meer dan ooit mogelijk flexibel met je organisatie om te gaan en steeds weer keuzes te kunnen maken die een voordeel opleveren zonder dat je verplicht jaren aan een leverancier vastzit. Dag! ingewikkelde licenties, moeilijk onderhandelingen, hallo! vrijheidn en marktwerking.
Dus laat de bedreiging van makkelijke SaaS nu juist ook een grote kracht zijn! Niet denken in beperkingen, maar in mogelijkheden!
Angst voor chaos als gebruikers zelf iniatief gaan tonen komt imo bijna altijd voort uit angst om de controle (of je baan) te verliezen. Als een business owner een andere tool denkt nodig te hebben om zijn doelen te bereiken, so be it (mindfullness).
Jij hebt namelijk als IT beheerdermanager allang aangegeven met welke primaire applicaties de primaire processen worden ondersteund en waar de ruimte ligt voor iniatief. Iniatief kan vervolgens alleen maar gewaardeerd en omarmd worden.
Geef de manvrouw verantwoordelijkheid en maak hem deel van het probleem en de oplossing. Ondersteun en faciliteer dergelijk
iniatieven en je baan is veilig voor de lange termijn. De controle was je toch al kwijt (en heb je vermoedelijk nooit gehad)
Aangezien ‘Shadow IT’ een kapstokbegrip is dat betrekking heeft op ongeautoriseerde IT-oplossingen welke zich niet per definitie buiten de grenzen van een organisatie hoeven te bevinden is het misschien beter om te spreken over ‘Stealth IT’ omdat bij uitbesteding het zicht op IT veel minder wordt. En dat bemoeilijkt vaak de beheerprocessen waardoor SaaS misschien wel effectief (doeltreffend) maar nog niet altijd efficient (doelmatig) is.
A(a)PI(e)S in het oerwoud aan puntoplossingen bemoeilijken de integratie want keuze voor een oplossing wordt vaak gemaakt door de business die meestal dus niet ‘onder de motorkap’ kijkt. Ook Mowgli (Henri) blijft dit halsstarrig weigeren waardoor zijn beleid en controle dus los van elkaar lijken komen. Neem als voorbeeld HRM welke naar mijn opinie dus een bronbeheerder is voor de authenticatie. Disconnected processen zijn weer vaak de bron van fraude dus kijk eerst naar de processen, dan de middelen en als laatste pas naar de plaatsing.
Ewout, ik voel me altijd gevleid met je aandacht waarbij ik neergezet wordt als een kleurrijke rol voor diverse verhalen. (Multatuli, Jungle Book, Fokke en Sukke en ga zo maar door).
Mowgli was misschien wat naïef, uiteindelijk bracht het hem ver, mede omdat karakters met een groot hart hem af en toe behoeden voor zijn gemaakte fouten geboren uit goede wil.
Laten we niet te theoretisch discussiëren want voor elk argument kun je altijd wel weer tegenargumenten voeren. Pas als in inzoomt op voorbeelden kun je wellicht tot goede inzichten komen.
Stel een afdeling wil wat meer gaan jagen en besluit om CRM als SaaS oplossing af te nemen. Een zeer groot deel van de CRM pakketten biedt wel een vorm van integratie aan (API’s / Webservices), meestal gericht op eigen diensten of een specifiek eco systeem, maar steeds vaker ook op eigen oplossingen. Wil je later een CRM vervangen dan kun je als onderdeel van je exit strategie vaak data wel makkelijk toveren in een verplaatsbaar formaat. Nadeel is wel dat je techneuten nodig hebt om koppelingen te maken en je dit ook weer goed moet doen anders kun je geen afscheid nemen. Maar steeds meer as a service oplossingen zijn geen eilandjes meer.
Wat ik echter vaak zie is dat er maatwerk gebouwd wordt om standaard pakketten heen, dat zorgt vaak wel voor een lock-in en een stevige beperking bij het afscheid nemen. En je hebt gelijk, dat de business vaak beslist, maar een slimme IT afdeling die faciliterend werkt en niet vanuit angst gedreven is kan dan wel bruikbare input leveren waardoor de business goede beslissingen kan maken en daarmee versterken ze elkaar juist weer. Het hangt dus echt af van je organisatie of SaaS een vloek of een Zegen is. Zoals zo vaak Aandacht (Vitamine A) en Respect voor elkaars werk en gelijkwaardigheid zijn de sleutel.
Henri,
Dank voor je reactie.
Ik vind de oorzaak van het probleem zoals je benoemd hebt (geen beleid of governance voeren/hebben) zeer terecht. Maar hoe kan ik aan de gebruikersorganisatie verkopen dat ze nog even moeten wachten voor een ShareFile oplossing en het beleid omtrent hybride applicaties terwijl ze eenvoudig en buiten ict om van Dropbox gebruik kunnen maken!
Er zijn tal van bedrijven en overheidinstellingen die een application-sprawl hebben. Gebaseerd op hun huidige situatie zou ik het niet vreemd vinden als ze dit oerwoud met SaaS oplossingen nog erger maken.
Ik heb op dit moment wat andere ervaring met integratie van verschillende SaaS oplossingen dan jij misschien. In het kort: heel slecht! Maar zoals je aangaf ben ik ook van mening dat dit punt in de toekomst meer aandacht krijgt wanneer de standaardisatie in de cloud-computing verder doorgevoerd is.
De bedreiging van dit cloud-oerwoud is een feit maar ik ben ook zoals jij van mening dat niks doen geen optie is.Daarom zei ik, wen aan de jungle en maak er werk van.