Ook documentmanagement onttrekt zich niet aan de trend richting de cloud. Nu de cloud-versie van een platform zoals SharePoint nagenoeg dezelfde functionaliteit biedt als de on-premises-versie, zijn alle faciliteiten voor documentmanagement vanuit de cloud beschikbaar. Daardoor wordt SharePoint steeds meer gezien als een gebruiksvriendelijk alternatief voor de traditionele systemen voor documentmanagement. Terecht, maar het neemt niet weg dat een SharePoint-omgeving zonder gedegen voorbereiding kan resulteren in een onoverzichtelijke en slecht te beheren omgeving.
Laat ik meteen een mogelijk misverstand uit de weg ruimen: SharePoint – zonder maatwerk – is niet in alle gevallen geschikt als vervanger van een traditioneel documentmanagementsysteem. Zeker in omgevingen waarin conform wet- en regelgeving (zoals bijvoorbeeld de NEN 2082 normering) hoge eisen worden gesteld aan de opslagvorm zijn traditionele documentmanagementsystemen meestal nog de beste oplossing. Maar in de overige gevallen komt SharePoint beslist in aanmerking, zeker in combinatie met Microsoft Office, waar documentmanagement oplossingen al in hoge mate aanwezig en daardoor feilloos aansluiten bij de programma’s (Word, Excel) die medewerkers al kennen.
Het voordeel van de cloud-versie van SharePoint is dat dit inmiddels vrijwel dezelfde functionaliteit heeft als de on-premises-versie. Het tegelijkertijd wijzigen van dezelfde documenten en elkaars wijzigingen kunnen zien, het ontsluiten van bedrijfsapplicaties en sinds kort het aggregeren van inhoud op basis van de geavanceerde zoekmogelijkheden zijn in beide versies mogelijk. Een belangrijke tekortkoming in de voorgaande cloud-versie van SharePoint op het gebied van documentmanagent was het ontbreken van de archiefsites (recordscentrum). Hierdoor was het niet mogelijk om documenten na een bepaalde periode over te brengen naar het archief. Dit is nu wel het geval.
Een ander voordeel van de cloud-versie is dat Microsoft er strategisch voor kiest alle cloud-producten voor te laten lopen qua functionaliteit. Een specifiek voorbeeld voor de cloud-versie van SharePoint is de integratie met Yammer, het sociale netwerk voor bedrijven. Dit werd als eerste aangeboden in de cloud-versie en pas later in de on-premises-versie toegevoegd. Ook de integratie tussen de andere cloud-diensten van Microsoft wordt steeds beter, denk hierbij aan diensten van bijvoorbeeld de integratie met Dynamics CRM, Exchange, Lync en op termijn mogelijk Dynamics AX.
De redenen om voor documentmanagement in de cloud te kiezen zijn in hoge mate gelijk aan de afweging in de keuze voor andere cloud-diensten, namelijk:
- Licenties worden gekocht in abonnementsvorm en kunnen eenvoudig naar behoefte op- en afgeschaald worden. Hierdoor wordt er altijd betaald naar gebruik en hoeft er geen initiële investering te worden gedaan.
- De keuze hoeft niet vanzelfsprekend tot een zwaar en langdurige traject te leiden maar maakt het mogelijk om met een aantal gebruikers, dus een beperkt aantal licenties, te starten. Deze gebruikers hebben direct de beschikking over de volledige functionaliteit.
- De beveiliging van de locaties waar de data zich bevindt en de deskundigheid van het technisch beheer is van een zeer hoog niveau, dat bijna niet te bereiken is door een individuele organisatie. In het geval van de Microsoft Cloud oplossingen is de opzet hiervan volledig transparant en onderbouwd door diverse certificaten.
- De kosten van opslag in combinatie met een uptime van 99,9% zijn laag vergeleken met on-premises high-availability opslag.
Tot slot, de keuze voor documentmanagementoplossingen met SharePoint in de cloud, lokaal of een combinatie van beide (hybride) is niet altijd even eenvoudig en van meerdere factoren afhankelijk. Bevindt de documentmanagementoplossing zich in een complexe omgeving met veel koppelingen naar externe systemen, dan kan on-premises de beste keuze zijn. Is de wens om daarnaast laagdrempelig met externe personen samen te werken, dan kan een hybride omgeving zeer geschikt zijn. Kortom er zijn meerdere mogelijkheden. We adviseren klanten zoveel mogelijk rekening te houden met de cloud-versies, ook al lijkt dit op korte termijn niet van belang. Hier kan rekening mee worden gehouden door bijvoorbeeld bij het realiseren van maatwerk de standaarden en best-practices die gelden voor de cloud te volgen. Het voordeel hiervan is dat op het moment je besluit over te gaan naar de cloud, je hierop bent voorbereid. Eén ding is duidelijk de cloud is een trend die blijft!
Jasper Staal
