Innovatie is de levensader van onze westerse economieën. Terecht dat dit binnen Europa veel aandacht krijgt. De Nederlandse overheid vindt het ook belangrijk en doet letterlijk een duit in het zakje door innovatieve initiatieven te ondersteunen met subsidies. Helaas toont dezelfde overheid in deze (weer eens) schizofreen gedrag door organisaties met innovatieve ontwikkelingen buiten de deur te houden met gestandaardiseerde inkooptrajecten.
Om complexe ict-aanbiedingen onderling te vergelijken hebben organisaties – en de Nederlandse overheid voorop – inkoopafdelingen opgericht. Door specialisme en verdere efficiëntie zijn deze afdelingen geëvalueerd tot ‘inkoopfabrieken’ die volgens vaste richtlijnen, procedures, voorwaarden en regels zijn gaan werken. Dit kwam samen in de(openbare) uitbesteding, wat de standaard werd voor inkopen van grootschalige ict. Een voorwaarde was in dit traject zeer duidelijk: Op ‘buiten de lijntjes’ kleuren, stond als ‘straf’ uitsluitsel van het verdere proces.
Resultaat ondergeschikt
Vooral de diverse overheidsorganen bedienen zich veelvuldig van de ‘openbare aanbesteding’ om hun inkoopproces te stroomlijnen en te voldoen aan Brusselse wetgeving. Het gevolg is dat hiermee niet langer ingekocht wordt wat de business werkelijk nodig heeft, maar een product dat door de meest creatieve leverancier in het aanbestedingsformat verpakt is.
Door de simplificering en stroomlijning van de inkoopprocessen is een belangrijke factor verdwenen: ‘inhoudelijke materiekennis’. Dit gebrek zorgt ervoor dat je product als een auto in het ‘koets-en-paarden tijdperk’ helaas kansloos aan de kant wordt gezet. Als we op dit proces inzoomen dan zien we al dat de beoordeling in de eerste selectiefase door bijvoorbeeld stagiairs wordt gedaan met behulp van de Shift F7 opzoekfunctie! Hier begint het feest, het resultaat is ondergeschikt gemaakt aan het proces.
ICT kosten benchmark
Aanleiding voor dit opiniestuk is een uitnodiging om mee te doen aan een request for proposal (rfp) van een landelijk overheidsorgaan. Het betrof hier een ict-kosten benchmark van de kantoorautomatisering.
Om een goede benchmark uit te voeren is de kwaliteit van de data waarop de analyse plaats vindt van groot belang. De traditionele benchmarks maken gebruik van enquêtes en lange invullijsten om deze data te verzamelen. Aan deze manier van werken kleven diverse nadelen:
- Foutgevoelig
- Gevoelig voor interpretatieverschillen bij het beantwoorden van de vragen
- Arbeidsintensief
- Legt een grote belasting op de bestaande organisatie
- Compleetheidscheck moeizaam uit te voeren
- Lange doorlooptijd waardoor de actualiteitswaarde van het onderzoek achteruit gaat
- Doordat de gegevens in de ‘Peer’ database ook op deze manier tot stand komen, neemt de foutmarge van het eindresultaat toe.
Doordat de kwaliteit van het dataverzamelen bepalend is voor het eindresultaat, zien we hierdoor dat conclusies en aanbevelingen hoog over, vaag en een ‘open deur’ karakter hebben. Inmiddels zijn er al innoverende ontwikkelingen gaande waarbij het verzamelen, rubriceren en interpreteren van data geautomatiseerd gebeurd.
Met zelflerende analyse tools en big data-concept benaderingen, wordt het mogelijk om de data die altijd al in de systemen van de klant zit, veel sneller, met minder inspanning en vrijwel foutloos te verzamelen en te analyseren. Hiermee zijn de belangrijkste drie nadelen: ‘kostbaar, tijdinvestering klant en mager eindresultaat’, omzeilt, want met betere data worden de adviezen en aanbevelingen specifieker en beter gericht op het werkelijke onderliggende probleem in plaats van op symptomen.
Hoe verder?
De crisis heeft veel stuk gemaakt, helaas niet de openbare aanbesteding. Het is tenslotte een efficiënte manier van inkopen voor procurement. Krijg je dan wat je wilt? Niet echt, maar je krijgt het wel tegen de beste prijs! Maar is dat echt de beste prijs? We weten het al ‘goedkoop is duurkoop’.
Openbare aanbestedingen worden uitgeschreven op basis van ervaringen uit het verleden. Innovatieve ontwikkelingen worden daardoor helaas gemist. En juist van de overheid zou je verwachten dat ze hun (subsidie) investeringen zouden koesteren door voorop te lopen in het veranderingsproces van inkoop om zo toegang te krijgen tot verbeterde producten en diensten.
Is het daarom niet tijd voor een renovatie van het aanbestedingstraject? Juist om de mogelijkheden van innovatieve oplossingen naar boven te laten komen in plaats van af te laten vallen op basis van vooraf opgestelde regels en procedures. Op basis van de investeringen die de overheid doet in innovatie zou je verwachten dat ze als eerste van de resultaten zouden willen profiteren.
Kurt de Koning, managing partner Ratio Consultants
@Kurt
er zijn best wel mogelijkheden om innovatie in een aanbesteding naar voren te laten komen, alleen als het een aanbesteding is tegen de laagste prijs zal dat nooit gaan lukken, je kan alleen commodities tegen de laagste prijs kopen, dus het niveau van dertien in een dozijn.
Goed verhaal!
De overheid zou waarschijnlijk best innovatie willen stimuleren, maar is daartoe niet in staat.
Waarom niet? Om open te staan voor innovatie moet je afstappen van wat je gewend bent en nadenken over je werkelijke behoefte. Iemand die gewend is boterhammen met hagelslag te eten, zal ‘hagelslag’ op zijn boodschappenlijstje zetten. Daarmee vallen alle soorten innovatief broodbeleg af, om nog maar te zwijgen over innovatief voedsel waar helemaal geen boterham onder hoeft.
Iemand die data wil opslaan, zal op deze manier op zoek gaan naar de beste en goedkoopste hard disk en nooit op een cloud-oplossing uitkomen.
Hoe zou dit kunnen veranderen? Allereerst moet de behoeftesteller zijn echte behoefte goed kunnen scheiden van de oplossingen, die hij kent. Vervolgens moet de inkoper (of het geautomatiseerde inkoopsysteem) in staat te beoordelen in hoeverre aanbiedingen van leveranciers in deze werkelijke behoefte voorzien.
Gaat dat ooit gebeuren? Hmm, ik ben bang van niet.
Of aanbestedingen de oorzaak zijn laat ik een beetje in het midden omdat gebrek aan visie (en durf) door de afrekencultuur me mede debet lijken aan de situatie. Opvallend vaak wordt nog voor een oplossing gekozen nadat een soortgelijke organisatie is geconsulteerd, die echter wijselijk zwijgt over alle tekortkomingen om zo de schone schijn op te kunnen houden. Benchmarks zijn dan ook meestal niet erg objectief omdat het halen van een score nog niets zegt over het behalen van het gewenste resultaat. En opmerkelijk vaak is hele aanbestedingstraject ook al uitbesteed waardoor de lamme de blinde door ICT land leidt. Of over het spoor want het gaat niet alleen mis in de ICT sector.
Kurt,
“Openbare aanbestedingen worden uitgeschreven op basis van ervaringen uit het verleden”
Ik denk dat de openbare aanbestedingen worden uitgeschreven op basis van kopiëren/plakken dan “ervaring” uit verleden! Als ze enigszins de ervaring uit verleden hadden gebruikt dan zouden we nu wat verbeteringen kunnen zien.
Het is opvallend dat ze geen aandacht besteden aan de pijn punten voor de inschrijvers (ze moeten toch uitgemolken worden) maar wel aandacht besteden aan het behalen van meer voordeel uit aanbestedingen. In dit kader wil ik verwijzen naar eisen rondom zaken zoals Social Return waardoor de inschrijver verder zijn lage marge naar beneden moet bijstellen.
Het is toch niet eerlijk om de zooi die de opdrachtgever gemaakt heeft tegen een lage prijs en met hoge kwaliteit op te knappen.
Het inkooptraject en de inkoopregels moeten vernieuwd worden. In dit kader moeten de voordelen en nadelen eerlijk tussen opdrachtgever en opdrachtnemer verdeeld worden. Dit is pas mogelijk als de aanbestedingen anders opgesteld en uitgeschreven worden. Gebaseerd hierop zal je zien hoe succesvol een project uitgevoerd en afgerond kan worden, iets wat we de afgelopen jaren flink bij de ict-projecten van de overheid gemist hebben.
@Maarten, een aanbesteding op prijs winnen we op afstand. Echter men begrijpt de oplossing/aanbieding niet (volledig) omdat men eerst een (paradigma)shift moet ondergaan. Dat neem ik niet kwalijk want het is vrijwel niet mogelijk om zonder hulp spontaan het kwartje te laten vallen. Helaas lukt dat alleen in een face-2-face gesprek. En dat laatste is bij een aanbesteding niet mogelijk.
@Reza, Gebruik maken van ervaringen uit het verleden is net iets anders dan leren van ervaringen uit het verleden. Helaas blijft het laatste achterwege waardoor het idd een copy/paste exercitie wordt.
Wat overigens ook niet eerlijk is om zo laag (onder de kostprijs) te bieden op een aanvraag dat de opdracht op prijs gewonnen wordt. Vervolgens komt er geen accountmanager op het account maar een advocaat die het contract uit zijn hoofd kent en bij elke vraag ‘meerwerk’ roept om zo het contract toch winstgevend te maken.
Reza,
Zeer herkenbaar wat je schrijft.
Ik zie ook veel copy/paste werk.
Waar in op zich wel om innovatie gevraagd wordt, maar waar nog te veel naar de laagste prijs wordt gekeken.
Ik heb hier in het verleden al eens wat over geschreven:
https://www.computable.nl/artikel/opinie/diensten/4877663/2380656/een-draak-van-een-aanbesteding.html
@Kurt,
dat kan wel, daar zijn andere paden voor in EU-aanbestedingsland… 🙂
iets anders verwacht van de overheid ?
Vergeef het hun, want zij weten niet wat zij doen 😛
Er zijn verschillende methoden om binnen een EU aanbesteding innovaties uit te vragen. Daarnaast zijn er vaak marktverkenningen, waarbij leveranciers gevraagd wordt naar de oplossing op een bepaald gebied.
In veel gevallen gaat het om commodity en daar is prijs een belangrijke drijfveer.