Innovatie is de levensader van onze westerse economieën. Terecht dat dit binnen Europa veel aandacht krijgt. De Nederlandse overheid vindt het ook belangrijk en doet letterlijk een duit in het zakje door innovatieve initiatieven te ondersteunen met subsidies. Helaas toont dezelfde overheid in deze (weer eens) schizofreen gedrag door organisaties met innovatieve ontwikkelingen buiten de deur te houden met gestandaardiseerde inkooptrajecten.
Om complexe ict-aanbiedingen onderling te vergelijken hebben organisaties – en de Nederlandse overheid voorop – inkoopafdelingen opgericht. Door specialisme en verdere efficiëntie zijn deze afdelingen geëvalueerd tot ‘inkoopfabrieken’ die volgens vaste richtlijnen, procedures, voorwaarden en regels zijn gaan werken. Dit kwam samen in de(openbare) uitbesteding, wat de standaard werd voor inkopen van grootschalige ict. Een voorwaarde was in dit traject zeer duidelijk: Op ‘buiten de lijntjes’ kleuren, stond als ‘straf’ uitsluitsel van het verdere proces.
Resultaat ondergeschikt
Vooral de diverse overheidsorganen bedienen zich veelvuldig van de ‘openbare aanbesteding’ om hun inkoopproces te stroomlijnen en te voldoen aan Brusselse wetgeving. Het gevolg is dat hiermee niet langer ingekocht wordt wat de business werkelijk nodig heeft, maar een product dat door de meest creatieve leverancier in het aanbestedingsformat verpakt is.
Door de simplificering en stroomlijning van de inkoopprocessen is een belangrijke factor verdwenen: ‘inhoudelijke materiekennis’. Dit gebrek zorgt ervoor dat je product als een auto in het ‘koets-en-paarden tijdperk’ helaas kansloos aan de kant wordt gezet. Als we op dit proces inzoomen dan zien we al dat de beoordeling in de eerste selectiefase door bijvoorbeeld stagiairs wordt gedaan met behulp van de Shift F7 opzoekfunctie! Hier begint het feest, het resultaat is ondergeschikt gemaakt aan het proces.
ICT kosten benchmark
Aanleiding voor dit opiniestuk is een uitnodiging om mee te doen aan een request for proposal (rfp) van een landelijk overheidsorgaan. Het betrof hier een ict-kosten benchmark van de kantoorautomatisering.
Om een goede benchmark uit te voeren is de kwaliteit van de data waarop de analyse plaats vindt van groot belang. De traditionele benchmarks maken gebruik van enquêtes en lange invullijsten om deze data te verzamelen. Aan deze manier van werken kleven diverse nadelen:
- Foutgevoelig
- Gevoelig voor interpretatieverschillen bij het beantwoorden van de vragen
- Arbeidsintensief
- Legt een grote belasting op de bestaande organisatie
- Compleetheidscheck moeizaam uit te voeren
- Lange doorlooptijd waardoor de actualiteitswaarde van het onderzoek achteruit gaat
- Doordat de gegevens in de ‘Peer’ database ook op deze manier tot stand komen, neemt de foutmarge van het eindresultaat toe.
Doordat de kwaliteit van het dataverzamelen bepalend is voor het eindresultaat, zien we hierdoor dat conclusies en aanbevelingen hoog over, vaag en een ‘open deur’ karakter hebben. Inmiddels zijn er al innoverende ontwikkelingen gaande waarbij het verzamelen, rubriceren en interpreteren van data geautomatiseerd gebeurd.
Met zelflerende analyse tools en big data-concept benaderingen, wordt het mogelijk om de data die altijd al in de systemen van de klant zit, veel sneller, met minder inspanning en vrijwel foutloos te verzamelen en te analyseren. Hiermee zijn de belangrijkste drie nadelen: ‘kostbaar, tijdinvestering klant en mager eindresultaat’, omzeilt, want met betere data worden de adviezen en aanbevelingen specifieker en beter gericht op het werkelijke onderliggende probleem in plaats van op symptomen.
Hoe verder?
De crisis heeft veel stuk gemaakt, helaas niet de openbare aanbesteding. Het is tenslotte een efficiënte manier van inkopen voor procurement. Krijg je dan wat je wilt? Niet echt, maar je krijgt het wel tegen de beste prijs! Maar is dat echt de beste prijs? We weten het al ‘goedkoop is duurkoop’.
Openbare aanbestedingen worden uitgeschreven op basis van ervaringen uit het verleden. Innovatieve ontwikkelingen worden daardoor helaas gemist. En juist van de overheid zou je verwachten dat ze hun (subsidie) investeringen zouden koesteren door voorop te lopen in het veranderingsproces van inkoop om zo toegang te krijgen tot verbeterde producten en diensten.
Is het daarom niet tijd voor een renovatie van het aanbestedingstraject? Juist om de mogelijkheden van innovatieve oplossingen naar boven te laten komen in plaats van af te laten vallen op basis van vooraf opgestelde regels en procedures. Op basis van de investeringen die de overheid doet in innovatie zou je verwachten dat ze als eerste van de resultaten zouden willen profiteren.
Kurt de Koning, managing partner Ratio Consultants
@Maarten, mag ik aannemen dat je nog een toelichting gaat geven over deze ‘andere paden’ binnen een aanbestedingstraject?
@Kurt
bv RFI,of
gerichte dialoog
….
etc.
maar als de klant de oplossing die jij voorstaat niet snapt zijn er tenminste twee kanten fout…..
Beste Kurt,
Dank voor je artikel. Om innovatie de ruimte te kunnen geven is er in de aanbestedingswet de mogelijkheid om een functionele aanbesteding uit te zetten met als onderdeel het voeren van concurrentiegerichte dialogen. Dit biedt mogelijkheden voor nieuwe, out of the box ideeën.
@ Maarten,
Dan moet die ruimte er wel zijn. Ik kom dat in mijn vakgebied nog te weinig tegen helaas.
Nog te vaak wordt er gefocust op prijs en niet op kwaliteit, duurzaamheid of schaalbaarheid. De oplossing die op papier initieel goedkoper is, is dat vaak niet op de langere termijn ( gebrek aan schaalbaarheid, duurzaamheid etc. ).
Soms is er nog wel eens de ruimte omdat toe te lichten. En dan moet je als bedrijf zijnde ook vaak nog investeren in MVO, Social return en al je marges en inkoopprijzen inzichtelijk maken. Hier door vallen er vaak geen gezonde marges meer te behalen.
Ook heb je vaak maar beperkte ruimte ( lees xx a4tjes of max 1500 woorden ) om je visie/oplossing toe te lichten. En als je dan anders wilt aanbieden lukt dat door al deze beperkingen niet.
Gelukkig zie ik ook uitvragen waar je de kans krijgt om je oplossing mondeling toe te lichten tijdens de RFI fase. Dan heb je als aanbieder nog de mogelijkheid om te klant op andere gedachten te brengen. Al staan ze daar niet altijd voor open. Als dit proces niet goed geleid wordt, wordt dat nog te vaak een modder gooi wedstrijd waar in iedereen de klant wijst op de zwakke punten van de concurrent. Zo heb ik al ooit eens met al mijn concurrenten om de tafel gezeten en dat ontaarde bijna in een “catfight” aangezien bijna iedereen elkaar persoonlijk begon aan te vallen. Of het kan ook voorkomen dat iedereen wijselijk zijn mond houdt, om maar niet de concurrentie slimmer te maken dan wat ze al zijn.
Ik ben benieuwd wat de overheid hier aan gaat doen om dit nu eindelijk eens te verbeteren.
@Ruud,
we zitten aan een verschillende kant van de tafel, …… mijn klanten zijn vrijwel nooit laagste prijssituaties, dan heb je gen adviseur nodig tenzij je capaciteit te kort hebt.
en zeker het is cruciaal dat de leverancier op een goede, voor de klant vergelijkbare manier zijn unique points , kennis, kunde en oplossing over het voetlicht kan krijgen.
@ Maarten,
Ik denk dat communicatie-infrastructuren dan een uitzondering op de regel zijn. In de rest van de ICT zie ik dezelfde dingen wel terug komen.
@ Marianne:
Zolang de prijs van de offerte het hoogste percentage van de wegingsfactor heeft dan is er geen ruimte voor je innovatieve ideeën. Innovatief mag je zijn als het maar minder gaat kosten. Bovendien het is nog afwachten of ze jouw ideeën /offerte accepteren! Want innovatieve ideeën in een aanbestedingstraject kunnen best (voor de opdrachtgever) eng zijn!
Je (innovatieve) offerte wordt keihard afgewezen als hij duurder is, PUNT en tot ziens.
@Kurt:
Waarom was jullie aanbieding afgewezen? Wat hebben jullie verder gedaan om dit terug te draaien?
@Reza, bij de afwijzing werd als onderbouwing meegegeven dat de concurrent op een aantal punten beter scoorde. Doordat deze punten niet specifiek onderdeel waren van de aanvraag hebben we hierover navraag gedaan. Ten eerste werd ons verstaan gegeven dat navragen niet echt de bedoeling was. Doch bij verder aandringen kregen we het formele standpunt terug. Hierbij scoorde we wel beter op prijs. Hoe de puntenverdeling uiteindelijk tot stand kwam werd dit niet verder onderbouwd. Dit is natuurlijk jammer omdat deze punten (zoals ervaring binnen een overheidsorganisatie) door onze aanpak van veel minder belang is dan het was.
Als je een auto aanbiedt in het paarden-en-koetsen-tijdperk dan kan je wel punten krijgen bij de vraag hoeveel paardenwissels je aanbiedt maar dat is helemaal niet meer relevant als je een auto aanbiedt. Doch als er geen ruimte is om dat toe te lichten dan wordt het toch een paard en koets. Ook andere voordelen kan je bij gebrek aan dialoog en communicatie niet naar voren krijgen dus geen punten voor gebruiksgemak oid.
@Maarten & Marianne.
Bij RFI’s, gerichte dialogen en andere mogelijkheden, ligt het initiatief bij de aanvrager. Doch als deze op de automatische piloot handelt wat in de praktijk vaker wel dan niet het geval is, wordt direct een RFP uitgestuurd. De aanvrager heeft een probleem, bedenkt zelf de oplossing en zet hiervoor een RFP uit. Zie het voorbeeld hierboven van Menzo over hagelslag. De dialoog zoeken is hierbij niet gewenst. Men reageert als door een wesp gestoken als het toch wordt geprobeerd.
Binnen de regels en format van een RFP is het niet mogelijk om proberen uit te leg wat vernieuwend is aan de oplossing. Dit wordt dan gezien als buiten de lijntjes kleuren waardoor je aanbieding afvalt.
Ik zeg dus niet dat de aanvrager geen mogelijkheid heeft om op zoek te gaan naar innovatieve oplossingen. RFI, gerichte dialoog, etc. zijn daarvoor prima middelen doch het wordt niet gebruikt en men blijft hangen in de beproefde RFP en sluit daarmee zelf innovatieve oplossingen uit.
@Kurt
wat je schrijft komt zeker voor, het is juist de kunst (als adviseur) er voor te zorgen wat jij aangeeft niet voorkomt….