De plaats van spreadsheets binnen organisaties is snel aan het veranderen. Spreadsheets worden gebruikt om modellen te maken om die vervolgens te analyseren en conclusies op te baseren, maar in toenemende mate zijn ze ook onderdeel van de totale corporate bi-oplossing. Hierdoor komen big data-vraagstukken ook om de hoek kijken. In hoeverre houden de huidige richtlijnen voor het bouwen van kwalitatieve goede spreadsheetmodellen daar rekening mee?
Het artikel ‘Towards Evaluating the Quality of a Spreadsheet: The Case of the Analytical Spreadsheet’ van Grossman et. al. (2011) beschrijft een analytisch spreadsheet model als een programma dat wiskundige modellen implementeert die kunnen worden geanalyseerd en die meerdere mensen in de organisatie kunnen gebruiken. De auteurs hebben richtlijnen opgesteld voor het bewaken van de kwaliteit van de spreadsheetmodellen. In bijgaand kader heb ikj ze op een rij gezet.
Richtlijnen van Grossman et. al. (2011)
Modulair ontwerp; een soort ‘gestructureerd programmeren’ of een ‘objectgeoriënteerde’ benadering waarbij de ontwerper de gegevens in logische delen ‘hakt’, die vervolgens als zelfstandige elementen kunnen fungeren. In plaats van alles op één werkblad te proppen, maakt de ontwerper een systeem van werkbladen. Een modulair ontwerp heeft één werkblad voor gegevens en een ander werkblad voor elke type analyse. Een complex modulair systeem heeft misschien wel tientallen werkbladen met voor elke specifieke taak één werkblad (uit Microsoft Office Excel 2003 Inside Out)- Gestructureerd ontwerp; de inrichting van de modules. Gestructureerd ontwerp zorgt voor leesbaarheid, accuraatheid, herbruikbaarheid en modificeerbaarheid van het model.
- Ontwerp voor input-output; een analist moet zich kunnen focussen op de input en output van het model. Zo moet het model logisch ingedeeld zijn en moeten input/output gescheiden zijn van berekeningen. Een goed ontwerp van input en output ondersteunt de overdraagbaarheid en de geschiktheid voor analyse.
- Gedisciplineerde informatiestroom; de infomatie stroomt zonder omslachtige omwegen en gaat van de input naar de berekeningen, naar de rapportage. Een goede informatiestroom zorgt voor modificeerbaarheid doordat eventuele latere wijzigingen in de berekeningen van het model worden gescheiden van input en output.
- Inputmodule; beheert alle input die nodig is voor modelberekeningen. De input komt onbewerkt binnen en wordt hier aangepast voor de module modelberekeningen.
- Modelberekeningenmodule; voert aan de hand van de input de berekeningen uit die nodig zijn voor het model. Aan de hand van richtlijnen wordt de input bewerkt, zodat deze geschikt is voor berekeningen. Daarnaast moet er met één of meerdere worksheets kunnen worden gewerkt. Door middel van de berekeningen wordt informatie gegenereerd die nodig is voor de rapportage module.
- Rapportagemodule; bevat alle output van de berekeningen. De rapportage moet voldoen aan de behoefte en voorkeuren van de gebruiker.
Waarom herijken van Grossman-richtlijnen?
De richtlijnen lijken uit te gaan van spreadsheets als eenvoudige stand-alone-oplossing zoals die tien jaar geleden gangbaar was. In die tijd was het nog mogelijk om variabelen van rekenmodellen volgens het modulaire ontwerp in aparte werkbladen te verwerken. Ook vraagstukken zoals big data waren er toen nog niet, althans daar werden in mindere mate spreadsheets voor gebruikt. De huidige spreadsheet-oplossingen mag je niet meer los zien van andere systemen: ze zijn integraal onderdeel van de totale corporate business intelligence-oplossing.
Neem bijvoorbeeld Powerpivot. Deze invoegtoepassing in Microsoft Excel faciliteert gebruikers bij het ontwikkelen van rekenmodellen. Deze modellen hebben grote overeenkomsten met structuren die ook in relationele databases gebruikt worden en zijn niet meer te vergelijken met de traditionele spreadsheet modellen. Bovendien zijn die in tegenstelling tot de ‘oude’ modellen in de regel direct gekoppeld aan databases in bijvoorbeeld MS SQL Server. Het grootste gedeelte van de complexe modelberekeningen vinden dus niet meer plaats in een spreadsheet- maar databaseomgeving. De Grossman-richtlijnen voor spreadsheet modeling spelen daar tot op zekere hoogte op in, maar houden in mijn optiek te weinig rekening met vraagstukken zoals integratie van spreadsheets met databases. Tijd voor een herijking dus!
Als je zulke strikte richtlijnen nodig hebt om met spreadsheets om te gaan, dan wordt het hoog tijd om eens na te denken waarvoor je ze eigenlijk gebruikt. Geen business gebruiker heeft tijd of zin om als volleerd data-analyst, programmeur en functioneel beheerder tegelijk bezig te moeten zijn.
Ik zie in deze lijst alle rede om de informatie per omgaande te borgen en verifieerbaar te bewerken in echte software.
Wat dat betreft is Excel, of een andere spreadsheet, hoogstens een kladpapiertje. Handig voor eenmalige exercities maar meer ook niet.
Real ICT-men dont use spreadsheets.
@ TC: De richtlijnen voor het bouwen van modellen zijn ook niet bestemd voor reguliere gebruikers, maar voor ontwerpers van spreadsheet modellen. Dergelijke richtlijnen heb je ook bij andere software. Je kritiek ten aanzien van Excel is klassiek, met name onder ICT-ers. Er is veel veranderd..
@Felix: Real financials do. Zo’n 95% van hen gebruiken spreadsheets, gemiddeld 3 dagen per week. Je kunt dat niet negeren.
@Christiaan Ook mijn ervaring, heb financials gezien die kunnen toveren met Excel en die het heel veel gebruiken. Ik ben net blij als ik de BTW erin krijg. Excel, ook een vak apart. Wat is er toch veel.
@ Louis: Excel is inderdaad een vak apart, echter bij het bouwen van spreadsheet modellen komt tegenwoordig ook veel database-kennis om de hoek kijken. Twee vakgebieden die zo langzamerhand 1 worden.
KPMG geeft aan dat op alle manuele handelingen 15% fouten optreden… Zoveel? ja, zoveel, 1 à 2 typefouten op 100 karakters en 200 karakters per spreadsheet en vele tientallen spreadsheets leiden tot een bijna zekere inaccuratesse in zowel financiële als non financiële processen.
De enige echt goede manier om hiermee om te gaan is om je processen te automatiseren, manuele handelingen te verwijderen. Automate to innovate!