Twee document managementsystemen, waarvan de structuur sterk verschillend is, integreren naar één dms en een complex case management systeem; dat was de uitdaging waar NLO (voorheen Nederlandsch Octrooibureau) eind 2013 voor stond na de overname van Zacco Netherlands.
De integratie was een bijzondere stap, die extra glans gaf aan het 125-jarig jubileum van NLO en betekende een krachtige impuls voor de positie als fullservice octrooi-, merken- en modellenadviesbureau op de nationale en Europese markt. Aan de ict-afdeling de uitdaging om de ‘bulk data’ (dossiers en zaken) die bij Zacco waren geautomatiseerd, te integreren met de systemen van NLO. Mede dankzij de duidelijke structuur en strakke deadlines van het project kon I.R.I.S. binnen de gestelde termijn en conform budget opleveren.
NLO is na overname van alle aandelen van het in Amsterdam gevestigde Zacco Netherlands het grootste adviesbureau in Nederland op het gebied van Intellectueel Eigendom en het op een na grootste merkenbureau. De content binnen Zacco was in Sharepoint opgeslagen; december 2013 werd als doel gezet om de documenten (inclusief metadata) te migreren van Sharepoint naar de aanwezige enterprise content management omgeving binnen NLO, Opentext Content Server (voorheen Livelink) als document managementsysteem en Inprotech als case managementsysteem. Voor het migratieproject is I.R.I.S. benaderd door NLO om gezamenlijk de beste aanpak te bepalen, het migratiepad te plannen en de uitvoering te begeleiden. Doel: zo snel mogelijk na de overname alle dossiers in Content Server met bijhorende metadata en met verwijzingen naar Inprotech. Belangrijk om te vermelden: de daadwerkelijke conversie zou binnen een weekend moeten worden gerealiseerd!
Plan van aanpak
Voor aanvang van het daadwerkelijke project zijn vanuit NLO en I.R.I.S. de hoofden bij elkaar gestoken in de vorm van een gezamenlijke workshop. Om de mogelijke doorlooptijd in kaart te brengen en risico’s te beperken is vervolgens een migratie- en projectplan opgesteld in samenwerking met de projectmanager van I.R.I.S.. De I.R.I.S. Migratie Toolkit speelt een centrale rol bij het verkorten van het migratietraject van de documenten en dossiers. Daarmee is het mogelijk Sharepoint-documenten en -dossiers inclusief metadata automatisch te migreren aan de hand van een script naar Opentext Content Server.
De overgang van twee verschillende structuren – de integratie van de gegevens uit Sharepoint bij Zacco naar Content Server en Inprotech bij NLO – was een grote uitdaging voor de ict-afdeling van NLO. ‘Niet alleen de structuur van de systemen is erg verschillend, maar vooral de complexiteit van het case managementsysteem is heel groot. De verwijzingen (metadata) naar het case managementsysteem moeten vanuit de dossiers in Opentext Content Server goed aansluiten op de zaken en dossiers in Inprotech’, stelt Manuel Greep, manager ict bij NLO.
Volgens hem vroegen niet alleen de hoeveelheid documenten en bijbehorende metadata die moest worden overgehaald naar de nieuwe systemen om een goed doordachte oplossing. ‘De doorlooptijd van de werkelijke conversie zou heel kort moeten zijn; er kan anders gewoonweg niet gewerkt worden.’ Daarbij kwam dat er ook een goede datacontrole en een intelligente werkwijze moest worden opgezet om de metadata over te halen; ofwel naast datacontrole ook dataverrijking en/of dataverarming. Een probleem dat door I.R.I.S. binnen het functioneel plan en tijdens de besprekingen in het team uiteindelijk verrassend kon worden opgelost. Greep: ‘Het antwoord van I.R.I.S. was om die ‘Big Bang’ – de doorlooptijd van de werkelijke conversie – door de inzet van hun tool terug te brengen van een verwachte zes weken naar slechts twee dagen!’
Goede voorbereiding en snelle conversie
De projectopzet betekende vooral een goede data-analyse, waarvoor zes weken werden gepland en in theorie zou dan – na het ’tunen’ van de systemen – de conversie in een weekend kunnen worden afgerond. ‘Dat migratiepad was succesvol’, concludeert Greep. ‘Een voor ons aansprekend voorbeeld daarvan is de manier waarop het projectteam functioneerde. In onze opzet stuurde de NLO-projectleider alleen op hoofdlijnen en waren voor vijf verschillende gebieden deelprojectleiders verantwoordelijk. I.R.I.S. – als een van de deelprojectleiders – en de mensen bij NLO hebben goed samengewerkt. Kennisuitwisseling is essentieel om tot goede analyses en goede testen te komen. En door de gedegen voorbereiding kom je niet voor verrassingen te staan. Het project is daardoor ook verlopen zoals gepland. Wat vooraf werd ingeschat als een enorme klus in veel te korte tijd bleek achteraf gezien een klus die met een strakke deadline binnen een (eigenlijk) uniek korte tijd gerealiseerd werd!’
Het resultaat: ruim vijfhonderdduizend (uitgebreide) documenten ofwel 87.500 dossiers (met metadata) zijn binnen de gestelde termijn en budget op basis van de I.R.I.S. Migratie Toolkit succesvol geconverteerd. Mede dankzij I.R.I.S. is vooraf een duidelijke structuur neergezet. ‘We kunnen constateren dat de medewerkers van I.R.I.S. voortdurend de vinger aan de pols hielden, het proces nauwlettend volgden en de juiste informatie gaven; ook de samenwerking binnen de totale projectorganisatie verliep erg goed’, aldus Greep. ‘Een huzarenstuk dat op een perfecte manier is afgerond.’
