Het aantal verzoeken van medewerkers voor toegang tot bedrijfsbestanden neemt jaarlijks met zo'n 60 procent toe. Dat stelt documentdienstverlener Iron Mountain na onderzoek. Volgens het bedrijf leggen die informatieverzoeken een zware druk op de ict-afdeling. 'Maatregelen om de groeiende hoeveelheid informatie te beheren en te beschermen, leiden tot een golf aan tijdrovende informatieverzoeken, aldus de documentdienstverlener. Als belangrijkste oplossing wordt het schiften van informatie en beter beheer van toegang (machtigingen) voor medewerkers genoemd.
De toename van het aantal verzoeken heeft volgens de ondervraagde ict ‘ers een aantal oorzaken. Zij noemen: ‘De sterke groei van de hoeveelheid informatie, die niet meer op één pc past’ als hoofdoorzaak. Als tweede oorzaak wordt ‘de behoefte van organisaties om toegang tot informatie in te perken met het oog op bescherming en beveiliging van gegevens’ genoemd.
De verzoeken voor toegang tot bedrijfskritische informatie liggen het hoogst in de maakindustrie, de dienstensector en de gezondheidszorg. Als voorbeeld noemt de documendienstverlener een middelgrote zorginstelling (ruim 250 medewerkers) dat in verband met de privacy van patiëntgegevens medewerkers ‘alleen lezen’-toegang biedt tot dossiers. ‘Na een bepaalde periode vervalt die inzagetermijn en dat leidt tot een aanzwellende stroom informatietoegangsverzoeken.’
Iron Mountain benadrukt dat de groei van informatietoegangsverzoeken vaak samenhangt met de groei van een onderneming. ‘Ict-professionals geven aan: meer medewerkers genereren meer gegevens en meer aanvragen om afgeschermde informatie in te zien.’ Uit het onderzoek komt verder naar voren dat: als informatie verloren gaat, dat meestal plaatsvindt bij de overdracht van het ene naar het andere project of bij de overnames, bijvoorbeeld van een ondersteunde afdeling.
Gecombineerde opslag
Jeroen Strik directeur Iron Mountain Benelux: ‘Het beschermen van waardevolle informatie betreft ook de toegangs- en opslagprocessen. De gecombineerde opslag van informatie is de beste aanpak. Eerst bepaal je welke informatie het meest wordt gebruikt en vertrouwelijk is en welke informatie bijna nooit gebruikt wordt. Vervolgens kan structuur aangebracht worden en wordt beleid gemaakt over de opslag-, toegang- en back-upprocessen.’
Volgens Strik is het van belang om hoogwaardige, veelgebruikte informatie direct beschikbaar te houden en archiefmateriaal en andere informatie op een efficiënte manier op te slaan. ‘Steeds vaker wordt centraal beheerde opslag toegepast, die wordt ondersteund door on-site en off-site schijven, tape- en cloud back-ups. Het helpt als medewerkers toegang hebben tot de gegevens die ze nodig hebben, zonder dat dit de ict-professionals en middelen zwaar belast of risico´s onverantwoord worden vergroot.’
