Steeds meer mkb’ers kiezen ervoor de boekhouding zelf te doen met een online boekhoudpakket. Vooral met de geavanceerde Scan en Boek-functie waarover een aantal aanbieders van online administratiesoftware tegenwoordig beschikken, wordt zelf-boekhouden snel, flexibel en eenvoudig. Reeleezee heeft een zelflerende oplossing gerealiseerd, gebaseerd op onder andere wisdom of the crowd.
Door Scan en Boek hoeft een ondernemer slechts zijn administratieve documenten, zoals facturen en bonnetjes, te scannen of te uploaden om de administratie bij te houden. Bij Reeleezee geldt dit voor ieder gescand document, pdf, jpg of e-mail. De software kan deze bestanden ‘lezen’ en direct verwerken wanneer de gegevens en bedragen op het document zijn herkend. Na goedkeuring of fiattering van de ondernemer wordt het boekingsvoorstel in het boekhoudpakket opgenomen. Reeleezee heeft de Scan en Boek-service zelf ontwikkeld en hierbij gebruik gemaakt van software die voor deeloplossingen beschikbaar is.
Voor het herkennen van gescande documenten maakt Reeleezee gebruik van optical character recognition (ocr)-software die het hoogste herkenningspercentage in de markt levert. Ruim 84 procent van de facturen en bonnen wordt volledig herkend en omgezet in een journaalpost. De aanpassingen en correcties die de accountant of ondernemer doet aan de overige 16 procent, worden door het systeem vastgelegd en geanalyseerd. Na accordering zal het systeem de ‘afwijking’ de volgende keer dat deze voorkomt als ‘normaal’ bestempelen. Zo leert het systeem de data te verrijken.
Reeleezee kan 84 procent herkenning bereiken doordat de Scan en Boek-functie steeds verder verbeterd wordt met behulp van de wisdom of the crowd. Reeleezee verwerkt zo’n vijftigduizend facturen per maand. Als er afwijkingen in een document zijn, worden deze herkend, geanalyseerd en vergeleken met de andere facturen – de crowd. Denk hierbij aan KvK-nummers, IBAN- en BIC-gegevens, btw-nummers en percentages en leveranciersgegevens. Dit levert een ‘big data’-database op die steeds opnieuw gebruikt wordt bij volgende gescande facturen. Op deze manier wordt het systeem trefzekerder en kan Scan en Boek steeds meer volledig goed herkende boekingsvoorstellen maken. Bovendien worden ook spookfacturen zo eerder herkend en onderschept.
