Ziekenhuis Nij Smellinghe: heeft al jaren de doelstelling een volledig (papierloos) digitale instelling te worden. Enige tijd geleden is gestart met het project voor digitalisering van de factuurverwerking waarbij het een vereiste was volledig te integreren. Waarom digitale factuurverwerking? De efficiëntie verhogen, de verwerkingskosten te verminderen en geen facturen meer zoek.
In Zuidoost-Friesland biedt ziekenhuis Nij Smellinghe de zorg aan de inwoners die voornamelijk afkomstig zijn uit de directe omgeving. Nij Smellinghe is een ziekenhuis met 339 bedden en uitgebreide poliklinische voorzieningen. Alle specialismen zijn vertegenwoordigd. Nij Smellinghe heeft één locatie, deze is gevestigd in Drachten. Jaarlijks verwerkt Nij Smellinghe 28.000 facturen in MS Dynamics NAV.
Dirk van der Meulen, coördinator financiële administratie bij Ziekenhuis Nij Smellinghe: ‘Nij Smellinghe heeft al jaren de doelstelling een volledig (papierloos) digitale instelling te worden. We zijn gestart met het project voor digitalisering van de factuurverwerking waarbij het een vereiste was volledig te integreren in NAV. Waarom digitale factuurverwerking? In eerste instantie om de efficiëntie te verhogen, de verwerkingskosten (manuren) te verminderen en geen facturen kwijt te raken. Wij hebben ongeveer 35 budgethouders, daarom worden veel facturen door ‘het huis’ gestuurd waardoor de kans op zoekraken groter is. Door digitalisering is de doorlooptijd (ontvangst, budgethouder, betaling) ook aanzienlijk korter. Snellere betaling geeft minder telefoonverkeer over facturen die blijven liggen. Een ander voordeel is dat dit de mogelijkheid biedt om meer (management) informatie te verzamelen waardoor er meer gestuurd kan worden op bijvoorbeeld facturen die niet matchen met prijsafspraken en doorlooptijd bij budgethouders.’
ISProjects
‘Begin 2014 is gezocht naar een oplossing met een breed pakket aan mogelijkheden én een solide integratie met MS Dynamics NAV. De keuze is gevallen op ISProjects, mede doordat het bij meerdere NAV-bedrijven al geïmplementeerd is en vanwege de gebruikersvriendelijkheid. Eind mei 2014 hebben wij het contract met ISProjects ondertekend’, gaat Van der Meulen verder.
‘Door een nauwe samenwerking tussen ISProjects, onze NAV partner, Condor, en Nij Smellinghe zijn wij op 3 september 2014 live gegaan met ISP-Invoice zonder noemenswaardige vertragingen. Nij Smellinghe was tevreden over de consultants die de test- en trainingsdagen hebben begeleid, zowel qua kennis op technisch en administratief gebied als in de uitleg die zij gaven. We laten op dit moment uitzoeken of factuurherkenning op regelniveau ook voor ons een toegevoegde waarde heeft om verschillen sneller te kunnen lokaliseren’, aldus Van der Meulen.
‘Wanneer je gaat overstappen op digitaliseren, zorg dat je een solide en up-to-date financieel pakket hebt en benoem duidelijk je wensen. Laat je goed informeren, wees kritisch en bezoek een gebruiker bij voorkeur een bedrijf uit eigen branche en werkend met het zelfde financiële pakket,’ adviseert Van der Meulen.
