De Belgische koffiebranderij Koffie F. Rombouts heeft de handmatige verwerking van facturen geautomatiseerd. Daarbij is de hulp ingeroepen van ISProjects dat ISP-Invoice heeft geïntegreerd in Baan.
Koffie F. Rombouts is een Belgische koffiebranderij en van oorsprong een Antwerps familiebedrijf. Alles begint in 1896 te Antwerpen, waar Frans Rombouts op een dag besluit een brandtrommel te huren om zijn eigen koffie te branden. Het zou het begin worden van een opmerkelijk succesverhaal, waarvan gepassioneerde fijnproevers vandaag meer dan ooit de plezierige en smakelijke hoofdstukken weten te waarderen. De grote groei voor het bedrijf kwam er in 1958 waar men voor Expo 58 de individuele koffiefilter introduceerde.
Aanleiding vernieuwing
Wouter Seys, financieel verantwoordelijk bij Rombouts: ‘In Aartselaar, België, verwerken wij twintigduizend inkomende facturen per jaar voor vijf verschillende firma’s, waaronder twee in het buitenland. Het verwerken van deze facturen was een manueel proces dat veel tijd in beslag nam. We moesten de correcte leverancier (btw-nummer, bankrekening), juiste btw-code, de juiste kostenplaatsen van telefoonnummers en het wagenpark toewijzen en honderden orderregels manueel invoeren. Dit alles werd dan, ter controle, ook nog eens nagekeken door iemand anders. Verder werden facturen ter goedkeuring rondgestuurd tussen de verschillende vestigingen en filialen (NL, UK en BE).’
‘Eerst werden de facturen gekopieerd zodat we zeker niets kwijtraakten en daarna maakten de goedkeurders ook nog eens een kopie voor hun persoonlijk archief. Vervolgens moest alles nog op de juiste plaats in het archief geplaatst worden. Rekening houdend met, onder andere, de mogelijke tijdswinst en het milieu (overbodige kopieën) was de keuze snel gemaakt.’
Praktijk
‘De doorslag om met ISProjects te werken was het totaalpakket, inclusief de volledige integratie met Baan. Dat laatste ontbreekt bij veel leveranciers en dan weet je waar je begint, maar niet waar je eindigt! ISP-Invoice vergelijk ik met auto rijden. In het begin moet je goed nadenken: koppeling induwen, schakelen, gas geven, koppeling loslaten, …. Nu staat niemand er nog bij stil en doen ze het vanzelf’, vervolgt Seys.
‘Het scannen gebeurt nu in de verschillende fillialen (BE, NL en UK) en de verwerking gebeurt direct erna centraal in Aartselaar. Die ‘lastige’ facturen met alle telefoonnummers, boeken we nu in twee minuten met correcte toewijzing aan alle juiste kostenplaatsen. Ook de goedkeurders kunnen nu zelf eenvoudig zien wanneer een factuur betaald zal worden (of betaald is) waardoor er minder telefoontjes volgen richting de boekhouding. Zelf creditnota’s aanvragen bij de leveranciers via ISP-Invoice gaat per mail en wordt allemaal automatisch bijgehouden. Conclusie: als we nu een factuur nodig hebben van voor het ISP-tijdperk, kijken we er al tegenop. Zo ingeburgerd is het al.’
Tips
‘Een goed zicht hebben op je goedkeuringsflow en zoveel mogelijk scenario’s op voorhand testen. Het klinkt logisch, maar dat is het zeker niet. Wij hebben er veel tijd voor vrijgemaakt, maar er is nog dubbel zoveel tijd ingekropen. Dankzij die inspanningen is de livegang efficiënt van start gegaan en zonder grote problemen verlopen, zodat de eindgebruikers/goedkeurders direct enthousiast waren. Tot slot nog een advies: betrek het administratieteam erbij, een dergelijk project kan enkel slagen als het gedragen wordt door het gehele team. Samen maak je er een successtory van,’, besluit Seys.
