Nederlandse bedrijven die exporteren doen al jaren op geautomatiseerde wijze aangifte bij de douane. Dat gebeurt tot nu toe via het welbekende Sagitta-systeem. Sagitta wordt nu echter vervangen door het douanesysteem AGS (AanGifteSysteem). Dit stelt echter hoge eisen aan de kwaliteit van de data van het bedrijf dat aangifte doet. Fouten in bijvoorbeeld productdata of bedrijfsleven betekenen namelijk dat een aangifte niet in behandeling wordt genomen.
Veel exporterende bedrijven die straks met AanGifteSysteem (AGS) aangifte doen bij de douane, gaan zonder twijfel geconfronteerd worden met een sterke toename van het aantal foutmeldingen. Daar zijn twee belangrijke redenen voor. Allereerst voert AGS veel meer controles uit dan exporterende bedrijven bij Sagitta gewend waren. Daarnaast zijn nog lang niet alle technische interfaces tussen enterprise software en AGS klaar en voldoende getest.
Veel fouten
Uit onderzoek is gebleken dat exporterende bedrijven altijd al fouten in hun aangiften maakten. Dat heeft deels te maken met het feit dat vaak niet het bedrijf zelf, maar een verlader aangifte doet. Anderzijds blijken lang niet alle product- en bedrijfsgegevens die nodig zijn voor een aangifte correct in de databases van bedrijven aanwezig. Met andere woorden: het schort nog wel eens aan de kwaliteit van de data.
Doordat Sagitta echter maar een beperkt aantal controles uitvoerde, ondervonden veel bedrijven hier in de regel niet veel last van. Dat gaat met AGS veranderen. Dit nieuwe systeem kent veel meer controleslagen en accepteert geen foutieve data meer. Met andere woorden: een fout in bijvoorbeeld de ingegeven productdata kan zomaar leiden tot een foutmelding. En dat betekent dat de aangifte niet verwerkt wordt en de onderneming dus vertraging in zijn verkoop- en leveringsproces oploopt. Met alle kosten van dien.
Onderschat
Er speelt echter nog een punt. Hoewel AGS3-Export al begin volgend jaar in gebruik wordt genomen, zijn veel softwarebedrijven nog lang niet klaar met het ontwikkelen van de technische interfaces tussen hun software en AGS. Dat heeft enerzijds te maken met het feit dat nog niet alle details die zij daarvoor nodig hebben bekend zijn. Anderzijds lijkt het erop dat men ook wat laat begonnen is en de complexiteit van de koppelingen onderschat heeft.
Is deze interface echter niet op tijd gereed en goed getest, dan zijn de gevolgen daarvan (foutmeldingen, geen aangiftes kunnen doen) inclusief de kosten voor rekening van het bedrijf dat aangiften wil doen. Daarom is het van cruciaal belang dat exporterende bedrijven dit probleem met spoed aanpakken.
Tips
Aan de hand van de volgende zes tips kunnen zij zich dan goed voorbereiden op de komst van AGS:
• Slimmer werken. Veel exportgerichte processen zijn volledig afgestemd op Sagitta. Zijn die werkprocessen ook bij AGS goed te gebruiken? Of dienen deze te worden aangepast? De overheid heeft nadrukkelijk geprobeerd om AGS zo te bouwen dat aangiftes snel en efficiënt kunnen worden afgehandeld. Hier zijn dus ongetwijfeld besparingen of efficiency-voordelen te behalen.
• Nieuwe interfaces. Veel bedrijven zullen nieuwe interfaces tussen hun logistieke en administratieve systemen en AGS nodig hebben. Inventariseer daarom zo snel mogelijk welke it-systemen hiervoor aangepast moeten worden.
• Bestaande interfaces. In sommige gevallen zullen bestaande interfaces gehandhaafd kunnen blijven. Test deze interfaces echter grondig zodat bijtijds duidelijk is of dit inderdaad het geval is. Of dat wellicht toch nog aanpassingen nodig zijn.
• Rol softwareleveranciers. Is de leverancier van de in gebruik zijnde enterprise software al bezig met het ontwikkelen van nieuwe interfaces met AGS? Zo ja, wat is de planning van oplevering? Bestaat er verder een roadmap ten aanzien van deze nieuwe interfaces? Is deze aanpassing onderdeel van het standaard onderhoudscontract?
• Test nieuw aangifteproces. Bedrijven die zich al vroeg hebben voorbereid op de komst van AGS doen er goed aan hun nieuwe aangifteproces grondig te testen. Dat biedt niet alleen de kans om vast te stellen of de interne softwaresystemen goed samenwerken met AGS, maar biedt ook de kans om inzicht te krijgen in de kwaliteit van de productdata en de bedrijfsgegevens waarmee AGS werkt.
• Onderzoek kosten. De komst van AGS is tevens een goed moment om de it-kosten, die gemaakt worden om op geautomatiseerde wiize aangiften bij de douane te kunnen doen, goed in kaart te brengen. Vaak blijkt dat de werkelijke kosten aanzienlijk afwijken van de geschatte uitgaven.
De white paper ‘Hoe u zich als exporteur succesvol kunt voorbereiden op AGS3-Export; Achtergronden, veranderingen en tips voor een soepele overgang’ kan hier gedownload worden.
