Fouten makkelijk gemaakt bij besparen

Meer doen met minder is het mantra van veel it-afdelingen. Daarom staan kostenbesparingen op dit moment hoog op de agenda. Een rondgang langs it-experts leert dat het daarbij heel gemakkelijk is om fouten te maken. Wat zijn de meest gemaakte fouten?

1. Focus op het reduceren van direct zichtbare kosten
Hierbij is het gebruikelijk om de leveranciers onder druk te zetten om hun prijzen of tarieven te verlagen. Dat schept weliswaar ruimte op de korte termijn, maar biedt geen duurzame oplossing. Het is veel slimmer om bestaande technologieën die je gebruikt te optimaliseren, langer gebruik te maken van devices en de bijbehorende supportlevels aan te passen aan de kritische rol van de apparatuur. Veel organisaties hebben geen idee welke assets welk belang hebben en dat beperkt hen in duurzaam besparen.

2. Focus op het voldoen aan de budgeteisen van dit moment
Haastige spoed is zelden goed en dat geldt ook voor besparingen. Een paniekbesluit om op korte termijn te besparen, leidt gemakkelijk tot extra hoge kosten op de lange termijn. Zo sneed een organisatie flink in de it-kosten, wat leidde tot een dramatische teruggang in medewerkersmotivatie en -productiviteit. Het kostte een paar jaar later drie keer zoveel om alle schade te herstellen.

3. Ondoordacht omgaan met ervaren medewerkers
Ontslag is vaak een snelle manier om kosten te drukken. Maar al te vaak komen organisaties er al snel achter dat het kind met het badwater is weggegooid. Het vertrek van medewerkers betekent ook vertrek van onmisbare kennis die voor een veel hogere prijs weer moet worden ingekocht.

4. Stoppen met het investeren in medewerkers
Geen trainingen of opleidingen meer en geen extra’s. Dat is dé manier om goede mensen weg te jagen en van de regen in de drup te raken. Dit zorgt voor meer risico’s, minder innovatie en vereist enorme bedragen om alles te repareren.

5. Kosten besparen door outsourcing
Wie uitsluitend uitbesteedt om kosten te besparen, komt meestal bedrogen uit. Outsourcing werkt alleen als een organisatie zelf gedetailleerd inzicht heeft in de processen die het wil uitbesteden. Zonder dat inzicht zal outsourcing al snel leiden tot extra kosten doordat verwachtingen niet waargemaakt worden.

6. Alles gaat naar de cloud en dat levert enorme besparingen op
Blinde adoptie van cloudtechnologie leidt niet automatisch tot kostenbesparingen. De cloud is niet een heilige graal waarin ieder type applicatie of data zomaar in onder te brengen is. De transitie naar een cloudomgeving vraagt een zeer zorgvuldige voorbereiding en afweging welke applicaties en data wel en welke niet geschikt zijn voor dit nieuwe platform.

7. We schaffen tools aan, maar maken geen kosten voor training
Goedkoop is duurkoop, zegt het spreekwoord. Wie investeert in tooling, ontkomt er niet aan om te investeren in de mensen die deze middelen in hun dagelijkse werk moeten gebruiken. Anders zijn de investeringen weggegooid geld.

8. We automatiseren allerlei taken en ontslaan de mensen die ze uitvoerden
Het lijkt voor de hand te liggen dat automatisering een gemakkelijke manier is om banen te schrappen. Dat is echter lang niet altijd verstandig. Door te automatiseren, versnel je je processen, waardoor nieuwe kansen ontstaan. En om die te grijpen zijn mensen nodig. Automatiseer dus en zet medewerkers in op die plekken waar ze waarde kunnen toevoegen.

9. We besparen door onze software niet te upgraden
Dit is vragen om moeilijkheden. Verouderde software is kwetsbaar voor hackers en storingen. Bovendien zorgt het gemakkelijk voor gedemotiveerde medewerkers die met gedateerde software werken en vaak functionaliteit missen die niet gemist kan worden.

10. Beveiliging is een flinke kostenpost waar best op te bezuinigen valt
Beveiliging is inderdaad kostbaar, maar ook noodzakelijk. Eén succesvolle hack zorgt voor een veelvoud aan kosten. Bezuinig dus nooit op security. Dat is de slechtste keus die je kunt maken.