Hóe we dat doen? Op een praktische én pragmatische wijze. De activiteiten die we inzetten zijn nooit helemaal hetzelfde want iedere organisatie is anders en ook de mensen die daar werken zijn verschillend.
Waar het om gaat is dat onze klanten zien dat user adoption van belang is. De gebruiker staat centraal en bepaalt het succes van een implementatie. We passen onze aanpak daarom aan op de medewerkers. Het doel bij user adoption is om te zorgen dat de medewerkers, de gebruikers, op enthousiaste wijze succesvol gebruik maken van nieuwe technologie en tools om op nieuwe manieren te kunnen werken en communiceren.
Wat moeten we doen om tevreden, enthousiaste gebruikers te krijgen én te behouden? Voorafgaand aan een verandertraject horen we vaak de eerste reacties: wat nu weer, alweer een verandering? Wat voor impact heeft dat op onze organisatie? Op mijn afdeling, mijn functie, mijn baan? Er zijn veel vragen die zorgen voor onzekerheid bij veranderingen en vernieuwingen.
What’s in it for me?
Bij user adoption draaien we die onzekerheid om en kijken we naar de kansen voor de organisatie en voor de gebruikersgroepen. Op individueel niveau kijken we naar de ‘What’s in it for me?’ voor gebruikers. Daarnaast ook naar de mogelijkheden en kansen die een nieuwe tool of nieuwe manier van werken hen biedt. Door samen de voordelen en kansen te benoemen, komen we verder.
Samen de roadmap bepalen
Vanuit de bewustwording (het ‘waarom’?) van de mogelijkheden, voordelen en kansen starten we de roadmap naar user adoption ofwel een succesvolle implementatie. Op die roadmap komen we factoren tegen die weliswaar de snelheid van de gewenste adoptie beïnvloeden, maar tegelijkertijd duidelijk maken welke activiteiten nodig zijn om de adoptie te bevorderen. Denk daarbij aan een awareness campagne. Extra inzet van communicatie zorgt voor bewustwording. We stemmen dit af met interne communicatieafdeling of zetten onze eigen, op maat gemaakte, tools in zoals banners, video’s en quick start guides.
De roadmap is de weg naar succesvol gebruik. Die weg bevat naast trainingen, inloopsessies, demonstraties en presentaties. De koppeling en diversiteit tussen deze activiteiten zorgen voor adoptie van een nieuwe manier van werken en communiceren.
De verschillende activiteiten binnen de roadmap halen we uit de user adoption toolkit. Bijvoorbeeld een gebruikerstraining voor secretaresses of een voorzitterstraining voor managers. Dit kan zowel online als on the job. Door samen de roadmap uit te stippelen, bepalen we welke producten en diensten we inzetten. Zo weten medewerkers waar ze aan toe zijn en welk resultaat ze willen bereiken. Dáár gaat het om. De gebruikers moeten tevreden zijn zodat de organisatie een rendement op investeringen kan behalen.
Best practices
Onze kennis en ervaring van de afgelopen tien jaar heeft ons diverse best practices voor user adoptiontrajecten opgeleverd. Met een praktische en innovatieve aanpak zorgen we voor enthousiaste gebruikers en succesvolle implementaties.
Om er één te noemen: maak de implementatie van een Skype for Business project groter dan een IT-project. Te vaak wordt de invoering gedreven door IT. Bij het vaststellen van de roadmap is het belangrijk om álle stakeholders erbij te betrekken: gebruikers uit de organisatie en, indien van toepassing, vanuit de keten. Deze vormen samen de gebruikersgroep. Een expertgroep waarmee we het ‘waarom?’ vertalen naar concrete, gemeenschappelijke doelen. Daarmee worden de mogelijkheden en kansen zichtbaar gemaakt. Dat gaat verder dan IT.
We vormen het snijvlak tussen IT en Faciliteiten, Organisatie en Processen, Communicatie en Training.
Nog een best practice is: meten en sturen. De herhaaltrainingen die we organiseren zijn een combinatie van evaluatie en verbeteringen doorvoeren. Zo blijft de organisatie enthousiast en openstaan voor vernieuwingen.
Benieuwd naar andere best practices en praktijkcases? Ons team van usage & adoption specialisten staan voor u klaar!
