Robotic processing automation (RPA) zet de wereld op z’n kop, zeggen kenners. Het wordt net zo groot als het internet en is vergelijkbaar met de industriële revolutie. Die kenners signaleren dan ook vier trends.
‘RPA is het automatiseren van definieerbare, repetitieve op regels gebaseerde processen. Alles – proces of functie – dat in een flowchart past, kan deels of geheel met RPA worden geautomatiseerd’, zegt oprichter Frank J. Casale van Institute for Robotic Process Automation. RPA gebruikt verschillende technologieën; bijvoorbeeld beeldherkenning voor het verzamelen van data of kunstmatige intelligentie voor het verwerken van data. In Nederland gaan steeds meer bedrijven de technologie inzetten, merkt Paul Kaspersma, werkzaam voor het Center of Excellence op gebied van RPA van Accenture. ‘De early-investors fase zijn we gepasseerd. De interesse voor automation is in korte tijd enorm toegenomen, en nu zijn meerdere robots al in werking.’ Vier trends:
1. Besparing van kosten
RPA automatiseert processen vanuit de gebruiker. Moest deze eerst – bij bijvoorbeeld het kopiëren van adresgegevens – switchen tussen het ene en het andere scherm, nu neemt het systeem automatisch de adresgegevens over. Een facturatieproces is een typisch proces dat met de eenvoudigste vorm van RPA kan worden geautomatiseerd, zegt Kaspersma. ‘Dit is een proces met vaste invoerwaarden. Door een beslisboom en een bepaling van karaktereigenschappen kan worden bepaald wat de output is, bijvoorbeeld een factuur, een correctiefactuur of een herinnering.’ Het voordeel hangt af per bedrijf, zegt Kaspersma. ‘We kennen voorbeelden van een reductie van tien minuten voor een proces naar twee.’
2. Er worden minder fouten gemaakt
Het werk wordt niet alleen met de snelheid van een computer gedaan en kan 24 uur per dag draaien, RPA zorgt ook voor minder fouten in het proces. ‘Er is geen bank die hier niet mee bezig is. Een verkeerde rapportage kan een bank een boete van miljoenen euro’s opleveren. Door het proces te automatiseren wordt het vrij gemaakt van menselijke fouten. Twijfel of de analyse correct is, wordt weggenomen. Zowel bij managers, maar ook in een rechtbank.’ En ook de klant merkt de voordelen, zegt Kaspersma. ‘Binnen de energiesector bijvoorbeeld. Als de invoer van de klant verkeerd wordt overgenomen door een manuele fout, krijgt deze een verkeerde energierekening. Uiteraard wordt dat rechtgezet, maar dat levert toch frictie op.’
3. Minder personeel nodig
Hoe concreter het proces en hoe meer mensen er nodig zijn, hoe groter de besparing met RPA, zegt Casale. Hij noemt een besparing tussen de 20 tot 40 procent aan FTE. ‘Bovendien worden belangrijke medewerkers vrij gemaakt van administratieve handelingen die veel tijd vergen. In de ‘war for talent’ hebben cio’s moeite om het juiste technische talent te vinden. Wat zou het mooi zijn als je de technische mensen die je al in huis hebt, ook echt kunt inzetten voor de strategische taken waar je ze voor nodig hebt.’
4. Hogere medewerkerstevredenheid
Hoewel medewerkers vaak angstig zijn dat RPA vooral FTE’s bespaart, zorgt de technologie er ook voor dat de medewerker meer tijd krijgt. ‘In de praktijk zie je dat de repetitieve, saaie taken bij de medewerker worden weggehaald. In de meeste gevallen kan de medewerker eindelijk zijn functie uitvoeren waar hij voor is aangenomen. Daardoor stijgt de medewerkerstevredenheid,’ zegt Kasperma. Hij noemt de zorg als een sector waar RPA veel voordelen kan opleveren. ‘In de zorg zijn medewerkers veel tijd kwijt met het invullen van formulieren. Door die administratie te automatiseren met RPA hebben medewerkers meer tijd voor de zorgverlening.’
Dit artikel is ook gepubliceerd in Computable Magazine 9 van november 2016
