Het is bekend dat een ondernemer risico’s moet durven nemen, maar tegelijkertijd zijn ondernemers ook bezig om hun risico’s zoveel mogelijk in te perken. Hoe zorg je er bijvoorbeeld voor dat een contract juridisch gezien echt bindend is en loop je de minste risico’s? Dit zochten wij bij ICTWaarborg uit voor een deelnemer die zich afvroeg of digitaal ondertekenen middels een ingescande handtekening wel rechtsgeldig is.
Documenten en overeenkomsten kunnen technisch gezien op verschillende manieren worden ondertekend. Uiteraard kan een document ‘ouderwets’ met de pen worden ondertekend, maar steeds vaker gebeurt het natuurlijk dat er digitale handtekeningen worden geaccepteerd. Dit kan bijvoorbeeld via een pdf-certificaat, maar ook door een handtekening op papier te zetten en in te scannen, waarna deze handtekening vaker kan worden gebruikt. Maar is deze laatste manier eigenlijk wel rechtsgeldig?
Schriftelijkheidsvereiste
Om deze vraag te beantwoorden moet er onderscheid worden gemaakt tussen een overeenkomst waarvoor wel schriftelijkheidsvereiste geldt (zoals auteursrechtoverdracht, huurkoop en vrijwillige garantietoezeggingen) en een overeenkomst waarvoor dit niet geldt. Geldt deze eis wel, dan is een elektronische ondertekening zeker toegestaan, maar moet er wel worden voldaan aan de vereisten van artikel 6:227a BW. Daarin wordt niet voorgeschreven welke soort elektronische handtekening moet worden gebruikt, maar wel dat de handtekening ‘voldoende betrouwbaar’ moet zijn. De identiteit van partijen moet namelijk voldoende kunnen worden vastgesteld. Bij het inscannen van een handtekening wordt niet aan die eis voldaan, omdat er geen zekerheid kan worden gegeven dat degene van wie de handtekening is, deze ook daadwerkelijk zelf heeft gezet onder het document. Deze vorm kan dus niet worden gebruikt bij een overeenkomst met schriftelijkheidsvereiste.
Wordt er echter een overeenkomst ondertekent die volgens de wet niet schriftelijk hoeft te worden gesloten, dan maakt de vorm van de overeenkomst in principe niet uit. Dat kan dus schriftelijk, mondeling, maar ook via e-mail. Het inscannen van een handtekening mag hierbij dan dus wel. De overeenkomst komt dan gewoon tot stand. Maar… Er is een grote maar. Wanneer er een geschil zou ontstaan, dan levert een ingescande handtekening geen overtuigend bewijs voor de rechter. In zo’n geval is het dus van een groot voordeel om een overeenkomst te kunnen tonen die aan deze eisen voldoet.
Neem deze informatie zeker mee wanneer u uw overeenkomsten door uw klanten laat ondertekenen. Neem het zekere voor het onzekere!
