10 tips voor opdrachtgevers en eindgebruikers

Artikelen over automatiseren zijn niet zelden geschreven vanuit het perspectief van de automatiseerder. Vraagstukken die voorliggen, gaan vaak over hoe de zaak te beheersen, over de kosten in de hand zijn te houden. Een automatiseerder houdt graag de touwtjes in handen; een simpel te onderhouden omgeving is zijn belang. Maar hoe zit het met de eindgebruiker? Op welke plaats komt zijn tevredenheid? Hoe haalt de opdrachtgever het hoogste rendement uit automatisering en welke middelen heeft hij? Hier volgt een tiental tips voor hem.

• Tip 1: Wees arrogant

Bedenk altijd dat u de klant bent. Zonder u zou de it-afdeling niet bestaan. Stel u in eerste instantie altijd op als diegene die gelijk heeft. Als vragende partij heeft u toch al een nadelige positie. De it-afdeling begint namelijk altijd met eerst ‘nee’ te roepen. Pas na aandringen, willen ze misschien kijken of ze wat voor u kunnen doen. Vaak blijkt de oplossing dan toch eenvoudiger dan ze eerst dachten.

• Tip 2: Laat de stukken altijd door de it-afdeling maken

Als u zelf plannen of analyses maakt, is de kans groot dat u essentiële zaken vergeet. De it-afdeling zal niet nalaten om later met de vinger naar u te wijzen. Laat ze daarom zelf de stukken maar maken. Dan kunt u ze beoordelen en gemene doortastende vragen stellen over de inhoud.

• Tip 3: Laat nooit het achterste van uw tong zien

Als u in de stukken van de it-afdeling ontdekt dat er elementen ontbreken die in uw voordeel gaan werken, meldt ze dan niet. Er komt een moment dat u met de it ’ers moet gaan afrekenen. Tja, dat kleine foutje werkt dan wel in uw (financiële) voordeel.

• Tip 4: Zorg voor kerngebruikers

Belangrijk is dat u zelf over veel it-kennis beschikt. De it-wereld is hard en slopend. Heel wat it’ers zouden graag een vaste baan hebben bij een stabiel bedrijf. Door zulke experts als applicatiebeheerder in dienst te nemen,haalt u kennis in huis. Ze praten en denken zoals ze op de it-afdeling doen en maken daar vrienden. Ze krijgen dingen voor elkaar waar u nog niet aan gedacht had. Wel moeten ze zich aan u verantwoorden en u op de hoogte houden. Met die kennis kunt u later de it-afdeling weer om de oren slaan. (U hoeft geen medelijden met ze te hebben, u heeft zo weer een ander als ze weggaan, de markt wordt overspoeld met ontslagen it’ers).

• Tip 5: Houd u van de domme

Doe altijd net of u het niet begrijpt of achteraf niet begrepen hebt. Laat de it’ers het nog maar een keertje uitleggen. Stel domme vragen waardoor ze op het verkeerde been komen te staan. Ze denken toch al dat u dom bent en dat ze u wel iets wijs kunnen maken. U weet wel beter, bij de finale afrekening tovert u nog wat achtergehouden informatie uit de hoge hoed.

• Tip 6: Maak onduidelijke afspraken

Laat u nooit verleiden tot het maken van heldere afspraken. Niet of alle gewenste functionaliteit nu bekend is, niet wanneer u met de nodige informatie komt, niet wanneer u met testen klaar zult zijn en niet of u uiteindelijk wel zult betalen. Blijf vaag en zorg voor ontsnappingswegen en mogelijke uitvluchten. Zorg dat er altijd een mogelijkheid is dat ze hun werk opnieuw moeten doen en zich niet op meerwerk kunnen beroepen.

• Tip 7: Werk met modellen

It’ers kicken op modellen. Ze maken de mooiste plaatjes en diagrammen met blokjes en lijntjes. Van iets simpels maken ze graag iets complex om tot de mooiste oplossing te komen. Daar praten ze dan over en gebruiken de modellen als uitgangspunt voor het programma.

Uw voordeel is dat het model wel inzicht geeft of ze de dingen hebben begrepen, maar ook dat het model slechts een deel van de werkelijkheid laat zien. Als het programma wordt opgeleverd, kunt u altijd zeggen: ‘Maar dat is helemaal niet wat ik had bedoeld!’. En ja, ze hebben geen poot om op te staan, het model voorzag niet in uw verwachting. Ze kunnen tegen eigen kosten weer opnieuw beginnen.

• Tip 8: Laat het IT werk auditen

Alle producten die door de it-afdeling worden opgeleverd, zijn te beoordelen door externe experts. Deze experts kosten wel wat, maar leveren vaak veel informatie op over de kwaliteit van de it. Daarnaast bent u degene die ze de opdracht geeft en dus schrijven ze op wat u wilt. Zo kunt u externen gebruiken om aan te tonen dat de it een puinhoop is en uw zin door de zetten zonder zelf klappen te hoeven incasseren.

• Tip 9: Haal het vel over hun neus

Jarenlang zijn het een gouden it-tijden geweest. Maar als het crisis is, doen ze alles om een klant binnen te halen. Dan is het gebruikerstijd. Buit dat uit. Er liggen genoeg kansen en er zijn heel wat bureaus die tegen afbraakprijzen willen werken, zelfs met de beste experts. Het is een kwestie van scherp onderhandelen. Vraag altijd of ze de zaken goed documenteren en controleer dat ook door een review. Grote kans dat ze failliet gaan en u moet weer naar de volgende partij om die opnieuw uit te buiten. Dan moet u over goeie documentatie beschikken.

• Tip 10: Geef de it de schuld

De meeste problemen binnen uw organisatie zijn ontstaan door slecht management. Zo is door besparingsdrift vaak te ver gereorganiseerd zodat niemand meer weet hoe het zit en er te weinig mensen zijn om al het werk op tijd uit te voeren.

Daarnaast zit de zaak organisatorisch niet lekker in elkaar. Weinigen doen het meeste werk terwijl de meesten weinig doen. De meest cruciale kennis zit in veel gevallen slecht bij één of twee medewerkers in het hoofd. De rest wordt dom gehouden. Er is maar één aanpak: automatiseren. Niet dat dat iets oplost, maar u kunt de echte problemen op die manier goed verbergen. U zet het project flink onder druk zodat er vanzelf grote blunders worden gemaakt. Daarna draait u het zo dat de it de schuld krijgt. Dat zijn meestal toch externen en voor veel geld praten ze u wel naar de mond. Zo ontspringt u mooi de dans en krijgt u extra geld om de organisatie weer op poten te zetten.

Tenslotte

De tips voor opdrachtgevers zijn natuurlijk de valkuilen voor it’ers, die moeten zorgen voor het tegengestelde om het goed voor elkaar te krijgen.

Deze tien tips zijn opgesteld door Wim Hoogenraad, jarenlang leidinggevende in de it en initiatiefnemer/promotor van ITpedia.