Het Haarlemse Prindustry heeft een digitaal platform ontwikkeld om de gedrukte communicatie van de stad Antwerpen te stroomlijnen. Het platform moet het aankoopproces flexibeler maken en de workflow automatiseren.
De Stad Antwerpen heeft haar communicatie decentraal georganiseerd. Er zijn ongeveer 120 stedelijke instanties (de brandweer, politie, het stedelijk onderwijsnet, musea, bibliotheken,…) die allemaal communiceren met een doelgroep. ‘Het inkopen van communicatie verloopt doorgaans via dezelfde statische procedure’, zegt Ramon van Wingerden van Prindustry. ‘Overheden schrijven een tender uit. Communicatiemiddelen en ict-oplossingen gaan samen in zo’n aanbesteding. Antwerpen heeft ervoor gekozen om dit los te koppelen en de workflow te automatiseren. Zij lopen daarin voorop. Dat is noodzakelijk, want mede door de AVG-privacywetgeving zijn de it-eisen steeds complexer.’
Ook Antwerpen zelf zocht binnen de juridische inkoopkaders naar meer flexibiliteit bij het inkopen, zegt Joris Heirbaut, directeur media en communicatie bij de Stad Antwerpen. ‘Met onze nieuwe raamcontracten is het mogelijk dat drukkers elk half jaar hun prijzen en producten actualiseren. Wij wilden vervolgens één online oplossing waarin we alle instanties, drukkerijen en productwensen verenigen.’
Prindustry kwam als meest geschikte partij uit de bus voor het ontwikkelen van dit platform. ‘Vanuit de Stad Antwerpen zijn er brandportals gekomen voor onze stedelijke instanties’, legt Heirbaut uit. ‘Elke instantie bestelt producten in de eigen huisstijl. Prindustry heeft alle opties voor drukwerk, sign en freelancers ontsloten. Het is een volledig geautomatiseerde oplossing voor het aanvragen van offertes, bestellen van producten, doorzetten van orders en factureren. Prindustry heeft ook het financiële budgetteringssysteem SAP geïntegreerd. SAP is via een api gekoppeld aan de portals.’
Het nieuwe systeem bespaart de stedelijke instanties veel en voegt gebruiksgemak toe. Het platform wordt ook voortdurend aangevuld met nieuwe templates voor alle instanties.
