In 2016 werd er volgens IBM maar liefst 3,1 biljoen dollar verloren door gebrekkige datakwaliteit. Een datamisser is altijd pijnlijk. Het kan leiden tot foute beslissingen, omzetverlies, tijdverspilling en reputatieschade. En daar zit niemand op te wachten. Met actuele en volledige data is het juist mogelijk om efficiëntieslagen te behalen, realistische inzichten te verkrijgen en je bedrijfsperformance te optimaliseren.
Datakwaliteit is daarom van essentieel belang in Iedere afdeling én de overkoepelende bedrijfsvoering. Het verhogen van de kwaliteit vraagt vaak commitment van begin tot eind. Naast het opschonen van data en het samenbrengen van relevante velden is het een kwestie van data onderhouden.
Kwaliteit?
Datakwaliteit is de mate waarin data voldoet aan standaarden die de informatie betrouwbaar maken. De standaarden zijn: actualiteit, volledigheid, uniformiteit, autoriteit en consistentie
Kwaliteit is nodig om de juiste inzichten uit een dataset te halen. De samenhang tussen deze vijf factoren bepalen de kwaliteit. Want als data van een autoriteit afkomstig is, maar niet uniform verwerkt wordt, dan is het onmogelijk om de juiste dataset te selecteren voor een gedegen analyse.
Stel, als afdeling procurement bij een internationaal bedrijf werken jullie met verschillende leverancierssystemen en tal van leveranciers. Wat blijkt als jullie in de data duiken? De datakwaliteit is niet in orde door dubbele records, ontbrekende activiteiten- en regiocodes, verouderde naw-gegevens en relaties die out of business zijn.
Data filosoof Scott Taylor kwam laatst met de uitspraak: ‘Good decisions made on bad data are just bad decisions you don’t know about yet’. Daar slaat hij de spijker op z’n kop. Want uw erp- of crm-systeem kan fantastisch zijn, maar zonder kwalitatieve inhoud komt u niet verder.
Opschonen en verrijken
De datakwaliteit verhogen vraagt commitment op vele fronten. Want de kwaliteit wordt door verschillende factoren aangetast. Denk bijvoorbeeld aan incorrecte records door menselijke fouten. Anderzijds heeft het it-landschap hier ook invloed op. Data blijft namelijk vaak vastzitten in silo’s binnen losstaande systemen en applicaties, waardoor informatie per systeem verschilt en niet wordt gedeeld.
De eerste stap is natuurlijk het opschonen van de data. De meest efficiënte manier is om dit te laten doen door een externe dataleverancier. Zo bespaart u een hoop tijd en weet u zeker dat u een geverifieerde basis hebt. Maar of u dit nu intern oppakt of uitbesteed, zorg dat hier iemand het voortouw in neemt.
Nu de basisrecords op orde zijn, kunt u ervoor kiezen om deze te verrijken met extra inzichten. Zo kunt u relevante informatie uit diverse interne en externe databronnen met elkaar combineren. Het resultaat is complete profielen van alle zakelijke relaties, van prospects tot klanten, partners, leveranciers of debiteuren. U neemt betere beslissingen waarmee u waardevolle samenwerkingen opbouwt.
Heeft u alle bedrijfsrecords opgeschoond, nu is het de taak om de data ook schoon te houden. In het merendeel van de gevallen komt vervuiling door onjuiste invoering van nieuwe gegevens of verouderde informatie. Informeer iedereen in de organisatie nogmaals over het belang van schone data. Wilt u het zekere voor het onzekere nemen? Koppel dan het erp- of crm-systeem aan een externe database van een betrouwbare dataspeler. Zo wordt de data 24/7 onderhouden. Het controleert, corrigeert en vult nieuwe en bestaande gegevens automatisch aan.
Resultaat
Als de datakwaliteit onvoldoende is, dan worden er strategische beslissingen gemaakt op onjuiste of onvolledige informatie. En dat wil geen enkele organisatie op zijn geweten hebben. Het principe van ‘garbage in, garbage out’ tekent hier de waarde van data. Maar als de kwaliteit hoog is, dan spreken we over ‘gold in, gold out’. Voorbeelden van de benefits van deze goudmijnen:
Strategische focus: schieten met hagel is verleden tijd. Vanaf nu heeft u een helder beeld van zowel de markt als uw bedrijfsperformance hierin. Door datagedreven te werk te gaan baseert u beslissingen op feiten in plaats van aannames.
Operationele efficiëntie: bespaar tijd en kosten doordat collega’s geen tijd kwijt zijn het manueel verwerken van de gegevens. Bovendien verkrijgt u overzicht op informatie op overkoepelend niveau waardoor u verbanden legt en meer structuur aanbrengt in de organisatie.
Snelle besluiten: neem besluiten op basis van data en maak een einde aan ‘out-of-the-blue aannames’. U hoeft niet meer te gokken of iets verstandig is, maar weet op basis van gegevens waar kansen liggen en wat de juiste keuzes zijn.
Interne harmonie: iedereen binnen de organisatie beschikt over dezelfde data, waardoor iedereen naar dezelfde waarheid kijkt. Verwarring of miscommunicatie tussen afdelingen wordt voorkomen.
Risico’s managen: met accurate data weet u direct of bedrijven waarmee u zaken doet op omvallen staan, op een internationale sanctielijsten worden vermeld of een hoge kans op wanbetaling met zich meebrengen.
Klanttevredenheid: hanteer een hyperpersoonlijke aanpak voor klanten en zorg dat u precies biedt wat zij nodig hebben. Ook zorgen correcte gegevens voor goede klantcommunicatie.
Gericht prospects targetten: hoe meer we van prospects weten, hoe gerichter we marketingactiviteiten inzetten om de juiste partijen te targetten en op persoonlijke wijze met prospects kunnen communiceren.
Conclusie
Het verhogen van de datakwaliteit is van essentieel belang om er maximaal voordelen uit te halen. Het vraagt echter geen éénmalige aanpak. Zorg ervoor dat u de data binnen de systemen continu onderhoudt en dat de data u helpt om een bepaald doeleind te bereiken, zodat de datagedreven strategie zijn vruchten afwerpt.
