De ontwikkeling van de gedigitaliseerde informatiemaatschappij vormt voor gevestigde organisaties een grote uitdaging. Zo vindt er een transformatie plaats die vraagt om systemen die nauw interacteren en efficiënt informatie beheren en uitwisselen. Het inzetten van een informatieplatform en hierbinnen zaakgericht werken kan een oplossing bieden.
Informatie wordt zo op een slimme wijze alomtegenwoordig en toegankelijk gemaakt. De invoering van zaakgericht werken blijkt echter makkelijker gezegd dan gedaan. Te vaak maken organisaties fouten die eenvoudig te vermijden zijn. Daarom in dit artikel tips en tricks die bijdragen aan het omzeilen van veelgemaakte fouten in zaakgericht werken.
Eerst digitaliseren
Voornamelijk gemeentes worstelen met het bijbenen van de opkomende platformeconomie. Voor dit soort organisaties, die zowel fysiek als digitaal steeds meer documenten produceren en ontvangen, is het niet verstandig om digitalisering en zaakgericht werken tegelijkertijd door te voeren. Mensen hebben over het algemeen moeite met verandering en deze aanpassingen oefenen gecombineerd een te hoge impact uit. Het is daarom verstandig om te beginnen met de basis. Focus eerst op het digitaliseren, structureren, distribueren en archiveren van documenten, om vervolgens de stap naar zaakgericht werken te maken.
Het toepassen van zaakgericht werken gaat verder dan alleen de invoering van een systeem. Zowel mensen als processen worden hierdoor geraakt en deze behoeven evenveel aandacht als de uitrol van het systeem. De invoering van zaakgericht werken brengt veranderingen in werken én denken met zich mee. Om kans van slagen te creëren dienen medewerkers hierin begeleid te worden. Daarnaast is het belangrijk aandacht te besteden aan procesverbetering, waarbij processen allereerst goed beschreven moeten worden. Het is ook zinvol om te onderzoeken of processen mogelijkheid tot verbetering bieden. Veel gevestigde organisaties lopen namelijk tegen vastgeroeste infrastructuren aan die al jaren meegaan. Informatieplatformen brengen nieuwe mogelijkheden en inzichten met zich mee waar de infrastructuur, en dus bijbehorende processen, op aangepast moeten worden.
Kennis binnen de organisatie houden
Advies- en consultancypartijen kunnen een waardevolle bijdrage leveren aan een project voor zaakgericht werken. Wees echter voorzichtig met het uitbesteden van activiteiten aan externen. Als te veel zaken worden uitbesteed, verdwijnt langzaam maar zeker alle kennis uit de organisatie. Naast het verliezen van de controle op het project, doemen ook problemen op zodra het project voor de adviespartij is afgerond en de organisatie er ineens ‘alleen’ voor staat. Het is daarom verstandig altijd te investeren in het opbouwen en waarborgen van kennis in de eigen organisatie, ook als medewerkers hiervoor moeten bij- of omscholen. Wederom is hier aandacht voor de mens van essentieel belang.
Zaakgericht werken is een manier om grip te krijgen op de afhandeling en het resultaat van een zaak. Het omvat onder andere het bewaken van de informatiestroom van een zaak en het delen van de progressie van een zaak met de belanghebbenden. Hieruit wordt duidelijk dat zaakgericht werken een middel is en geen doel op zich. Toch krijgt de term vaak een verkeerde betekenis toegewezen, doordat organisaties zich storten in een project voor zaakgericht werken maar niet goed weten waarom. Zo stellen organisaties binnen zaakgericht werken bijvoorbeeld het efficiënter uitvoeren van processen als doel. In werkelijkheid is dit een middel dat het verbeteren van de dienstverlening naar burgers of klanten tot doel heeft.
Daarnaast zien veel organisaties een zaaksysteem als het middelpunt van de ict-architectuur waar andere informatiesystemen en applicaties omheen draaien. De basis van de informatieomgeving moet echter bestaan uit het centraal organisatiegeheugen, waar zaakgericht werken onderdeel van uitmaakt. Informatie en documenten worden hier gelinkt aan processen, zaken, objecten en collaboratie. De interactie tussen een centraal organisatiegeheugen en het zaaksysteem als instrument hierbinnen, leidt ertoe dat processen continu geoptimaliseerd kunnen worden.
