Bij DB Cargo Nederland sloeg eind 2017 even de paniek toe. De erp-toepassing van ‘s lands grootste railvervoerder moest binnen enkele weken via een nieuw data-uitwisselingssysteem koppelen met de douane. Door afwijkende dataformaten was een behoorlijke conversieslag nodig. Het project ‘Douanestempel door dataconversie’ van DB Cargo Nederland en BluJay Solutions is genomineerd voor de Computable Awards 2019 in de categorie Digitale Transformatie van het Jaar.
Sinds begin 2018 moeten alle Nederlandse transportbedrijven aan- en afmeldingen bij de douane doorgeven via het nieuwe informatie-uitwisselingssysteem Maritime Single Window (MSW). Dit geldt ook voor railvervoerders. MSW is echter niet toegespitst op spoorspecifieke kenmerken, mede doordat het is gebaseerd op de standaard douaneprocedures die spoorvervoerders vrijwel niet gebruiken. Ook DB Cargo Nederland moet transporten die de EU verlaten, melden via het nieuwe uitwisselingssysteem. De onderneming kwam daar vlak voor de verplichte invoering achter en moest dus snel schakelen. Hiervoor deed de transporteur een beroep op BluJay Solutions. Deze softwareleverancier is gespecialiseerd in applicaties voor onder meer logistiek en transport.
BluJay bouwde een maatwerkkoppeling tussen de enterprise resource planning (erp)-toepassing van DB Cargo en het Customs Management-systeem dat de softwareleverancier ook voor andere klanten inzet. Dit cloudplatform biedt de informatie vervolgens op de juiste wijze aan bij het douanesysteem van de Belastingdienst. Er waren twee grote uitdagingen voordat het erp-systeem van DB Cargo kon koppelen met het systeem van BluJay. De eerste was het vereiste maatwerk. De output van de erp-toepassing was namelijk niet geschikt voor de nieuwe koppeling. De grootste uitdaging was echter de tijdsdruk. Pas enkele weken voor inwerkingtreding van MSW, bleek dat ook DB Cargo douanemeldingen van continentale uitvoerzendingen via dit nieuwe uitwisselingssysteem moest indienen. Gezien het benodigde maatwerk, vroeg en kreeg de transporteur enkele maanden uitstel bij de Belastingdienst. De deadline verschoof van 31 december 2017 naar april 2018. Voor het in kaart brengen, bouwen, testen en implementeren betekende dat nog steeds aanpoten. Pas begin maart legden de Belastingdienst en DB Cargo vast hoe de uitvoeraangiften via het Maritime Single Window moesten worden afgemeld.
