Vorige week sloten de biedingen voor het nieuwe raamcontract van EU-Lisa om de komende vier jaar voor bijna een miljard euro aan softwarediensten te mogen leveren in het veiligheids- en justitiedomein. Voor dit raamcontract heeft EU-Lisa voor een radicaal andere aanpak gekozen die model kan staan voor nieuwe aanbestedingen door de EU en de lidstaten. De belangrijkste ingrediënten van deze aanpak zijn: hergebruik en functionele omvang.
EU-Lisa is het agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige it-systemen in het domein van veiligheid, vrijheid en justitie. Om de implementatie en handhaving van de EU politiek op het gebied van immigratie, grenscontroles en asielzaken goed te beheersen, werd EU-Lisa in 2011 opgericht en gevestigd in de hoofdstad van Estland, Tallinn, het schoolvoorbeeld van een goed georganiseerde digitale overheid.
Andere aanpak
Tot nu toe worden veel softwarediensten aanbesteed als onderdeel van een totaalpakket aan diensten en hardware per systeem in een verticale silo. Dit leidt in de praktijk niet tot hergebruik van generieke componenten. Dat is juist één van de zaken die de digitale overheid in Estland zo sterk maakt. Daarnaast ziet EU-Lisa met name bij de ontwikkeling van nieuwe software teveel ontsporingen en onvoorspelbare projecten. Daarom kiest men nu voor een radicaal andere aanpak die ze ‘transversal procurement‘ hebben genoemd. Deze nieuwe aanpak staat mogelijk model voor de komende EU-aanbestedingen op het gebied van it.
In deze nieuwe aanpak wordt de dienstverlening voor alle systemen die bij EU-Lisa in beheer zijn of in de toekomst worden ontwikkeld aan één partij gegund voor de komende vier jaar. De dienstverlening is opgeknipt in een viertal kavels voor de ‘engineering’-dienstverlening met een totale geschatte waarde van 990 miljoen euro:
- Ontwerp-, kwaliteits- en integratiediensten;
- Softwareontwikkeling;
- Infrastructuurdiensten;
- Testdiensten.
Deze kavels worden in principe aan vier verschillende partijen gegund, zodat de verschillende type diensten scherp blijven op elkaars dienstverlening. Alleen de kavels twee en drie kunnen aan dezelfde aanbieder worden gegund. Door voor ieder type dienst één leverancier te selecteren die verantwoordelijk is voor alle systemen binnen het veiligheids- en justitiedomein verwacht EU-Lisa dat het gebruik van generieke componenten snel toeneemt. Het ideaal is dat alle gegevens in het domein maar één keer worden vastgelegd en vervolgens aan alle systemen ter beschikking worden gesteld.
Flexibele contractering
Voor het kavel van de softwareontwikkeling (geschatte waarde 187 miljoen euro) is gekozen voor een contractmodel op basis van functionele omvang. Hoewel deze aanpak niet nieuw is, wordt deze in de praktijk nog maar beperkt toegepast. Zeker voor overheidscontracten is dat eigenlijk vreemd, want deze werkwijze combineert de vereiste prijszekerheid van het Europese aanbestedingsrecht met de benodigde flexibiliteit die nodig is om een nieuw systeem in een complex landschap iteratief te kunnen realiseren.
Het contractmodel dat EU-Lisa voor haar softwareontwikkeling gaat gebruiken is gebaseerd op bestaande iso-standaards van Cosmic met een aantal uitbreidingen naar het model van de Nesma:
- Hergebruik;
- Interfaces;
- Onderhoud.
Door dit contractmodel verwacht EU-Lisa dat de onvoorspelbaarheid van softwareontwikkeling in het veiligheids- en justitiedomein sterk zal afnemen.
Nieuwe trend?
Of de manier van aanbesteden de nieuwe trend wordt voor de hele EU is nog even afwachten. Feit is wel dat EU-Lisa vanuit Estland opereert en dat Estland binnen de EU en wereldwijd hét grote voorbeeld is hoe een digitale overheid effectief is in te richten.
