Software-as-a-service (saas)-applicaties zijn populair. Bij het verwerven of inkopen ervan evenwel zijn er tal van aspecten waarmee je rekening moet houden. Dit zijn de vijf belangrijkste.
- Overeenkomst
Gebruik een goede overeenkomst, bijvoorbeeld de Arbit (of Gibit), de door de overheid opgestelde landelijke voorwaarden bij it-contracten. Voor ervaren it-inkopers mogelijk een open deur maar ik merk dat deze nog steeds niet bij iedereen bekend zijn. Beide sets met voorwaarden zijn doordacht en maken evenwichtige afspraken over alle zaken die bij it-inkoop van belang zijn, uiteraard inclusief een exit-clausule om ooit je data weer terug te krijgen als die straks bij je saas-leverancier staat.
- Looptijd
Als je dan toch bezig bent met de overeenkomst, ga er een aan met een lange looptijd. Bijvoorbeeld vijf jaar met vijf keer twee jaar verlenging, of acht jaar met tien keer een jaar verlenging. Het komt vaak voor dat met name overheidsorganisaties opnieuw moeten aanbesteden omdat de overeenkomst verloopt maar er vanuit het gebruik helemaal geen behoefte is aan een nieuwe applicatie. Dat kan je voorkomen door voldoende verlengingsopties in te bouwen.
- Toekomst
Leg zoveel mogelijk vast over toekomstige zaken. Het inkooptraject is het enige moment dat er echt marktwerking tussen leveranciers is. Als hierna de overeenkomst eenmaal is gesloten. heb je eigenlijk een soort van monopolist in huis. Als je dan toch een extra module, extra licenties, meer opslagruimte of een koppeling met een ander systeem wilt en daar niet vooraf afspraken over hebt gemaakt is je onderhandelingspositie uiteraard zwak en betaal je de hoofdprijs.
- Eisen
Stel weinig inhoudelijke eisen in het programma van eisen. Saas-leveranciers zullen hun applicatie niet aanpassen op specifieke eisen die niet standaard al in de applicatie aanwezig zijn. En maatwerk is ongewenst. Zie verder dit eerdere artikel van mij in de Computable over het eisenprogramma bij saas-oplossingen.
- Toets
En het vijfde en laatste aandachtspunt: organiseer demonstraties, gebruikerstesten, ‘proof of concepts’ en soortgelijke zaken en probeer zo zoveel mogelijk inzicht te krijgen of je in de praktijk echt gelukkig gaat worden van hoe een applicatie werkt en is bedacht. Alleen beoordelen vanaf papier is onvoldoende, daarnaast kun je zo voor de contractering al afstemmen of de applicatie afdoende kan worden ingericht op de specifieke kenmerken van jouw organisatie.
99
Naast bovenstaand lijstje is er natuurlijk nog nummer zes tot en met 99. Denk na over van welke leveranciers je überhaupt een offerte wil hebben, hoe je deze gaat beoordelingen, een gedegen pve (zie dit eerdere artikel) met onder andere passende eisen omtrent performance, back-up en security, voldoende kennis van de interne processen, draagvlak binnen de organisatie, een passend inkoopproces en alle andere zaken die bij een inkooptraject van belang zijn, daar verschilt de verwerving van een saas-applicatie natuurlijk niet van.
Als het inkooptraject het enige moment van marktwerking is en je legt jezelf voor 5 jaar vast dan heb je als inkoper niks begrepen van de markt. SaaS is de legacy van morgen als je er contractueel aan vast zit want maatwerk is duur terwijl de ervaren ICT-advocaten nog beter in het temmen van papieren tijgers zijn dan de inkopers. Zo roept de ARBIT niet alleen iedere keer dezelfde vragen op maar ook de gebruikelijke exoneratieclausules. Want telkens dezelfde weg nemen leert de tegenpartij waar de valkuilen gegraven moeten worden.