Financiële prognoses opstellen in een onzekere economische situatie is net zo moeilijk als het voorspellen van het weer. Terugkijkend op de laatste achttien maanden kan het voor bedrijven zowel gaan vriezen als dooien. Het is begrijpelijk dat dit leidt tot zorgen bij financiële teams over wat er in de komende maanden te wachten staat.
Bedrijven voelen zich niet goed voorbereid. Recent onderzoek laat zien dat 35 procent van de Nederlandse mkb-organisaties klaar is voor een recessie. Daarnaast wordt de rol van de cfo complexer en neemt de druk toe. Zo worden cfo’s vaker gevraagd een strategisch bedrijfsoverzicht te geven, compliance- en juridische teams te leiden of te beslissen hoeveel het bedrijf aan bijvoorbeeld marketing kan uitgeven,
Financiële teams besteden een kwart van hun tijd aan het maken van prognoses. Het zou deze teams bijzonder helpen als ze efficiënter kunnen werken en betere zakelijke beslissingen kunnen nemen. Dit kan met ‘predictive analytics’.
Game changer
Predictive analytics kunnen een game changer zijn, omdat ze een financieel team een betere kans geven om de toekomst te voorspellen. Ook leggen dergelijke analyses risico’s en kansen bloot.
Dit helpt bedrijven niet alleen om hun risicobeheer te optimaliseren, maar ook om snel te kunnen schakelen als er iets onverwachts gebeurt. Tools voor voorspellende analyses zijn waardevolle investeringen, omdat ze grote hoeveelheden data snel verwerken en trends ontdekken die een team anders misschien over het hoofd ziet.
Juiste omgeving
Voordat een bedrijf aan de slag kan gaan met voorspellende analyses, is het cruciaal dat eerst de juiste omgeving is gebouwd om de beschikbare en kwalitatief goede data in op te slaan en overzichtelijk te maken. Hoe beter de data die beschikbaar zijn, hoe beter de voorspellingen die je kunt maken.
Het is belangrijk dat er overzicht is over de volgende drie dingen: hoeveel wordt er uitgegeven, hoeveel komt er binnen en hoeveel winst wordt er gemaakt? Deze data zijn krachtig, omdat ze het financiële team in staat stellen op verschillende niveaus naar accounts te kijken, cohortanalyses te maken, verschillende scenario’s te plannen en nog veel meer.
In een ideale situatie kunnen uitgaven binnen dezelfde tool worden geanalyseerd. Waar geeft het team bijvoorbeeld geld aan uit? Reizen, entertainment of juist meer aan abonnementen? Dit kan kostenposten blootleggen waarvan financiële teams zich voorheen niet bewust waren. Je kunt ook leveranciers ontdekken waar je nieuwe contracten mee kunt onderhandelen.
Overweldigend
Het klinkt misschien overweldigend, maar goed financieel management begint met het bieden van goed financieel inzicht. Hoe meer inzicht er is, hoe beter je het bedrijf kunt informeren en hoe beter de beslissingen zijn die je kunt nemen. Vertrouwen en controle sluiten elkaar niet uit; als het om een bedrijfsuitgaven gaat, stel dan duidelijke richtlijnen op voor uitgaven zonder de vrijheid van werknemers te beperken. Overweeg om aanpasbare uitgavenlimieten, goedkeuringen op meerdere niveaus en flexibele reviewer-drempels in te voeren als manieren om het uitgavenbeheersysteem te personaliseren.
Denk niet dat dit niveau van data-analyse je al drukke team nog drukker maakt. Het mooie van een goede data-set-up is dat je geen extra tijd hoeft te besteden aan het vastleggen van data, omdat dit automatisch gebeurt in het uitgavenbeheerproces. Het doel is om een systeem te creëren waarin data eenvoudig zijn te uploaden door je medewerkers, om zo een gedeelde dataomgeving te creëren die eenvoudig te doorzoeken is door het financiële team. Dit alles leidt tot een eenvoudige realtime-uitgavenrapporten en inzichten voor toekomstige budgetplanning en prognoses.
Tot slot, vergeet niet dat investeren in data-analyse niet alleen leidt tot een goed overzicht van uitgaven, maar juist ook van toekomstige uitgaventrends. Het zal de investering in de software en het opzetten van een proces uiteindelijk meer dan waard zijn.
