De strop van het stopzetten van een nieuw it-systeem voor het sociaal domein bedraagt voor de gemeente Groningen 6,2 miljoen euro. Het project was eigenlijk al vanaf de start tot mislukken gedoemd. Dit blijkt uit een brief van burgemeester en wethouders van de gemeente Groningen en een evaluatierapport van adviesbureau Highberg.
Groningen is al jarenlang bezig met plannenmakerij voor de vernieuwing van de systemen bij de gemeente-afdeling Sociale Zaken en Werk. De bedoeling was dat het project Vernieuwing Applicaties Sociaal Domein (VASD) vanaf 1 maart 2022 stapsgewijs zou worden ingevoerd, om per 1 januari 2023 volledig in gebruik te zijn.
BlinQt
Na een aanbesteding in 2020 werd de VASD-opdracht gegund aan BlinQt, een leverancier uit Ede van de sociaal-domeinapplicatie X-worx. Na de gunning in 2021 liep de implementatiefase al snel vertraging op door een combinatie van verschillende factoren die elkaar gedurende het project versterkten. In november 2023 werd de stekker uit de samenwerking getrokken. Hoofdoorzaak van het sneven van het rapport is dat het implementatietraject voor zowel de gemeente Groningen als de leverancier veel complexer bleek dan vooraf was ingeschat, schrijven B&W van Groningen in hun evaluatiebrief.
De totale kosten van het project tot en met 2023 bedragen afgerond 6,2 miljoen euro. Een deel van deze kosten kunnen worden gedekt binnen het project, waardoor uiteindelijk 3,5 miljoen wordt afgeschreven op de algemene reserve van de gemeente. Volgens B&W leidt het stopzetten van het project VASD niet tot problemen in de dienstverlening op korte termijn. De contracten van de huidige it-systemen voor het sociale domein (de meeste zijn van Centric) zijn verlengd. Er wordt gewerkt aan een herziene visie die de basis vormt voor een nieuwe aanbesteding(en).
Gemboxx
De brief van B&W is opgesteld naar aanleiding van het recente rapport ‘Aanbeveling en leerpunten uitvoering grote (IT) projecten Evaluatie Vernieuwing Applicaties Sociaal Domein (VASD) Gemeente Groningen‘ van adviesbureau Highberg. Het is het derde rapport al, nadat eerder PWC en KPMG het project onder de loep namen.
In de brief schrijven B&W dat BlinQt als meest geschikte kandidaat uit de aanbesteding naar voren kwam voor de levering van een applicatie die nog flexibel in te richten was, dit naar de behoefte van gemeente Groningen aan een wendbare en geïntegreerde oplossing. Opmerkelijk is dat B&W noch adviesbureau Highberg rept van eerdere gesprekken die de gemeente voerde met softwarebedrijf Gemboxx. Dat softwarebedrijf voerde in 2019 in een voortraject een succesvolle test uit voor het sociaal domein en had zich al bewezen bij de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân.
Onhaalbaar vanaf het begin
Uit de brief blijkt dat de keuze voor een relatief jonge leverancier met een softwarepakket dat nog in ontwikkeling was, voor het complexe sociaal domein, geen goede is geweest. Highberg bestempelt in zijn rapport de haalbaarheid van dit traject als een heikel punt: ‘Het ontbrak ‘aan toetsingen (en rapportages) op eisen, specificaties, architectuur en overige kaders die inzicht verschaffen in de haalbaarheid van dit project, gedurende alle fasen. De keuze van een kleine relatief jonge leverancier voor een complex groot vraagstuk heeft de haalbaarheid vanaf het begin onder druk heeft gezet, dit in combinatie met diffuus opdrachtgeverschap, impliciete afspraken en verwachtingen, beperkte sturing maakte het extra uitdaging om het project succesvol uit te voeren.’
Het adviesbureau heeft een aantal lessen en aanbevelingen (zie kader onderaan) opgesteld waarvan B&W in de brief belooft die te borgen in de organisatie. De gemeente staat de komende jaren voor een grote it-vernieuwingsopgave en kan zich nieuwe dure blunders niet permitteren. Om deze te voorkomen is er een Verbeterteam IT in het leven geroepen, gaat er extra aandacht uit naar portfoliomanagement en zijn er projectleiders met ervaring in verandertrajecten aangesteld. Ook is in de afgelopen jaren de it-regie-organisatie van de gemeente al versterkt en worden delen van de ict weer in huis gehaald nadat er een punt is gezet achter een moeizame uitbestedingsrelatie met Fujitsu.
Lessen en aanbevelingen
De lessen van adviesbureau Highberg kunnen als volgt worden samengevat:
• Maak een expliciete keuze tussen maatwerk of standaard software;
• Realiseer een visie op dienstverlening niet in één allesomvattend project;
• Zorg binnen de projecten voor een goede governance;
• Samenwerking intern en met externe partners kost tijd en moeite;
• Kijk naar de interne organisatie en zorg voor goed ‘sentiment’ in de organisatie om het meeste uit mensen en middelen te halen;
• Houd regie in eigen hand. Verwacht niet dat een leverancier je compleet ontzorgt, maar behoud eigenaarschap op verandering.
De bevindingen en lessen van Highberg zijn vertaald in drie hoofdaanbevelingen:
• Complexiteit verminderen en regie op haalbaarheid en actief besturen;
• Beheerste verandering door plan- en projectmatig werken;
• Draagvlak vergroten door het toepassen van verandermanagement.
Blijkens artikelen in agconnect.nl en binnenlandsbestuur.nl ging de stekker van dit project er ook al uit in november 2023. Toen nog met een schadepost van 2 miljoen.