In het voorgaande artikel 'Meer met minder' bij de gemeentelijke overheid benoemde ik een aantal handreikingen om tot bezuinigingen binnen de gemeentelijke overheid te kunnen komen. In dit artikel ga ik dieper in op de organisatie en het benodigde veranderingsproces.
De grote hoeveelheid ict-vernieuwingen die vanuit het Rijk over de gemeenten worden uitgestrooid zet het absorptie vermogen van de gemeente onder druk en noopt tot inzet van projectmatig werken en verandermanagement. Om grip te houden op deze projecten is een integraal en praktisch stuurbaar plan een noodzaak. Ook vanuit het bestuur dient er een onvoorwaardelijke steun voor deze projecten te worden gecreëerd.Met de NUP doelstelling 'verbeteren van de dienstverlening aan burgers en bedrijven' moeten nog meer diensten en producten digitaal aangeboden worden, moet gebruik gemaakt worden van basisregistraties en generieke e-componenten, wordt inbreng verwacht in voorbeeldprojecten, moet de houding van de ambtenaren nog even klantgericht worden en moet de organisatiestructuur aangepast worden. Vanzelfsprekend moet de winkel ook nog open blijven tijdens deze verbouwing en natuurlijk moet het een en ander ook binnen een korte tijdsperiode worden gerealiseerd. Je kunt het natuurlijk al invullen ……De belangrijkste oorzaak van het mislukken van innovatieve projecten is dat er over het algemeen geen balans is tussen ambitie, beschikbare mensen, middelen en tijd. Een programmaorganisatie die onvoldoende besluitkracht heeft, het ontbreken van samenhang van de verschillende projecten -waardoor geen beheersing van deze samenhang mogelijk is – en onvoldoende capaciteit voor de ondersteuning van de implementatie.Waar echter geen rekening mee wordt gehouden is de acceptatie van de veranderingen door de betrokkenen die weer zo belangrijk is voor het succes van de projecten. Elke essentiële, externe of interne, verandering is een cultuurverandering. Om goed zicht te houden op deze veranderaspecten en deze te kunnen plaatsen in een samenhangend geheel van de resultaten van alle lopende, en nog te starten, projecten is een integraal plan noodzakelijk.Met een integraal plan wordt elk lopend en nog te starten project, in beeld gebracht en ondermeer op uitvoerbaarheid getoetst. In een dergelijk plan worden de projecten samenhangend gepresenteerd op verschillende gebieden. Deze zijn ondermeer: op doelstellingen, op tijdsplanning, op afhankelijkheden, op kostenaspecten (zowel baten als lasten), op benodigde expertises c.q. faciliteiten en – niet het minst belangrijk – op verandercomponenten (de specifieke onderdelen van veranderingen die bijzondere aandacht behoeven). De verandercomponenten bepalen in hoge mate de uitvoerbaarheid van de ambities. Door deze in samenhang te brengen kan de prioriteit van de verschillende projecten worden vastgesteld, de benodigde tijdsduur om de veranderingen door te voeren en de toewijzing van de verantwoordelijken om deze door te voeren. Werk volgens een stappenplan om de samenhang van verandercomponenten in beeld te kunnen brengen.Door te denken vanuit de veranderingen en vooral door hun samenhang kan de toekomstige situatie beter in beeld worden gebracht.
