De gemeente Leiden heeft na een Europese aanbesteding gekozen voor Decos voor de levering, implementatie en ondersteuning van een Midoffice Suite. De gemeente heeft een zorgvuldig selectietraject doorlopen dat is begeleid door M&I/Argitek. Met de nieuwe Midoffice Suite wil de gemeente Leiden de dienstverlening verder verbeteren. Alle medewerkers van de gemeente Leiden zullen gebruik gaan maken van Decos.
Het aanbestedingsproces is 1 april dit jaar van start gegaan. Op basis van een uitgebreid Programma van Eisen zijn drie leveranciers geselecteerd die de voorgestelde oplossing mochten presenteren middels een Proof of Concept (PoC). Decos heeft in een tweetal sessies aangetoond te voldoen aan de voorwaarden die zijn geformuleerd in het bestek. Decos heeft daarin de doorontwikkeling getoond van hetgeen vorig jaar in het onderzoek naar zaaksystemen van Argitek hoog scoorde: de Decos Midoffice Suite. Deze oplossing voor zaakgericht werken bevat een zaaksysteem met geïntegreerd DMS/RMA; een zaaksysteem dat volledig configureerbaar is op basis van de zaaktypecatalogus (ZTC). Het gehele systeem kan, zonder technische kennis, worden geconfigureerd door de applicatiebeheerder van de klant. Bestaande DSP’s/ZTC’s kunnen in het systeem worden ingelezen.
"Tijdens het aanbestedingstraject zijn de verschillende zaaksystemen zeer zorgvuldig met elkaar vergeleken", stelt Wil Fabri, beleidsadviseur van de gemeente Leiden. "Decos voldoet aan alle eisen en biedt bovendien de beste prijs-kwaliteitverhouding. Met de nieuwe Midoffice Suite willen wij de dienstverlening verder verbeteren. Door informatie centraal op te slaan hebben wij inzicht in alle contacten die de burger met de gemeente heeft. Dit voorkomt bijvoorbeeld dat burgers twee keer adresgegevens moeten doorgeven."
De gemeente Leiden maakt met de implementatie van de MidOffice Suite zaakgericht werken mogelijk. Dit stelt hen in staat om zowel informatie uit de frontend als de backend te ontsluiten. Ook wordt er een koppeling gemaakt met de web intake-applicatie van de gemeente. De eerste fase betreft een initiële implementatie waarbij de Decos Midoffice Suite zal worden opgeleverd, inclusief gemigreerde gegevens en content zoals zaaktypen. Daarnaast zal Decos enkele trainingen verzorgen om medewerkers te leren om de MidOffice Suite te beheren en te gebruiken.
"We zijn trots dat een gemeente als Leiden het vertrouwen in Decos heeft uitgesproken", stelt Mark van der Linden, directeur van Decos. "Marktonderzoeken op het gebied van zaaksystemen hebben aangetoond dat Decos een leidende positie heeft op het gebied van zaakgericht werken. Het feit dat de gemeente Leiden voor ons kiest, laat zien dat onze oplossingen onderscheidend zijn."
