Veel organisaties houden zich bezig met projectmatig werken. Je wilt tenslotte op een beheersbare wijze veranderingen realiseren. Maar hoe haal je nu het onderste uit de kan. Hoe weet je dat je alles uit je organisatie haalt wat er in zit?
Veel organisaties houden zich bezig met projectmatig werken. Je wilt tenslotte op een beheersbare wijze veranderingen realiseren. Veranderingen die nodig zijn om te voldoen aan de wensen van de markt. Beheersbaarheid van projecten richt zich zowel op de organisatie vorm als op ingebouwde controls. De organisatievorm heeft betrekking op het aanstellen van projectmanagers. Soms heb je zoveel projecten dat projecten worden gebundeld in programma’s. En zelfs daarboven een groep ‘programma’s’ gebundeld worden in een ‘portfolio’. Projectmanagers worden aangestuurd door programma- of portfoliomanagers. Naast evenzoveel projecten of programma’s heb je ook nog verschillende opdrachtgevers, die allemaal vanuit hun eigen perspectief hun eisen en wensen uitgevoerd willen hebben. Hoe het ook zij, het gaat nog steeds over een beheersbare wijze van veranderingen realiseren.
Hoe meer projecten binnen een organisatie worden uitgevoerd, hoe groter de behoefte van het management en opdrachtgevers om zekerheid te krijgen dat er binnen budgetten wordt gewerkt en dat doelstellingen worden gerealiseerd. Logisch want het gaat vaak om veel geld en vaak is de uitvoering van een project ongrijpbaar. Om de grip op projecten niet te verliezen is een control organisatie nodig. Strakke rapportages die in één opslag je vertellen hoe de geplande veranderingen ervoor staan. In tijd, geld en kwaliteit. Vanuit de ‘deming’ cirkel geredeneerd is een goede check bepalend voor de rest van de cirkel Plan, Do en Act.
Zicht op de uitvoering
Je kan en moet er van uitgaan dat mensen die in een projectorganisatie werken, hun stinkende best doen om het project te laten slagen. Zonder vertrouwen kun je niet werken. Naar mate de projectorganisatie groter wordt, wordt ook de sturingsinformatie waarover je graag zou willen beschikken sterk gefilterd. Als medewerker wil je namelijk niet de vuile was buiten hangen. ‘Dat repareren we wel verder op in het proces’ is een veel gehoorde uitspraak. De informatie waar je uiteindelijk op moet sturen is vaak dermate vervuild dat het organiseren van neutrale bronnen sterk wenselijk is. Zo’n organisatie noemen we een project management office (pmo) en kan je ondersteunen met het toetsen van de gefilterde informatie met harde kpi’s die uit systemen komen. Niet omdat je je projectmanager niet vertrouwd, maar om nog beter te kunnen sturen.
Sturen naar succes
Pmo is een organisatieonderdeel wat bij veel organisaties ingezet wordt om de projecten en programma’s op rapportage gebied te ondersteunen. Om de neutraliteit te waarborgen staat het pmo naast de project- of programmaorganisatie. Medewerkers van het pmo zijn administratief zeer goed onderlegd en kennen de systemen waarin alle gegevens worden vastgelegd. Zo is er ook goed inzicht in het toepassen van de werkprocessen en hoe de opgelegde standaarden in de praktijk gevolgd worden. Vanuit dit perspectief is de pmo dé aangewezen organisatie om neutraal te kunnen rapporteren over de status van opdrachten en op alle niveaus kan rapporteren op basis van de stuurvariabelen die per niveau gewenst zijn.
Door een goede en op vertrouwen gebaseerde samenwerking tussen alle lagen van management en het pmo haal je het beste uit je projecten.
