Door eenmalig 94 miljoen euro extra in ict te investeren hoopt de gemeente Amsterdam over vier jaar met een structureel 21 miljoen lager operationeel ict-budget toe te kunnen. Gemeenteraadsleden hebben grote twijfels bij deze voorgespiegelde besparing. Wie zich echter buigt over het plan dat nu op tafel ligt, bekruipt een andere vrees: dat deze investering te laag zal zijn om de Amsterdamse ict op het droge te trekken.
Het terugdringen van de versnipperde ict-infrastructuur lijkt verstandig, maar dan moet daar wel iets voor in de plaats komen. Een eerdere centralisatieslag in Amsterdam had desastreuse gevolgen. Investeringen werden bevroren omdat werd uitgegaan van een nog te behalen synergiewinst.
Volgens het huidige Uitvoeringsplan ICT op Open Amsterdams Peil wil de gemeente de komende vier jaar 94 miljoen euro investeren bovenop het reguliere jaarbudget van 130 miljoen. De gemeente hoopt op die manier vanaf 2014 structureel 21 miljoen euro per jaar te bezuinigen. Dat gebeurt onder meer door één uniform basispakket aan voorzieningen te creëren en in te voeren. Andere speerpunten van het Uitvoeringsplan zijn de vervanging van verouderde apparatuur (22,3 miljoen euro), het ‘professionaliseren van de ict-organisatie’ via onder meer opleidingen en ontwikkeling van standaarden (15,2 miljoen euro), het implementeren van een gemeentebreed financieel systeem (11 miljoen euro) en het ‘rationaliseren van de ict-keten’ (12,9 miljoen euro).
Via al deze ‘sporen’ hoopt de gemeente Amsterdam haar ict meer te centraliseren en standaardiseren. Een eerdere centralisatieslag had echter desastreuse gevolgen, zo valt te lezen in hetzelfde rapport als waarin de nieuwe plannen worden gepresenteerd. Dat was de oprichting van het Servicehuis ICT (SHI), waarbinnen de operationale ict-taken van acht Amsterdamse gemeentelijke diensten vanaf 1 januari 2007 werden samengevoegd.
Servicehuis ICT (SHI) Amsterdam
Met het SHI wilde de gemeente de ict-versnippering binnen de gemeente te lijf gaan. Directe aanleiding daarvoor was de regeringseis in 2003 om onder meer persoonsgegevens centraal op te slaan in gemeentelijke basisregistraties. ‘In de Amsterdamse situatie werd dat, ook toen, als een flinke uitdaging gezien’, aldus het rapport. Om de benodigde investeringen in de basisregistraties te financieren, werden diverse operationele ict-taken van acht diensten in het SHI samengevoegd. De gemeente verwachtte dat deze samenvoeging ‘synergiewinst’ zou opleveren en daarom werd ‘op de desbetreffende budgetten’ alvast ‘een structurele bezuining doorgevoerd.’ ‘Acht ict-infrastructuren zijn bij elkaar geplaatst, maar er was geen budget beschikbaar om deze acht te migreren naar één gemeenschappelijke infrastructuur. De versnippering bleef in stand.’ Niet allleen van de beoogde centralisering kwam zo weinig terecht: de bezuiniging op de operationele budgetten werd opgevangen door ‘vervangingsinvesteringen zo lang mogelijk uit te stellen.
Dat gedwongen uitstel had desastreuze gevolgen, zo blijkt anno 2010. ‘Systemen dreigen uit te vallen door verouderde apparatuur en zijn niet meer beschermd tegen calamiteiten. Gedacht moet worden aan apparatuur die de technische afschrijvingstermijn heeft overschreden en daardoor onverwacht en frequent uitvalt.’ De problemen spelen bij alle ‘informatie-intensieve diensten’ die deelnamen aan het programma Basisregistraties: Belastingen, Wonen, Werk en Inkomen, Persoonsgegevens, Advies en Beheer, Maatschappelijke Ontwikkeling, Bestuur, Zorg en Samenleven, het Facilitair Bedrijf Amsterdam en het genoemde Ontwikkelingsbedrijf.
McKinsey rapport over Amsterdam
ICT-directeur Claudia de Andrade de Wit: We zijn druk bezig om de governance in Amsterdam op poten te zetten (…) Ik hoop over een paar jaar te laten zien dat we het onder controle hebben.’
ICT-directeur Claudia de Andrade de Wit: We zijn druk bezig om de governance in Amsterdam op poten te zetten (…) Ik hoop over een paar jaar te laten zien dat we het onder controle hebben.’Niet alleen werden vervangingsinvesteringen binnen deze diensten vanaf januari 2007 uitgesteld. ‘Onduidelijke afspraken tussen het SHI en haar acht afnemers’ zorgden daar bovenop voor ‘permanente disputen over de verdeling van taken en kosten en tot ontevredenheid over de prestaties van SHI.’ Deze situatie was de aanleiding om adviesbureau McKinsey in te schakelen. Die kwam in 2008 met een vernietigend rapport over de Amsterdamse ict-infrastructuur. Daarin werd onder meer een wildgroei aan systemen en afdelingen geconstateerd, onvoldoende uitwijk- en back-upsystemen en gebrek aan regie.’
Naar aanleiding van het rapport van McKinsey besloot de gemeente in september 2009 een ict-directeur aan te stellen. Dit werd Claudia de Andrade de Wit. Ook werd in oktober 2009 besloten om het Servicehuis ICT met de gemeentelijke informatiebeleidsafdeling samen te voegen tot een Dienst ICT. Daarnaast kwam er een nieuwe overleg- en besluitvormingsstructuur op het gebied van ict. Hierbij werden verwante diensten gebundeld in vier clusters.
Veronderstelde synergiewinst
Voor die vier clusters bestaat nu het plan om ict-processen te ‘rationaliseren’: ‘Om de ict die de gemeentelijke processen ondersteunt te rationaliseren, is het nodig deze processen te optimaliseren.’ Voor het opstellen van doelarchitecturen, roadmaps en efficiëntere processen is daarom de komende vier jaar 12,9 miljoen euro beschikbaar.
Voor het uitwerken van deze ideeën is echter geen budget gereserveerd. ‘Dekking voor de projectvoorstellen komt uit de reguliere begroting van diensten of stadsdelen of uit een rendabel krediet.’ Dat moet echter geen probleem zijn, zo meldt het Uitvoeringsplan ICT op Open Amsterdams Peil. ‘De projectvoorstellen bevatten een business case, op basis waavan goedkeuring plaatsvindt.’
Opnieuw wordt een poging gedaan de ict achter gemeentelijke processen te centraliseren. Opnieuw wordt daarbij bij voorbaat uitgegaan van een te behalen synergiewinst. Opnieuw wordt die theoretische synergiewinst als argument gebruikt om geen budget te reserveren voor nieuwe investeringen. Ondertussen wordt de ‘huidige veelheid aan ict-systemen uitgefaseerd.’ Maar komt er ook iets voor in de plaats?
