In januari 2015 stapte Greefa na een zeer gedegen voorbereiding over op IFS Applications. Greefa is specialist in sorteertechnologie voor groente en fruit en een wereldspeler: ruim 90% procentvan de omzet komt voor rekening van het buitenland. De oude Eerpomgeving was sinds 1999 in gebruik en bood niet meer de benodigde functionaliteit. Jasper Boer, financieel directeur: “Greefa blijft zich ontwikkelen en groeien en daar hoort een modern erp-systeem bij.'
In januari 2015 stapte Greefa in Tricht na een gedegen voorbereiding over op IFS Applications. Dat was het voorlopige slotstuk van een intensief traject waarbij zorgvuldigheid prevaleerde boven snelheid, en de zachte, organisatorische kant van het implementeren van de nieuwe automatiseringsomgeving volop aandacht kreeg. ‘Het eerste belangrijke voordeel van dit nieuwe systeem is dat nu iedereen met één waarheid werkt voor wat betreft data’, zegt Jaspert Boer, financieel directeur van Greefa.
Greefa werd opgericht in 1940 als timmermansbedrijf en wagenmakerij. In 1952 startten de broers Jacob en Anton de Greef met een nieuwe uitdaging. Zij zochten naar manieren om het handmatig sorteren van fruit sneller en efficiënter te laten verlopen. De twee broers ontwikkelden de Tol, een sorteerinstallatie die de eerste werd in een lange reeks van steeds betere en efficiëntere opvolgers. De klantenkring groeide gestaag, evenals het aantal oplossingen en mogelijkheden van de sorteerinstallaties.
Anno 2015 is Greefa naar eigen zeggen marktleider in sorteertechnologie voor groente en fruit. Het unieke aan het bedrijf is dat het de producten volledig in eigen huis ontwikkelt. Dat geldt voor de hightech sorteermachines, de bijbehorende randapparatuur en de geavanceerde meetsystemen waarmee groente en fruit wordt gesorteerd op kwaliteit, gewicht en andere kenmerken. Greefa heeft een eigen r&d-afdeling, waar een grote groep collega’s steeds bezig is met het ontwikkelen van nieuwe oplossingen en technieken. Het bedrijf is een wereldspeler: ruim 90 procent van de omzet komt voor rekening van het buitenland.
Grome
Greefa startte in 2012 met een eerste oriëntatie op een nieuwe erp-omgeving ter vervanging van de bestaande software. Deze was sinds 1999 in gebruik en bood niet meer de benodigde functionaliteit. Boer: ‘Dit pakket had in Nederland slechts twee gebruikers en de leverancier kon ons niet goed meer ondersteunen in een steeds dynamischer markt. Greefa blijft zich ontwikkelen en groeien en daar hoort een modern erp-systeem bij. Vandaar dat we zijn gestart met het Grome-project dat staat voor ‘Greefa optimaliseert met erp’.’
Greefa schakelde gespecialiseerde hulp in bij het maken van procesblauwdrukken. Toen deze klaar waren, nodigde het bedrijf zeven leveranciers uit om op basis van zeven, door Greefa gedefinieerde Top Requirements, een korte demo te geven. Dat leidde tot een shortlist van twee leveranciers, waaronder IFS. Deze twee verzorgden uitgebreide demo’s, waarna Greefa koos voor IFS Applications.
‘Belangrijke overwegingen daarvoor waren de brede functionaliteit die IFS biedt, het internationale karakter van de leverancier en de kennis en ervaring van het bedrijf’, zegt Boer. ‘IFS Applications heeft een gebruikersvriendelijke interface, kent een open en flexibele structuur, ondersteunt projectmatig werkende productiebedrijven goed en levert verschillende, praktische dashboards. Daarnaast is IFS een grote, gezonde, internationale organisatie waarin net als bij Greefa veel aandacht is voor research en development. Verder bleek er een goede klik tussen onze mensen en de medewerkers van IFS. Dat alles droeg bij aan de definitieve keus voor Applications.’
Implementatie en voordelen
Greefa had aanvankelijk het plan om in 2014 live te gaan met Applications. Onder meer door een zeer volle orderportefeuille werd dat begin 2015. ‘Voor ons was zorgvuldigheid belangrijker dan snelheid’, zegt Boer. ‘Daarom hebben we ook veel aandacht besteed aan een zo breed mogelijk draagvlak intern en aan de zachte, organisatorische kant van de implementatie. De introductie van IFS betekende voor veel medewerkers een andere manier van werken. Het oude systeem had een relatief klein aantal gebruikers. IFS wordt nu door circa 155 van de tweehonderd medewerkers gebruikt. Om upgrades in de toekomst zo soepel en kosteneffectief mogelijk te laten verlopen, hebben we geen maatwerk laten ontwikkelen. Dat betekende in sommige gevallen dat medewerkers moesten wennen aan een nieuwe werkwijze.’ Bij het vertrouwd raken met het systeem hanteerde Greefa het principe van ‘Train de Trainer’ waarbij key users collega’s op de werkvloer wegwijs maakten in Applications.
Boer noemt als belangrijkste voordeel van de implementatie het feit dat er nu op het gebied van informatievoorziening één waarheid bestaat. ‘In de oude situatie was daar geen sprake van, omdat we toen niet geïntegreerd werkten en we naast het erp-pakket ook nog deeloplossingen gebruikten. Dat is voorbij. IFS Applications wordt nu bedrijfsbreed ingezet en is de centrale bron voor al onze data. Daardoor hebben we op ieder moment inzicht in de voortgang en zijn onze rapportages veel betrouwbaarder. Daarnaast hebben we verschillende handmatige activiteiten kunnen afbouwen, omdat informatie bij de bron wordt ingevoerd. Met deze nieuwe omgeving moet het mogelijk zijn om de verwachte groei goed op te vangen met hetzelfde aantal medewerkers.’
