Druk op de rendementen dwingt luchtvrachtexpediteurs tot verdere automatisering van het operationele proces. Veel expediteurs zijn blijven steken in een betrekkelijk eenvoudig transport management systeem. De huidige praktijk vereist volgende stappen. De stand van zaken op ict-gebied in de luchtvrachtexpeditie.
Veel luchtvrachtexpediteurs staan voor de opgave het operationele proces, zoals planning en capaciteitsbeheer, verder te automatiseren. Tot op heden heeft de automatisering bij een aantal expediteurs zich beperkt tot kantoorautomatisering en, de volgende fase, een tms (transport management systeem). Andere, grotere bedrijven, soms ontstaan na een reeks fusies en acquisities, kampen met eilandautomatisering of op zijn minst integratieproblemen.
Dat expediteurs de automatisering van hun operationele proces goed op de rails zetten is van levensbelang: op de meeste routes neemt de druk op de rendementen alleen maar toe. Dat rendement is met meer volume te verbeteren. Op dit punt kan de gemiddelde luchtvrachtexpediteur nog veel winst boeken.
Orderinvoer
Allereerst kan het invoeren van orders vaak beter. Een van de oplossingen is het aanbieden van webfronts, naar analogie van onder meer de consumentensector. Feitelijk is dit een webdienst die een orderformulier aanbiedt dat de opdrachtgever kan invullen. Problemen van dergelijke webdiensten zijn de prestaties en het onderhoud. Wel lijken op deze punten oplossingen in zicht. Inmiddels ontvangen sommige expediteurs 90 procent van alle orders in de een of andere vorm via internet.
Webdiensten in deze vorm geven luchtvrachtexpediteurs voorts een mogelijkheid om tegen lage kosten laagdrempelige diensten aan relaties te bieden. Dat gemak geldt ook voor de productie van informatie over de status van de goederen, tracken en tracen, voor de opdrachtgever, die voorheen via de fax werd geïnformeerd. De koppeling met het branchesysteem Cargonaut zorgt voor informatie over aankomsttijden en vertragingen. Daarmee kan het systeem een uitspraak doen over de status van de zending. Het systeem zet de statusinformatie op een voor de opdrachtgever toegankelijke webdienst. Dat ‘opsporen en volgen’ tot dusverre niet zo’n hoge vlucht heeft genomen, houdt verband met het beveiligingsaspect en de huiver van ondernemingen om vitale gegevens op internet te zetten.
Vooralsnog theorie
Een efficiëntere planning kan de inkomsten verhogen. Daarvoor moeten expediteurs meer inzicht hebben in de planning van capaciteit, wagenpark, pakhuis, medewerkers en de bij luchtvaartmaatschappijen ingekochte laadruimte. De bij veel bedrijven in gebruik zijnde logistieke systemen bieden die functionaliteit op dit moment niet.
Een van de oplossingen is een systeem dat drag-and-drop-functionaliteit biedt. Expediteurs kopen luchtvrachtcapaciteit, uitgedrukt in aantallen luchtvrachtcontainers of -pallets, in bij de luchtvaartmaatschappijen. Doel is op de routes de zendingen te consolideren (de complete zending verzamelen, bijvoorbeeld een container vol). Via het ict-systeem moet de expediteur kunnen volgen of de capaciteit is volgeboekt en op welke diensten nog ruimte beschikbaar is. De planner klikt daartoe de via het centrale systeem geproduceerde orderregels aan en sleept die naar een bepaalde bestemming of vlucht. Het systeem meldt vervolgens hoe het staat met de beschikbare ruimte, en of de planner elders capaciteit moet bijkopen. Hieraan zijn luchtvrachttarieven gekoppeld. Daardoor is het mogelijk direct een voorcalculatie op te stellen en krijgt de expediteur inzicht in de werkelijke opbrengsten. In de huidige markt voor luchtvrachtexpediteurs is deze ict-oplossing vooralsnog theorie, en is er voor automatiseerders nog veel werk te verzetten.
De praktijk
Kühne & Nagel, onder meer luchtvrachtexpediteur, werkt in een AS/400-omgeving. Het bedrijf is over talloze vestigingen verspreid. Het werkt met uiteenlopende software voor onder meer financieel beheer, fysieke distributie, opslag en ordermanagement. Het had behoefte aan een allesomvattend systeem. Voor een adequate afhandeling van zendingen is een eenduidige werkwijze en snelle uitwisseling van data met het oog op een dito inklaring een voorwaarde. In de oude situatie moesten medewerkers die de gegevens over een exportzending van een andere vestiging ontvingen, toch weer teruggrijpen op de gegevens uit de airway bill. Dat allesomvattende systeem is er gekomen: Siel.
Siel integreert de verschillende subsystemen. Het zorgt voor de juiste interfaces en biedt de medewerkers op alle vestigingen een identieke werkomgeving. Het zorgt er bovendien voor dat documenten waarvan de opmaak verschilt een identieke vorm krijgen. Daardoor zijn berichten onder meer snel via het systeem te faxen. Op termijn activeert Kühne & Nagel de e-mail-functionaliteiten, waardoor gegevens aan een e-mailadres te koppelen zijn.
Daarnaast verzorgt het systeem ‘opsporen en volgen’ op klantniveau. Opdrachtgevers bieden hun zendinggegevens in verschillende vormen aan. Siel vertaalt deze data in een eenheidsworst, die zich in de vorm van een pop-up scherm aan de planners voordoet. Vanaf het moment van orderinvoer kunnen klanten de status van hun zendingen volgen, van hub naar hub, van depot naar depot, het moment van afleveren enzovoort.
Dat blijft mensenwerk
Aan het bedrijfsnetwerk wil Kühne & Nagel het Cargo2000-systeem koppelen, mits de pilot waar het bedrijf nu aan deelneemt een succes is. De crux van Cargo2000 is dat het systeem met genormeerde productietijden werkt. Het bedrijf mag er bijvoorbeeld x uur over doen om een zending op te halen, zoveel uur mag de zending in de loods staan enzovoort. Als normtijden worden overschreden, krijgt het bedrijf automatisch een melding en moeten de medewerkers actie ondernemen.
Verder heeft Siel een functie bij het consolideren van zendingen. Niet dat de uiteindelijke consolidatie uit handen van de planner wordt genomen; dat blijft mensenwerk. Het systeem levert vluchtgegevens van lijndiensten en nettotarieven, de basis voor elke consolidatie.
Vrachtcapaciteit reserveren via Siel is nog niet mogelijk. De doorsnee luchtvrachtexpediteur gebruikt daarvoor GFX, een luchtvrachtuitwisselingsysteem aan de hand waarvan de planner kan nagaan of de capaciteit van bepaalde luchtvaartmaatschappijen is volgeboekt en op welke vluchten nog ruimte beschikbaar is.
Voor het in- en uitklaren van import- en exportzendingen gebruiken de expediteurs het douanesysteem Sagitta, in combinatie met Cargonaut. Binnenkort komt daar nog een verplichte functie bij. Via het Easy-systeem kunnen dan zendingen, zodra die door Sagitta voor lossen of laden zijn vrijgegeven, op aangeven van de afhandelaar op bepaalde tijdstippen in bij voorbeeld het depot van de luchtvaartmaatschappij worden afgeleverd.
Paulus Eras
