Nederlandsch Octrooibureau (NLO) is een van de grootste full-service Europese adviesbureaus gespecialiseerd in Intellectueel Eigendom. De organisatie helpt klanten op verschillende manieren, variërend van patenten en handelsmerken tot en met het bieden van technische en juridische expertise. NLO heeft drie locaties in Nederland. Voor de contacten met het Europees Octroibureau (EOB) wordt gebruik gemaakt van een Polycom Videoconference-systeem.
Op het hoofdkantoor in Den Haag werken negentig mensen. De andere kantoren – in Ede-Wageningen en Eindhoven- hebben ongeveer twintig werknemers per vestiging. Een deel van de kernactiviteiten van NLO is nauw verweven met het Europees Octrooibureau (EOB), dat verantwoordelijk is voor de Europese patentaanvragen voor uitvindingen. Het EOB heeft zijn hoofdkantoor in München, Duitsland, en een groot nevenkantoor in Rijswijk. Veel overleg over patenten vindt plaats in München, meer dan achthonderd kilometer van het hoofdkantoor van NLO. Om de contacten te onderhouden en beslissingen te versnellen, kregen bepaalde entiteiten van EOB de mogelijkheid om videoconferencingsessies bij te wonen in plaats van fysiek in München aanwezig te zijn.
Herman de Haan, ceor van NLO:’“Dat we nu in staat zijn om via video deel te nemen aan besprekingen die soms maar tien minuten duren, heeft enorme voordelen. Het neemt veel minder tijd in beslag, bespaart kosten en zorgt voor algehele efficiëntie.” De Haan vroeg zijn ict-manager Manuel Greep een videoconferencingoplossing te implementeren in elke vestiging van NLO.
Het EOB maakte een lijst met technische eisen waarmee bedrijven rekening moeten houden om te kunnen deelnemen aan videovergaderingen. Daarnaast wilde het EOB een oplossing die voldeed aan alle moderne videoconferencingstandaarden, zoals ondersteuning van het H.323-protocol. Greep zocht contact met Talk & Vision, een leverancier van videoconferencingtechnologie en unified communications-oplossingen in Nederland, en sinds lange tijd partner van Polycom. Met de eisen van EOB en de behoeften van NLO in het achterhoofd ontwierp en leverde Talk & Vision een complete Polycom-oplossing.
Greep: ‘Mijn verwachtingen waren hoog. Ik wilde een sterke en robuuste oplossing met uitstekende video- en audiokwaliteit, die door iedereen binnen de organisatie makkelijk te gebruiken is. Polycom voldoet aan al onze eisen.’ De RealPresence Room-systemen van Polycom zijn geïnstalleerd in de vergaderruimten van de drie vestigingen en ceo De Haan heeft een persoonlijk Polycom HDX 4500-systeem in zijn kantoor.
Iedereen toegang
Talk & Vision leverde het project op tijd en binnen het gestelde budget en gaf twee trainingsessies aan het personeel. Greep: ‘Talk & Vision heeft een fantastische prestatie geleverd vanaf de inventarisatie van onze wensen tot aan de implementatie van het complete Polycom-systeem.’
Alle systemen werden zo ingericht, dat iedereen in het bedrijf er toegang toe heeft. De organisatie van NLO is traditioneel: de ceo heeft tien directe ondergeschikten die ieder weer een team van acht tot twaalf mensen leiden. Nu vergadert de ceo veel met behulp van videoconferencing. Bijna niemand reist nog naar München af, omdat ze de meeste vergaderingen bijwonen via video. Het reizen tussen de verschillende Nederlandse kantoren is ook enorm afgenomen. Het is niet verrassend dat veel medewerkers kiezen voor een videovergadering in plaats van kilometers te moeten rijden. Sommige stafafdelingen – zoals de it-afdeling in het hoofdkantoor – profiteren ook van de video-oplossing, omdat zij nu face to face ondersteuning kunnen bieden aan de andere vestigingen.
Iedereen kan de vergaderruimte reserveren en gebruik maken van de oplossing. Hoewel niemand bijhoudt hoeveel reizen videovergaderen met behulp van Polycom precies bespaart, is iedereen enthousiast over de oplossing. Greep onderzoekt nu de mogelijkheden om Polycom-oplossingen breder in te zetten, bijvoorbeeld als verbinding met klanten en partners.
